Ausgaben-Analyse: Verfahren, Tools, Trends und bewährte Praktiken

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Die Ausgabenanalyse ist ein Eckpfeiler der modernen Beschaffung. Für Unternehmen, die ihre Effizienz steigern, Kosten senken und stabile Lieferketten aufbauen möchten, ist das Verständnis der Daten zu den Beschaffungsausgaben nicht mehr optional, sondern unerlässlich. Hier kommt die Ausgabenanalyse ins Spiel.

Dieser Leitfaden behandelt die Prozess der Ausgabenanalyse, Vorteile, Werkzeuge und praktische Anwendungen, die den Beschaffungsteams einen klaren Fahrplan bieten, um Transparenz bei den Ausgaben zu erreichen, bessere Entscheidungen zu treffen und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu erkennen.

Was ist eine Ausgabenanalyse?

Die Ausgabenanalyse ist der strukturierte Prozess der Sammlung, Bereinigung, Klassifizierung und Analyse von Daten über Beschaffungsausgaben. Im Kern geht es dabei um die Beantwortung einiger wesentlicher Fragen:

• Was kaufen wir?
• Von wem?
• Zu welchem Preis?
• Wie oft?

Diese grundlegende Analyse ermöglicht es Beschaffungsteams, Ineffizienzen zu erkennen, Kosten zu senken, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern und durch effektivere Strategien stärkere Lieferantenbeziehungen aufzubauen.

Warum die Ausgabenanalyse wichtig ist

Bei der modernen Beschaffung geht es um weit mehr als nur um den niedrigsten Preis. Es geht darum, durch Effizienz, Innovation, Risikomanagement und Nachhaltigkeit einen Mehrwert zu schaffen, der letztendlich zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.

Die Ausgabenanalyse unterstützt diesen Wandel, indem sie eine bessere Analyse der Ausgaben ermöglicht:

• Kostenoptimierung durch bessere Sichtbarkeit
• Konsolidierung der Lieferanten und Leistungsmanagement
• Identifizierung von unregelmäßigen oder vertragswidrigen Ausgaben
• Unterstützung für Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung Ziele
• Verbesserte Compliance und weniger menschliche Fehler
• Ausrichtung der Kategorie-Strategie im gesamten Unternehmen

Für Hersteller und ingenieurwissenschaftlich geführte Unternehmen hilft es auch, die Beschaffung und das Produktdesign miteinander zu verknüpfen und sicherzustellen, dass die Kostenauswirkungen von technischen Entscheidungen frühzeitig erkannt werden.

Der Prozess der Ausgabenanalyse

Eine grundlegende Ausgabenanalyse folgt in der Regel den folgenden Schritten:

1. Sammeln Sie Daten aus mehreren Quellen

Sammeln Sie Daten aus ERP-Systemen, Finanzsystemen, Beschaffungskarten, Tabellenkalkulationen und allen anderen Datenquellen, die mit dem Einkauf verbunden sind. Eine gute Abdeckung ist entscheidend für eine zuverlässiges Bild der Gesamtausgabenund bietet aktuelle Informationen.

2. Bereinigen und standardisieren Sie die Daten

Dazu gehört das Entfernen von Duplikaten, die Korrektur von Fehlern und die Standardisierung von Lieferantennamen. Ungenaue oder unvollständige Daten führen zu menschliche Fehler und untergräbt das Ergebnis.

3. Ausgaben nach Kategorie klassifizieren

In diesem Schritt werden die Ausgaben in Ausgabenkategorien (z.B. IT, Rohstoffe, Logistik) eingeteilt, die sich an internen oder branchenüblichen Taxonomien wie UNSPSC orientieren. Die Ausgaben nach Kategorien bilden die Grundlage für jede weitere Analyse der direkten und indirekten Ausgaben.

4. Analysieren Sie den Spend Cube

Ein Ausgaben-Würfel zeigt Daten über drei Dimensionen hinweg an – Lieferanten, Kategorien und Geschäftseinheiten – und erleichtert so die Identifizierung von Mustern, Überschneidungen oder Einsparmöglichkeiten.

5. Berichte generieren und Trends überwachen

Dashboards und Berichtstools liefern aktuelle Informationen für die Beteiligten. Diese sollten regelmäßig aktualisiert werden, um eine kontinuierliche Sichtbarkeit und Risikominderung zu gewährleisten.

Ausgaben visualisieren: Der Ausgaben-Würfel

Eines der nützlichsten Werkzeuge bei der Ausgabenanalyse ist der Ausgabenwürfel. Dieses 3D-Modell hilft Ihnen, die Ausgaben aus drei Perspektiven zu visualisieren:

• Lieferant – Bei wem kaufen Sie?
• Kategorie – Was kaufen Sie?
• Geschäftseinheit – Wer kauft?

Der Würfel hilft, fragmentierte Ausgaben zu identifizieren und unterstützt die Konsolidierung von Lieferanten oder Beschaffungsstrategien auf Kategorieebene.

Beispiele für Ausgabenanalyse

Sehen wir uns ein paar Beispiele für Ausgabenanalysen an, die einen echten Wert darstellen:

• Ein Fertigungsunternehmen stellte fest, dass fünf Abteilungen die gleiche Sicherheitsausrüstung von verschiedenen Lieferanten bezogen. Standardisierung auf einen Anbieter sparte 15% und reduzierte Vorlaufzeiten.
• Ein Technologieunternehmen stellte einen Anstieg der Ausgaben für Softwarelizenzen fest. Bei der Untersuchung stellte sich heraus, dass dies darauf zurückzuführen war, dass die Ingenieure den Standard-Anfrageprozess umgingen. Durchsetzung der Beschaffungspolitik Wiederherstellung der Budgetkontrolle.
• Eine Organisation des öffentlichen Sektors nutzte die Ausgabenanalyse, um die Leistung der Lieferanten zu bewerten und konsolidieren Sie die Anbieter von Catering-Dienstleistungen, um die Einhaltung von Verträgen zu verbessern und die Kosten pro Kopf zu senken.

Tools zur Ausgabenanalyse

Moderne Tools für die Ausgabenanalyse bieten verschiedene Stufen der Automatisierung, Klassifizierung und Berichterstattung. Die Optionen reichen von integrierten Suiten bis hin zu Einzellösungen:

Welche Lösung am besten geeignet ist, hängt von der Größe, der Komplexität und dem vorhandenen Technologie-Stack Ihres Unternehmens ab.

Wie Beschaffungsteams die Ausgabenanalyse nutzen

Die Ausgabenanalyse spielt eine zentrale Rolle in der gesamten Beschaffungsprozessund unterstützt Initiativen wie:

• Lieferantenmanagement – Messen Sie die Leistung von Lieferanten im Laufe der Zeit, bewerten und mindern Sie Risiken.
• Strategische Beschaffung – Priorisieren Sie die Beschaffungsereignisse mit dem größten Wert oder der größten Bedeutung.
• Vertragsverhandlung – Nutzen Sie die Daten der Beschaffungsausgaben, um bessere Konditionen auszuhandeln.
• Budgetierung und Planung – Erstellen Sie Prognosen, die auf realen Daten und nicht auf Annahmen basieren.
• Nachhaltigkeit verfolgen – Verstehen Sie den ökologischen oder sozialen Fußabdruck von Ausgabenentscheidungen.

Durch die Einbindung von Erkenntnissen in Arbeitsabläufe stellen die Verantwortlichen im Beschaffungswesen sicher, dass die Analyse zu umsetzbaren Erkenntnissen führt und nicht nur zu Berichten.

Wie man mit der Ausgabenanalyse anfängt: Eine praktische Checkliste

Wenn Sie zum ersten Mal eine Ausgabenanalyse durchführen oder Ihren derzeitigen Prozess optimieren möchten, kann Ihnen diese Checkliste helfen.

1. Definieren Sie Ziele
   Klären Sie, ob Ihr Ziel darin besteht, Kosten zu senken, die Leistung der Lieferanten zu verbessern oder eine neue strategische Beschaffungsinitiative vorzubereiten.
2. Identifizieren und sammeln Sie Datenquellen
   Sammeln Sie Daten zu den Beschaffungsausgaben aus allen Quellen – ERP, Rechnungssysteme, Tabellenkalkulationen, Verträge usw.
3. Bereinigen und standardisieren Sie die Daten
   Sorgen Sie für Konsistenz bei Namen, Kategorien und Datenpunkten, um die Genauigkeit der Daten zu verbessern.
4. Klassifizierung nach Ausgabenkategorie
   Verwenden Sie logische Ausgabenkategorien, um das Gesamtbild zu sehen und Einsparungsmöglichkeiten aufzudecken.
5. Wählen Sie das richtige Tool
   Wählen Sie ein Tool zur Ausgabenanalyse oder eine Dashboard-Lösung, die den Bedürfnissen und Fähigkeiten Ihres Teams entspricht.
6. Analysieren und identifizieren Sie Chancen
   Zeigen Sie Trends in den Ausgabenmustern auf, verfolgen Sie die Ausgaben im Hintergrund und finden Sie Bereiche für die Rationalisierung von Lieferanten.
7. Maßnahmen ergreifen und kommunizieren
   Veranlassen Sie auf der Grundlage Ihrer Erkenntnisse Änderungen bei der Beschaffung, dem Lieferantenmanagement oder den Vertragsbedingungen.
8. Etablieren Sie einen fortlaufenden Prozess
   Schaffen Sie einen wiederholbaren Rahmen, um Ihre Ausgabenmanagementstrategie aktuell und relevant zu halten.

Spend Analytics und ESG: Die Verbindung zur Nachhaltigkeit

Von modernen Beschaffungsteams wird zunehmend erwartet, dass sie ihre Ausgaben mit Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (ESG) Ziele. Spend Analytics unterstützt dies durch:

• Kennzeichnung von Lieferantenrisiken im Zusammenhang mit einer schlechten ESG-Leistung
• Aufdecken von Ausgabenmustern, die ethischen oder lokalen Lieferanten den Vorzug geben
• Verfolgung von ESG-Klauseln in Verträgen im Vergleich zu realen Daten aus dem Beschaffungsprozess

Auch wenn sie nicht immer mit Nachhaltigkeit in Verbindung gebracht wird, ermöglicht die Ausgabenanalyse es Organisationen, ihre Ausgaben an ESG-Werten auszurichten, indem sie Ausgabendaten in einen Hebel für Veränderungen verwandelt.

Die wichtigsten Herausforderungen bei der Durchführung von Ausgabenanalysen

Obwohl das Konzept einfach ist, kann die Durchführung von Ausgabenanalysen zeitaufwendig und komplex sein. Zu den häufigsten Herausforderungen gehören:

• Genauigkeit der Daten – Inkonsistente oder isolierte Daten schränken das Vertrauen in die Ergebnisse ein.
• Mangel an Ressourcen – Kleine Teams haben möglicherweise Schwierigkeiten, große Datensätze manuell zu klassifizieren und zu analysieren.
• Unzureichende Einbeziehung von Stakeholdern – Ohne die Beteiligung des Unternehmens können selbst hochwertige Erkenntnisse ungenutzt bleiben.

Die Überwindung dieser Hindernisse erfordert eine Mischung aus Technologie, Governance und funktionsübergreifender Zusammenarbeit, insbesondere zwischen Beschaffung, Finanzen und IT.

Die Zukunft von Spend Analytics

Da das Beschaffungswesen immer datengesteuerter wird, entwickelt sich die Ausgabenanalyse mit der Unterstützung fortschrittlicher Technologien weiter. Hier sind einige Trends, die die Zukunft bestimmen:

• Prädiktive Analytik: Der Übergang von deskriptiven zu prädiktiven Erkenntnissen, die auf zukünftige Ausgabentrends oder potenzielle Risiken hinweisen.
• Dashboards in Echtzeit: Ermöglicht es den Beschaffungsteams, schnell auf Veränderungen in der Lieferantenleistung oder im Ausgabenverhalten zu reagieren.
• Integration mit ESG- und Compliance-Plattformen: Verbesserte Transparenz bei der nachhaltigen und verantwortungsvollen Beschaffung.
• Natürliche Sprachverarbeitung (NLP): Vereinfachung komplexer Abfragen und Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit von Tools zur Ausgabenanalyse.
• KI-gestützte Klassifizierung: Verbesserung der Datengenauigkeit und Reduzierung der zeitaufwändigen manuellen Arbeit bei der Kategorisierung von Ausgaben.

Diese Innovationen helfen den Verantwortlichen im Beschaffungswesen, mehr Wert aus ihren Ausgabendaten zu schöpfen und gleichzeitig das Ausgabenmanagement mit den übergeordneten Unternehmenszielen in Einklang zu bringen.

Schlussfolgerung

Die Ausgabenanalyse ist nicht mehr nur ein Werkzeug für ausgereifte Beschaffungsteams – sie ist eine strategische Notwendigkeit.

Durch die Transparenz der Gesamtausgaben, die Bereinigung und Klassifizierung von Beschaffungsdaten und den Einsatz der richtigen Tools können Unternehmen intelligentere Entscheidungen treffen, Kosten senken und das Lieferantenrisiko reduzieren. In Anbetracht der aktuellen Volatilität der Lieferkette und der ESG-Prüfung trägt dies auch dazu bei, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und einen dauerhaften Wert zu schaffen.

Egal, ob Sie mit einer grundlegenden Ausgabenanalyse beginnen oder eine erstklassige Ausgabenmanagementfunktion aufbauen möchten, die Grundlage ist dieselbe: saubere Daten, klare Ziele und kontinuierliche Verbesserung.

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