Beschaffungs-KPIs: Wie man Leistung misst und verbessert

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Leistungsindikatoren (KPIs) für die Beschaffung sind wichtige Instrumente für die Verfolgung der Beschaffungsleistung, die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen und die Erzielung von Kosteneinsparungen. Für Beschaffungsleiter und -teams schaffen KPIs die nötige Klarheit, um Ausgaben effektiv zu verwalten, zukünftige Kosten zu senken und den Wert für das gesamte Unternehmen zu demonstrieren.

In diesem Leitfaden schlüsseln wir die wichtigsten Beschaffungskennzahlen auf, erklären, wie sie zu verfolgen sind, und zeigen, wie sie eine bessere Entscheidungsfindung in der gesamten Beschaffungsfunktion unterstützen.

Wichtigste Erkenntnisse

  • Beschaffungs-KPIs sind quantifizierbare Metriken die helfen, die Effizienz der Beschaffungsprozesse zu verfolgen und zu bewerten, Kostensenkung Bemühungen und die Leistung der Lieferanten.
  • Leistungsindikatoren helfen den Beschaffungsabteilungen mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen und Verwaltung der Beschaffungsausgaben effizienter zu gestalten.
  • Die richtigen Beschaffungs-KPIs können Betriebskosten senkenzu senken, die Widerstandsfähigkeit der Lieferkette zu verbessern und die Bemühungen um eine nachhaltige Beschaffung zu unterstützen.
  • Zu den gängigen KPIs im Beschaffungswesen gehört die Bestellzykluszeit, KostenvermeidungBeschaffungs-ROI, und Vertrag Erfüllungsquoten.
  • Die konsequente Verfolgung von Beschaffungsmetriken unterstützt das strategische Beschaffungsmanagement und ermöglicht es den Beschaffungsteams schnell auf entstehende Risiken zu reagieren.

Was sind KPIs für die Beschaffung?

Beschaffungskennzahlen (KPIs) sind spezifische Metriken, die dazu dienen den Erfolg und die Effizienz der Beschaffungsaktivitäten zu bewerten. Anhand dieser Kennzahlen können Unternehmen messen, wie effektiv sie ihre Beschaffungsprozesse verwalten, einschließlich Kostenkontrolle, Lieferantenbeziehungen, betriebliche Effizienz und Risikomanagement.

KPIs im Beschaffungswesen können reichen von grundlegende Metrikenwie z.B. die Durchlaufzeit von Bestellungen, zu mehr strategische Indikatorenwie z. B. die Rentabilität der Beschaffung und die Lieferantenvielfalt. Das Hauptziel der Verfolgung von KPIs besteht darin, die Beschaffung von einer reaktiven Funktion zu einem proaktiven, strategischen Geschäftspartner zu machen. Durch die Konzentration auf messbare Ergebnisse können Beschaffungsteams ihren Wert bei der Erzielung von Kosteneinsparungen, der Verbesserung der Lieferantenleistung und der Steigerung der allgemeinen Unternehmensleistung nachweisen.

KPIs dienen als Fahrplan für Verbesserungen. Sie geben den Beschaffungsleitern und -teams Orientierung, indem sie verwertbare Erkenntnisse über Bereiche wie Kostenvermeidung, Lieferantenleistung und Vertragserfüllung liefern und sicherstellen, dass die Beschaffungsziele mit den umfassenderen Unternehmenszielen übereinstimmen.

Warum KPIs für die Beschaffung wichtig sind

Die Beschaffungsabteilung verwaltet oft einen erheblichen Teil der Betriebskosten eines Unternehmens. Ohne klare Beschaffungskennzahlen ist es schwierig, den Wert der Beschaffung zu demonstrieren oder Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu identifizieren. Dies ist besonders wichtig für Beschaffungsexperten, die mit folgenden Aufgaben betraut sind:

  • Kostensenkung und Kostenvermeidung
  • Beschaffungsinvestitionen effektiv verwalten
  • Sicherstellung der Vertragserfüllung
  • Verbesserung der Beschaffungszyklen
  • Verbesserung der Leistung und Verfügbarkeit von Lieferanten

Starke Beschaffungs-KPIs helfen den Beschaffungsmanagern, fundierte Entscheidungen zu treffen, Risiken zu steuern und sich an den allgemeinen Unternehmenszielen zu orientieren. Sie helfen auch dabei, Ineffizienzen zu erkennen, unkontrollierte Ausgaben zu reduzieren und ein besseres Lieferantenmanagement zu unterstützen.

Wichtige Beschaffungs-KPIs, die Sie verfolgen sollten

Im Folgenden finden Sie einige der wertvollsten KPIs und Metriken für die Beschaffung, die Sie überwachen sollten. Diese KPIs decken alles ab, von Kostenmanagementtechniken über die Effizienz der Lieferkette bis hin zum Management der Lieferantenbeziehungen.

1. Kosteneinsparungen und Kostenvermeidung

  • Jährliche Kosteneinsparungen – Misst, wie viel im Vergleich zum Vorjahr durch beschaffungsbezogene Initiativen wie Neuverhandlungen oder Beschaffungsalternativen eingespart wurde.
  • Kostenvermeidung – Bezieht sich auf potenzielle zukünftige Ausgaben, die vermieden werden, wie z. B. Preiserhöhungen, die durch langfristige Verträge oder strategische Beschaffung abgefedert werden.

Warum das wichtig ist: Kosteneinsparungs-KPIs sind für die Beschaffungsleistung von zentraler Bedeutung. Sie zeigen den finanziellen Beitrag der Beschaffung zum Unternehmen und bestätigen die Beschaffungsstrategie.

2. Zykluszeit der Bestellung

Hier wird die Zeit gemessen, die von der Bestellanforderung bis zur Genehmigung der Bestellung und dem Versand vergeht.

Warum das wichtig ist: Eine kurze Bestellungszykluszeit erhöht die Effizienz der Beschaffung und die Zufriedenheit der Beteiligten. Lange Durchlaufzeiten können Projekte verzögern und zu Notkäufen führen.

3. Leistung der Lieferanten

Warum das wichtig ist: Die Leistung der Lieferanten wirkt sich auf die gesamte Lieferkette aus. Schlechte Lieferkennzahlen oder eine geringe Produktqualität können den Betrieb stören und die Beschaffungskosten erhöhen.

4. Rate der Vertragserfüllung

Dieser KPI gibt an, wie oft Einkäufe im Einklang mit bestehenden Verträgen getätigt werden.

Warum das wichtig ist: Eine hohe Konformität verringert die Verlagerung von Beschaffungsausgaben, verbessert die Kostenvorhersehbarkeit und fördert bessere Lieferantenbeziehungen. Außerdem wird sichergestellt, dass die Beschaffungsaktivitäten mit den ausgehandelten Bedingungen übereinstimmen.

5. Notkäufe

Hier wird die Anzahl oder der Prozentsatz der Käufe erfasst, die auf Ad-hoc-Basis getätigt werden, ohne das übliche Beschaffungsverfahren zu durchlaufen.

Warum das wichtig ist: Notkäufe verursachen in der Regel höhere Kosten und deuten auf eine schwache Beschaffungsplanung hin. Ihre Verringerung verbessert die Effizienz der Beschaffung und die Kontrolle über die Ausgaben.

6. Beschaffungs-ROI

Die Kapitalrendite der Beschaffung (ROI) misst den finanziellen Gesamtertrag, den die Beschaffungsfunktion im Vergleich zu ihren Betriebskosten erzielt.

Formel:

ROI der Beschaffung = (Jährliche Kosteneinsparungen + Kostenvermeidung) / Betriebskosten der Beschaffung

Warum das wichtig ist: Dies ist eine wichtige Kennzahl für Beschaffungsleiter, um den Wert von Beschaffungsinvestitionen nachzuweisen und Budget- oder Personalaufstockungen zu rechtfertigen.

7. Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit des Lieferanten

  • Verfügbarkeitsrate des Anbieters – Prozentsatz der Lieferanten, die bei Bedarf verfügbar und ansprechbar sind.
  • Stockout-Vorfälle – Anzahl der Unterbrechungen der Lieferkette aufgrund von Lieferantenproblemen.

Warum das wichtig ist: Die Verfügbarkeit von Lieferanten ist entscheidend für die Kontinuität. Ein vielfältiger und zuverlässiger Lieferantenstamm gewährleistet Widerstandsfähigkeit, insbesondere bei Marktschwankungen.

8. Effizienz des Beschaffungs-Zahlungs-Zyklus

Dieser End-to-End-KPI deckt alle Schritte von der Beschaffungsanfrage bis zur Rechnungszahlung ab.

Warum es wichtig ist: Ein rationalisierter Beschaffungs-Zahlungs-Zyklus (P2P) reduziert die Verwaltungskosten, verbessert den Cashflow und unterstützt ein besseres Beschaffungsmanagement.

9. Beschaffungskosten in % der Ausgaben

Dieser KPI zeigt die operativen Kosten der Beschaffungsfunktion als Prozentsatz der gesamten Beschaffungsausgaben.

Warum das wichtig ist: Durch die Verfolgung dieser Daten lässt sich feststellen, ob das Beschaffungsteam effizient arbeitet und seine Ressourcen optimal einsetzt.

10. Kundenzufriedenheit (interne Stakeholder)

Die Ergebnisse von Umfragen und das Feedback interner Stakeholder können zur Bewertung des Dienstleistungsniveaus der Beschaffung herangezogen werden.

Warum das wichtig ist: Ein Beschaffungsteam, das effizient arbeitet und die internen Bedürfnisse unterstützt, schafft Vertrauen und fördert die Einhaltung von Richtlinien.

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Wie man Beschaffungsmetriken effektiv verfolgt

Die konsequente Verfolgung von Beschaffungs-KPIs erfordert die richtigen Instrumente und Prozesse. Hier erfahren Sie, worauf Beschaffungsmanager achten sollten:

Integrierte Beschaffungsdatensysteme verwenden

Tabellenkalkulationen allein reichen nicht aus. Die Daten sollten aus integrierten Tools stammen, wie z. B:

Die Zentralisierung der Beschaffungsdaten gewährleistet eine bessere Genauigkeit und Konsistenz der Kennzahlen.

Grundlinien und Benchmarks festlegen

Jeder KPI im Beschaffungswesen benötigt eine Basislinie zum Vergleich. Benchmarks können anhand von historischen Leistungen, Branchendurchschnitten oder internen Zielen festgelegt werden.

Dashboards und Berichte erstellen

Verwenden Sie visuelle Dashboards, um die KPIs für die Beteiligten leicht verständlich zu machen. Regelmäßige Berichte gewährleisten die Rechenschaftspflicht und unterstützen eine fundierte Entscheidungsfindung.

Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der KPIs

Die Beschaffungslandschaft verändert sich. Unterbrechungen der Lieferkette, neue Vorschriften und strategische Veränderungen können Anpassungen der KPIs erforderlich machen. Regelmäßige Überprüfungen tragen dazu bei, dass die KPIs relevant bleiben.

Wie KPIs die Beschaffungsstrategie unterstützen

Beschaffungs-KPIs sind mehr als nur operative Messgrößen – sie sind strategische Wegbereiter.

Gut definierte KPIs helfen Führungskräften in der Beschaffung:

  • Beschaffungsentscheidungen und Investitionen zu rechtfertigen
  • Ausrichtung der Beschaffungsaktivitäten an den Unternehmenszielen
  • Verbesserung der Lieferantenbeziehungen durch klare Erwartungen
  • Überwachung der Beschaffungsleistung und Identifizierung von Bereichen mit unzureichender Leistung
  • Treffen Sie fundierte Entscheidungen, um zukünftige Kosten zu senken und die Effizienz der Lieferkette zu verbessern.

Außerdem unterstützen sie die nachhaltige Beschaffung durch die Verfolgung von ESG-Kennzahlen und Initiativen für soziale Auswirkungen.

Gemeinsame Herausforderungen bei der Verfolgung von Beschaffungs-KPIs

Trotz ihrer Bedeutung tun sich viele Organisationen mit der Verfolgung von Beschaffungs-KPIs schwer, weil:

  • Schlechte Datenqualität – Unvollständige oder ungenaue Beschaffungsdaten führen zu unzuverlässigen KPIs.
  • Siloartige Systeme – Über mehrere Plattformen verstreute Daten erschweren die Verfolgung und Analyse.
  • Mangelnde Klarheit – Die Leistungsindikatoren müssen klar definiert sein und die Verantwortung für jeden einzelnen muss zugewiesen werden.
  • Begrenzte Beteiligung der Interessengruppen – Die Beschaffungsteams benötigen die Mitarbeit des gesamten Unternehmens, um bestimmte Kennzahlen, wie z. B. die interne Kundenzufriedenheit, zu verfolgen.

Die Bewältigung dieser Herausforderungen erfordert Investitionen in Datensysteme, eine klare Prozessverantwortung und die Unterstützung durch die Unternehmensleitung.

Best Practices für Beschaffungsfachleute

So holen Sie das Beste aus den Beschaffungs-KPIs heraus:

  • KPIs abgleichen mit der Beschaffungsstrategie und den Unternehmenszielen ab.
  • Wählen Sie eine Mischung von Metriken: finanziell, operativ und beziehungsorientiert.
  • Konzentration auf eine überschaubare Anzahl von hochwirksamen KPIs.
  • Datenerfassung automatisieren wenn möglich.
  • Erkenntnisse teilen regelmäßig mit den Beteiligten.
  • Fördern Sie eine Kultur der kontinuierlicher Verbesserung unter Verwendung von KPI-Trends.

Schlussfolgerung

Beschaffungs-KPIs sind für jedes Unternehmen, das seine Beschaffungsleistung verbessern, die Kosten kontrollieren und belastbare Lieferantenbeziehungen aufbauen will, unverzichtbar. Diese Kennzahlen helfen den Beschaffungsteams nicht nur, unmittelbare Ziele wie Kosteneinsparungen und Lieferantenleistung zu verfolgen, sondern bieten auch einen strategischen Rahmen für den langfristigen Geschäftserfolg. Von der Überwachung der Kostenvermeidung über die Sicherstellung der Vertragserfüllung bis hin zur Steigerung der Effizienz von Lieferanten spielen KPIs eine zentrale Rolle bei der Ausrichtung der Beschaffung auf die Unternehmensziele.

Durch die Auswahl der richtigen Beschaffungskennzahlen, die Verwendung zuverlässiger Datentools und die Einbindung von KPIs in die alltäglichen Beschaffungsaktivitäten können die Teams ihre Wirkung nachweisen, stärkere Lieferantenpartnerschaften aufbauen und die Leistung kontinuierlich verbessern. Bei der Beschaffung geht es nicht mehr nur darum, den besten Preis zu erzielen – es geht darum, durch strategische Entscheidungsfindung, Risikomanagement und kontinuierliche Optimierung einen langfristigen Wert zu schaffen.


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