Die Transformation der Beschaffung steuern: Ein ganzheitlicher Ansatz

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Was ist die Transformation der Beschaffung?

Die Transformation der Beschaffung bezieht sich auf die strategische Überarbeitung der Beschaffungsprozesse, -praktiken und -strukturen, um signifikante Verbesserungen in Bezug auf Effizienz, Effektivität und Wertschöpfung zu erzielen. Es geht darum, die Arbeitsweise der Beschaffung innerhalb eines Unternehmens neu zu definieren, um sie besser auf die Geschäftsziele auszurichten, sich an die veränderten Marktbedingungen anzupassen und die Fortschritte in der Technologie und den Best Practices zu nutzen.

Zu den Schlüsselelementen und Vorteilen der Umgestaltung der Beschaffung gehören in der Regel:

1. Strategische Ausrichtung: Sicherstellen, dass die Beschaffungsaktivitäten eng auf die allgemeine Unternehmensstrategie und -ziele abgestimmt sind. Dazu gehört es, die Bedürfnisse der internen Stakeholder zu verstehen, strategische Prioritäten zu ermitteln und eine solide Beschaffungsstrategie zu entwickeln, um diese zu unterstützen.
2. Prozessoptimierung: Bei der Prozessoptimierung geht es um die Verfeinerung und Verbesserung von Beschaffungsabläufen, um die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Anpassungsfähigkeit zu verbessern. Dies kann die Neugestaltung von Arbeitsabläufen, die Automatisierung manueller Aufgaben und die Implementierung von Best Practices wie den Prinzipien der schlanken Beschaffung beinhalten. Die schlanke Beschaffung basiert auf der schlanken Produktion und eliminiert nicht wertschöpfende Aktivitäten und Verschwendung. Bei der Beschaffung kann Verschwendung als Bestand, Zeit oder Kosten bezeichnet werden.
3. Technologie-Integration: Nutzung von Technologielösungen wie elektronischen Beschaffungssystemen, Plattformen für das Lieferantenmanagement und Datenanalysetools zur Verbesserung der Transparenz, der Zusammenarbeit und der Entscheidungsfindung während des gesamten Beschaffungsprozesses.
4. Organisatorischer Wandel: Beseitigung kultureller und organisatorischer Hindernisse für den Wandel durch Förderung einer Kultur der Innovation, Zusammenarbeit und kontinuierlichen Verbesserung. Dies kann die Umstrukturierung von Beschaffungsteams, die Entwicklung von Talenten und die Stärkung der Beziehungen zu internen und externen Interessengruppen beinhalten.
5. Management der Lieferantenbeziehungen: Stärkung der Beziehungen zu wichtigen Lieferanten, um Innovationen voranzutreiben, Risiken zu mindern und Werte für beide Parteien zu schaffen. Das Management der Lieferantenbeziehungen kann die Einführung strategischer Beschaffungspraktiken, die Entwicklung von Leistungskennzahlen für Lieferanten, ein verbessertes Risikomanagement und die Förderung der Zusammenarbeit durch gemeinsame Initiativen beinhalten.
6. Leistungsmessung: Festlegung von wichtigen Leistungsindikatoren (KPIs) und Metriken, um die Effektivität der Beschaffungsleistung und -initiativen zu verfolgen und die Rechenschaftspflicht sicherzustellen. Dies kann Messgrößen in Bezug auf Kosteneinsparungen, Lieferantenleistung, Prozesseffizienz und allgemeine Wertschöpfung umfassen.

Notwendigkeit der Transformation der Beschaffung

Es gibt mehrere Gründe, warum Unternehmen ihre Beschaffung umgestalten müssen:

1. Kosteneffizienz: Traditionelle Beschaffungsprozesse können ineffizient sein und zu unnötigen Kosten, Redundanzen und Verzögerungen führen. Die Umgestaltung der Beschaffung zielt darauf ab, Prozesse zu rationalisieren, die Ressourcenzuweisung zu optimieren, Kosten zu senken und beschaffungsbezogene Ausgaben zu reduzieren.
2. Marktdynamik: In der heutigen unbeständigen Geschäftswelt sind Unternehmen mit einer sich verändernden Marktdynamik konfrontiert, zu der Globalisierung, Unterbrechungen der Lieferkette, technologischer Fortschritt und veränderte Verbraucherwünsche gehören. Die Transformation des Beschaffungswesens ermöglicht es Unternehmen, sich an diese Veränderungen anzupassen, wettbewerbsfähig zu bleiben und neue Chancen zu ergreifen.
3. Strategische Ausrichtung: Die Beschaffungsfunktionen werden zunehmend als strategische Triebkräfte für den Unternehmenserfolg anerkannt. Veraltete Beschaffungspraktiken können sie jedoch daran hindern, sich an den übergeordneten Unternehmenszielen auszurichten und zur strategischen Entscheidungsfindung beizutragen. Die Transformation der Beschaffung richtet die Beschaffungsstrategie und -aktivitäten auf die Anforderungen und Ziele des Unternehmens aus und stellt sicher, dass sie die Unternehmensstrategie unterstützen und ermöglichen.
4. Risikomanagement: Ineffiziente Beschaffungsprozesse können die operativen und finanziellen Risiken für Unternehmen erhöhen. Die Umgestaltung des Beschaffungswesens konzentriert sich auf die Verbesserung der Risikomanagementfähigkeiten, einschließlich der Risikobewertung von Lieferanten, des Prozessvertragsmanagements und der Überwachung der Einhaltung von Vorschriften, um potenzielle Risiken zu mindern und die Interessen des Unternehmens zu schützen.
5. Innovation und Wertschöpfung: Die Umgestaltung des Beschaffungswesens erleichtert Innovation und Wertschöpfung, indem es die Zusammenarbeit mit Lieferanten fördert, Technologielösungen nutzt und die Netzwerke der Lieferkette optimiert. Durch die Einführung innovativer Beschaffungspraktiken können Unternehmen neue Wertquellen erschließen, Produkt- und Serviceinnovationen vorantreiben und sich einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt verschaffen. Darüber hinaus wird durch die Befolgung der Grundsätze des Design for Supply Chain sichergestellt, dass die Beschaffungsstrategie durch ein Produktdesign ergänzt wird, das auf Effizienz und Anpassungsfähigkeit in der Lieferkette optimiert ist.
6. Widerstandsfähigkeit des Beschaffungsprozesses: Neben der Verbesserung der geschäftlichen Agilität innerhalb der Beschaffungsvorgänge und der Wettbewerbsfähigkeit kann die Umgestaltung so gestaltet werden, dass sie von Dauer ist und einen zukunftssicheren Wert, Skalierbarkeit und Widerstandsfähigkeit der Beschaffungsprozesse gewährleistet.
7. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Unternehmen müssen verschiedene gesetzliche Vorschriften und Standards einhalten, die für die Beschaffungsaktivitäten gelten, z. B. Gesetze zur Korruptionsbekämpfung, Umweltvorschriften und Arbeitsnormen. Die Transformation des Beschaffungswesens gewährleistet die Einhaltung der einschlägigen Vorschriften und mindert die mit der Nichteinhaltung verbundenen rechtlichen und Reputationsrisiken.
8. Kundenzufriedenheit: Effektive Beschaffungspraktiken wirken sich direkt auf die Qualität, die Geschwindigkeit und die Kosten von Waren und Dienstleistungen aus, die den Kunden zur Verfügung gestellt werden.

Insgesamt ist die Umgestaltung des Beschaffungswesens von entscheidender Bedeutung für Unternehmen, die ihre Beschaffungsleistung optimieren, den strategischen Wert steigern, Risiken mindern und in der dynamischen Geschäftswelt von heute wettbewerbsfähig bleiben wollen. Wenn Beschaffungsteams den Wandel annehmen und innovative Praktiken einführen, können sie sich zu einem wertschöpfenden Geschäftspartner entwickeln und sich für langfristigen Erfolg und Nachhaltigkeit positionieren.

Aufbau einer widerstandsfähigen Strategie zur Transformation der Beschaffung

In der schnelllebigen Geschäftswelt von heute sehen sich Unternehmen mit einer Vielzahl von Herausforderungen konfrontiert, von Unterbrechungen der Lieferketten bis hin zu Marktschwankungen. Um diese Unwägbarkeiten erfolgreich zu meistern, müssen Unternehmen jeden Aspekt ihrer Geschäftstätigkeit, einschließlich der Beschaffung, widerstandsfähig gestalten. Die Ausarbeitung einer widerstandsfähigen und erfolgreichen Strategie zur Umgestaltung des Beschaffungswesens ist von entscheidender Bedeutung für Unternehmen, die inmitten von Ungewissheit gedeihen und nachhaltiges Wachstum anstreben. Hier erfahren Sie, wie Sie beginnen können:

1. Bewerten Sie den aktuellen Stand: Bevor Sie sich auf den Weg zur Umgestaltung des Beschaffungswesens machen, sollten Sie eine umfassende Bewertung Ihrer aktuellen Beschaffungsprozesse, Beschaffungsteams, Fähigkeiten und Herausforderungen vornehmen. Ermitteln Sie ineffiziente Bereiche, Engpässe im Beschaffungsprozess und Risiken, die angegangen werden müssen, um die Widerstandsfähigkeit zu verbessern. Durch die Bewertung des aktuellen Beschaffungsplans erhalten Unternehmen ein klareres Verständnis dafür, welche Änderungen möglicherweise vorgenommen werden müssen und wie sie sich entwickeln können
2. Setzen Sie klare Ziele: Definieren Sie klare und messbare Ziele für Ihren Fahrplan zur Umgestaltung der Beschaffung. Ganz gleich, ob es darum geht, die Kosten zu senken, die Beziehungen zu den Lieferanten zu verbessern, die Prozesseffizienz zu steigern oder die Flexibilität des Unternehmens zu erhöhen – stimmen Sie Ihre Ziele mit den übergeordneten Unternehmenszielen ab, um einen strategischen Mehrwert zu erzielen. Sobald die Roadmap ausgewertet wurde und feststeht, dass die Säulen der Beschaffung in die richtige Richtung weisen, ist es an der Zeit, die Strategie zu entwickeln.
3. Änderung der Denkweise: Die Transformation des Beschaffungswesens beruht nicht nur auf der Einführung digitaler Lösungen oder der Automatisierung von Beschaffungsprozessen. Sie hängt auch stark davon ab, dass sie von Menschen vorangetrieben wird, und die Verantwortlichen im Beschaffungswesen müssen sich überlegen, wie diese neuen Technologien eingesetzt werden sollen.
4. Machen Sie sich die Technologie zu eigen: Nutzen Sie Technologielösungen wie elektronische Beschaffungsplattformen, Lieferantenmanagementsysteme und Datenanalysetools, um die Transparenz, die Zusammenarbeit und die Entscheidungsfindung während des gesamten Beschaffungsprozesses zu verbessern. Investitionen in Technologie ermöglichen es Unternehmen, sich schnell an veränderte Marktbedingungen anzupassen und die Effizienz ihres Beschaffungsprozesses zu steigern.
5. Fokus auf Lieferantenbeziehungen: Pflegen Sie starke und kooperative Beziehungen zu wichtigen Lieferanten, um Ihre Lieferkette widerstandsfähiger zu machen. Bauen Sie klare Kommunikationskanäle auf, entwickeln Sie gegenseitiges Vertrauen und managen Sie proaktiv die Risiken der Lieferanten, um Unterbrechungen abzumildern und die Kontinuität der Versorgung sicherzustellen.
6. Entwickeln Sie Talente: Investieren Sie in die Entwicklung der Fähigkeiten und Fertigkeiten Ihres Beschaffungsteams, um sich an die veränderte Marktdynamik anzupassen und den Wandel voranzutreiben. Bieten Sie Schulungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten an, um Ihr Team mit dem Wissen und der Erfahrung auszustatten, die es braucht, um in einer sich schnell entwickelnden Beschaffungslandschaft erfolgreich zu sein.
7. Verbessern Sie das Risikomanagement: Implementieren Sie robuste Risikomanagementprozesse, um Risiken über den gesamten Beschaffungszyklus hinweg zu identifizieren, zu bewerten und zu mindern. Von der Risikobewertung der Lieferanten bis hin zum Vertragsmanagement und der Überwachung der Einhaltung von Vorschriften ist ein proaktives Risikomanagement für den Aufbau von Widerstandsfähigkeit und den Schutz der Unternehmensinteressen unerlässlich.
8. Messen und anpassen: Überwachen und bewerten Sie die Effektivität Ihrer Strategie zur Umgestaltung des Beschaffungswesens kontinuierlich anhand vordefinierter Metriken und KPIs. Überprüfen Sie regelmäßig den Fortschritt, holen Sie Feedback von den Beteiligten ein und passen Sie sich bei Bedarf an, um auf Kurs zu bleiben und kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen.

Schlüsselkriterien für die Auswahl von Beschaffungstechnologie

Die Auswahl der am besten geeigneten Lösung unter den neuen Technologien zur Unterstützung der Umgestaltung des Beschaffungswesens kann bei der Vielzahl der verfügbaren Optionen entmutigend sein. Um sich in diesem komplexen Entscheidungsprozess zurechtzufinden, ist es wichtig, Folgendes zu beachten:

1. Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen: Bevor Sie eine Beschaffungstechnologie evaluieren, sollten Sie deren Funktionen und Möglichkeiten mit den übergeordneten Zielen Ihres Unternehmens abstimmen. Unabhängig davon, ob der Schwerpunkt auf Kostensenkung, Management der Lieferantenbeziehungen oder Prozessautomatisierung liegt, sollte die gewählte Technologie diese strategischen Vorgaben nahtlos unterstützen.
2. Skalierbarkeit und Flexibilität: Mit dem Wachstum und der Entwicklung von Unternehmen ändern sich auch deren Lieferketten und Beschaffungsanforderungen. Daher ist es unerlässlich, eine Technologielösung zu wählen, die mit Ihrer Beschaffungsstrategie und Ihrem Unternehmen mitwachsen kann. Ganz gleich, ob Sie Ihren Betrieb global ausweiten oder die schwankende Nachfrage bewältigen wollen, die gewählte Technologie sollte skalierbar und flexibel sein, um sich an veränderte Geschäftsanforderungen anzupassen.
3. Integrationsmöglichkeiten: Die Beschaffungstechnologie arbeitet nicht isoliert, sondern muss sich nahtlos in bestehende Systeme und Anwendungen wie ERP (Enterprise Resource Planning), Beschaffungsprozesse, Software, Buchhaltungssysteme und Lieferantendatenbanken integrieren lassen. Bevorzugen Sie Lösungen, die robuste Integrationsfunktionen bieten, um einen reibungslosen Datenfluss und Interoperabilität im gesamten technologischen Ökosystem des Unternehmens zu gewährleisten.
4. Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz: Der Erfolg jeder Implementierung von Beschaffungstechnologie hängt von der Akzeptanz durch die Benutzer ab. Daher ist es wichtig, dass Sie Lösungen den Vorzug geben, die eine intuitive Benutzeroberfläche, vereinfachte Arbeitsabläufe und umfassende Schulungs- und Supportressourcen bieten. Ein benutzerfreundliches System fördert die Akzeptanz bei den Mitarbeitern und führt zu einer höheren Produktivität und Effizienz.
5. Datensicherheit und Compliance: Angesichts der zunehmenden Bedeutung des Datenschutzes und der Einhaltung von Vorschriften ist es unerlässlich, dass Sie bei der Beschaffungstechnologie Lösungen bevorzugen, die den höchsten Standards für Datensicherheit und Compliance entsprechen. Stellen Sie sicher, dass die gewählte Technologie den Branchenvorschriften wie der GDPR (General Data Protection Regulation) entspricht und robuste Sicherheitsfunktionen zum Schutz sensibler Beschaffungsdaten bietet. Die Technologie sollte auch die Durchsetzung von Compliance-Anforderungen an Lieferanten und die Nachverfolgung von Leistungen (wie InfoSec oder soziale und ökologische Verantwortung) erleichtern.
6. Analyse- und Berichtsfunktionen: In der heutigen datengesteuerten Geschäftsumgebung sind verwertbare Erkenntnisse von unschätzbarem Wert. Suchen Sie nach Technologielösungen für das Beschaffungswesen, die fortschrittliche Analyse- und Berichterstattungsfunktionen sowie Prozessüberwachung bieten und es den Beteiligten ermöglichen, aussagekräftige Erkenntnisse aus den Beschaffungsdaten zu gewinnen. Von der Ausgabenanalyse bis hin zur Verfolgung der Lieferantenleistung ermöglichen robuste Analysetools den Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen und kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen.
7. Ruf und Unterstützung des Lieferanten: Die Auswahl eines seriösen Anbieters mit einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz bei der Bereitstellung zuverlässiger Beschaffungslösungen ist entscheidend. Führen Sie gründliche Recherchen durch, bewerten Sie die Referenzen des Anbieters und holen Sie Empfehlungen von Branchenkollegen ein, um den Ruf des Anbieters genau zu beurteilen. Beurteilen Sie außerdem den Kundendienst des Anbieters, einschließlich Reaktionsfähigkeit, Verfügbarkeit und Fachwissen, um den Erfolg nach der Implementierung sicherzustellen.

Durch die sorgfältige Bewertung dieser Schlüsselkriterien können Unternehmen fundierte Entscheidungen bei der Auswahl von Technologielösungen für ihre digitale Transformation der Beschaffung treffen. Letztendlich kann die Wahl der richtigen Technologie Unternehmen in die Lage versetzen, Beschaffungsprozesse zu rationalisieren, Kosteneinsparungen zu erzielen und sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Schlussfolgerung

Es ist zwar offensichtlich, dass die Beschaffungstechnologie den positiven Wandel vorantreibt, aber um eine echte Transformation zu erreichen und die Vorteile einer effektiven Transformation der Beschaffung zu erschließen, muss ein solides Fundament aus dauerhaften Beziehungen, effektiver Vernetzung, Befähigung und Transparenz geschaffen werden.

Neben der Notwendigkeit eines umfassenderen Umdenkens beruht die Umgestaltung des Beschaffungswesens auf der Notwendigkeit, intelligenter, frischer und agiler zu sein. Mit diesem ganzheitlichen Ansatz können die Verantwortlichen in diesem Bereich messbare Erfolge erzielen.

Insgesamt geht es bei der Umgestaltung des Beschaffungswesens darum, positive Veränderungen in der gesamten Beschaffungsfunktion herbeizuführen, um ihre strategische Bedeutung zu erhöhen, ihren Beitrag zu den Unternehmenszielen zu verbessern und letztendlich einen größeren Wert für das Unternehmen zu schaffen.

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