Direkte vs. Indirekte Beschaffung – Definitionen, Unterschiede & mehr

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Von Rohstoffen bis hin zu Büromaterialien – die Beschaffung ist das Rückgrat eines jeden Unternehmens. Sie umfasst den gesamten Beschaffungsprozess, von der Identifizierung von Lieferanten und der Aushandlung von Verträgen bis hin zur Verwaltung von Lieferungen und der Sicherstellung der Qualitätskontrolle.

Innerhalb dieses breiten Spektrums gibt es jedoch zwei Hauptkategorien: die direkte und die indirekte Beschaffung. Bei beiden geht es zwar um die Beschaffung von Artikeln, die ein Unternehmen benötigt, aber sie unterscheiden sich erheblich darin, was sie beschaffen und wie sie verwaltet werden.

Das Verständnis dieser Unterscheidungen ist für alle an der Lieferkette Beteiligten, einschließlich der Ingenieure, von entscheidender Bedeutung, da es sich auf alles auswirkt, von den Projektkosten bis hin zum allgemeinen Geschäftserfolg.

Direkte Beschaffung

Was ist direkte Beschaffung und welche Rolle spielt sie in der Wirtschaft?

Direkte Beschaffung umfasst den Erwerb von Rohstoffen, Komponenten und Teilen, die physisch in Fertigprodukte umgewandelt oder montiert werden. Dies sind die wichtigsten Vorräte, die sich direkt auf die Fähigkeit eines Unternehmens auswirken, seine Angebote zu produzieren und zu verkaufen.

Eine effektive Direktbeschaffung hat direkten Einfluss auf die Rentabilität und den Wettbewerbsvorteil eines Unternehmens.

Welche Beispiele gibt es für die direkte Beschaffung?

Beispiele für die direkte Beschaffung sind:

• Ein Autohersteller, der verschiedene Metalle, Reifen und Motoren für seine Fahrzeuge beschafft.
• Ein Bekleidungsunternehmen, das Stoffe, Knöpfe und Reißverschlüsse für seine Kleidungsstücke kauft.
• Ein Softwareunternehmen, das bestimmte Softwarekomponenten lizenziert, um sie in sein eigenes Produkt zu integrieren.
• Ein Luft- und Raumfahrtunternehmen, das Speziallegierungen, Verbundwerkstoffe und Hochleistungsbefestigungselemente für den Flugzeugbau einkauft.
• Ein Hersteller medizinischer Geräte beschafft direkt biokompatible Materialien, Mikroelektronik und Miniaturkomponenten für seine Produkte.

Welche Auswirkungen hat die direkte Beschaffung auf verschiedene Geschäftsfaktoren?

Die direkte Beschaffung wirkt sich bei mehreren Faktoren erheblich auf die Rentabilität und den Wettbewerbsvorteil eines Unternehmens aus:

• Kosteneinsparungen: Das Aushandeln günstiger Preise für Rohstoffe und Komponenten wirkt sich direkt auf die Produktionskosten aus. Geringere Materialkosten führen zu niedrigeren Preisen für das Endprodukt, so dass Unternehmen auf dem Markt wettbewerbsfähig bleiben und potenziell höhere Gewinnspannen erzielen können.
• Qualitätskontrolle: Durch die Verwendung hochwertiger Rohstoffe und Komponenten werden Produktmängel und Nacharbeiten, deren Behebung kostspielig sein kann, minimiert. Dementsprechend wirkt sich die Aufrechterhaltung der Qualitätskontrolle direkt auf die Qualität und den Ruf des Endprodukts aus, was zur Kundenzufriedenheit führt und möglicherweise Garantieansprüche reduziert.
• Lieferantenbeziehungen: Der Aufbau starker, zuverlässiger Partnerschaften mit direkten Materiallieferanten ist entscheidend für die Sicherstellung eines beständigen Flusses wichtiger Materialien und die Einhaltung von Produktionsplänen. Verzögerungen oder Unterbrechungen in der Lieferkette, die durch unzuverlässige Lieferanten verursacht werden, können die Produktion zum Stillstand bringen und den Umsatz erheblich beeinträchtigen.

Wie wird die direkte Beschaffung verwaltet?

Wenn es um ein effektives Management der direkten Beschaffung geht, liegt der Schwerpunkt häufig auf drei Schlüsselbereichen:

• Strategische Beschaffung: Identifizierung und Zusammenarbeit mit den besten Lieferanten, die Qualitätsmaterialien zu wettbewerbsfähigen Preisen anbieten. Dazu gehört die Zusammenarbeit von Beschaffungsteams mit internen Interessengruppen wie Ingenieuren, um die besten Lieferanten auf der Grundlage von Faktoren wie Qualität, Kosten und Zuverlässigkeit zu ermitteln.
• Verwaltung der Bestände: Die Aufrechterhaltung optimaler Lagerbestände von Direktlieferungen (Rohstoffen und Komponenten), um Produktionsverzögerungen zu vermeiden und keine unnötigen Lagerkosten zu verursachen. Dies kann bedeuten, dass das Unternehmen Just-in-Time (JIT)-Bestandsverfahren anwendet, um den Lagerbedarf zu minimieren und den Cashflow zu optimieren.
• Strategisches Management der Lieferantenbeziehungen: Aufbau starker, langfristiger Partnerschaften mit wichtigen Lieferanten zum gegenseitigen Nutzen. Über den Preis hinaus fördern starke Lieferantenpartnerschaften eine offene Kommunikation, um Kosteneinsparungen zu ermitteln, Prozesse zu verbessern und Innovationen voranzutreiben. Dies kann eine gemeinsame Planung, eine frühzeitige Einbeziehung der Lieferanten und gemeinsame Leistungskennzahlen beinhalten.

Indirekte Beschaffung

Was ist indirekte Beschaffung und welche Rolle spielt sie in der Wirtschaft?

Indirekte Beschaffung befasst sich mit den Erwerb von Waren und Dienstleistungen, die für das Tagesgeschäft eines Unternehmens notwendig sind aber nicht direkt Teil des Endprodukts werden. Diese werden oft als indirekte Ausgaben oder Geschäftsausgaben bezeichnet.

Die indirekte Beschaffung wirkt sich zwar nicht direkt auf den Produktionsprozess selbst aus, hat aber durch Kostenoptimierung einen erheblichen Einfluss auf das Endergebnis eines Unternehmens.

Was sind die häufigsten Beispiele für indirekte Beschaffung?

Beispiele für indirekte Beschaffung sind:

• Büromaterial: Papier, Tonerkartuschen, Stifte und Haftnotizen.
• Gebäudemanagement: Reinigung, Sicherheit, Abfallentsorgung, Wartung von Ausrüstung und Gebäuden.
• Informationstechnologie (IT): Software-Lizenzen, Hardware-Käufe und IT-Supportdienste.
• Marketing und Werbung: Materialien, die zur Förderung der Produkte oder Dienstleistungen eines Unternehmens verwendet werden.
• Professionelle Dienstleistungen: Berater, Rechtsanwälte, Buchhalter und Ingenieure.

Wie wirkt sich die indirekte Beschaffung auf den Gewinn eines Unternehmens aus?

Die indirekte Beschaffung wirkt sich zwar nicht direkt auf die Produktionsaktivitäten und das Endprodukt aus, hat aber durch mehrere Faktoren einen erheblichen Einfluss auf das Endergebnis eines Unternehmens:

• Kostenoptimierung: Indirekte Ausgaben, die sich auf die Gesamtausgaben für indirekte Güter und Dienstleistungen beziehen, können einen erheblichen Teil des Gesamtbudgets eines Unternehmens ausmachen (15-30%). Ein effizientes Management der indirekten Ausgaben und die Suche nach Möglichkeiten, die Ausgaben für nicht lebensnotwendige Lieferungen und Dienstleistungen durch Strategien wie Mengenrabatte, die Nutzung mehrerer Anbieter oder die Konsolidierung von Einkäufen durch indirekte Beschaffungsprozesse zu reduzieren, können Ressourcen für Kerngeschäftsaktivitäten wie Produktentwicklung oder Marketing freisetzen.
• Rationalisierte Prozesse: Die Einführung eines standardisierten indirekten Beschaffungsprozesses für häufig eingekaufte indirekte Güter und Dienstleistungen kann Zeit sparen und die mit der Anforderung, Genehmigung und Bestellung verbundenen Verwaltungskosten senken. Rationalisierte Prozesse ermöglichen es den Mitarbeitern, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.
• Verbesserte Effizienz: Indirekte Beschaffung kann die Effizienz in verschiedenen Bereichen beeinflussen. Zum Beispiel kann die Wahl des richtigen Anbieters für Gebäudemanagement eine gut gepflegte Arbeitsumgebung sicherstellen, die Ausfallzeiten von Geräten reduzieren und die betriebliche Effizienz insgesamt verbessern.

Wie wird die indirekte Beschaffung anders gehandhabt als die direkte Beschaffung?

Der Ansatz für die indirekte Beschaffung unterscheidet sich von der direkten Beschaffung. Während sich das direkte Beschaffungsmanagement häufig auf die strategische Beschaffung, die Bestandsverwaltung und das Management der wichtigsten strategischen Lieferantenbeziehungen konzentriert, liegt der Schwerpunkt beim indirekten Beschaffungsmanagement häufig auf der Kostenkontrolle, der Rationalisierung von Prozessen und der Verwaltung einer breiteren Palette von operativen Lieferanten.

Lieferantenbeziehungen sind nach wie vor wichtig, aber der Schwerpunkt der indirekten Beschaffung verlagert sich in der Regel auf die Suche nach den kostengünstigsten Lösungen für indirekte Güter und Dienstleistungen durch operative Lieferanten, anstatt langfristige Partnerschaften mit strategischen Lieferanten aufzubauen.

Dementsprechend konzentriert sich ein effektives Management der indirekten Beschaffung hauptsächlich auf drei Hauptbereiche:

• Kostenkontrolle: Die gemeinsame Erstellung von Prognosen durch Beschaffungsteams mit internen Abteilungen wie Einrichtungen, Marketing oder IT, um den Bedarf an indirekten Gütern zu ermitteln und zu beschaffen, ermöglicht eine gezielte Kostensenkung durch Konsolidierung der Lieferanten und Preisverhandlungen. Außerdem werden so optimale Lagerbestände sichergestellt und unnötige Ausgaben für indirekte Güter und Dienstleistungen minimiert.
• Rationalisierung von Prozessen: Bei der indirekten Beschaffung geht es oft um standardisierte Verfahren für den Einkauf häufig benötigter Artikel. Dazu kann die Nutzung von E-Procurement-Plattformen gehören, um Routineaufgaben im Zusammenhang mit indirekten Einkäufen zu automatisieren.
• Operatives Management der Lieferantenbeziehungen: Unternehmen können für indirekte Waren und Dienstleistungen eine größere Auswahl an Anbietern nutzen als für die direkte Beschaffung und so den Wettbewerb nutzen, um die Preise zu senken.

Wichtige Unterschiede

In der folgenden Tabelle sind die wichtigsten Unterschiede zwischen direkter und indirekter2 Beschaffung zusammengefasst:

Bewährte Praktiken

Für eine effektive direkte Beschaffung:

• Entwickeln Sie starke Lieferantenbeziehungen: Der Aufbau von Vertrauen und Zusammenarbeit mit den wichtigsten direkten Materiallieferanten gewährleistet einen zuverlässigen Fluss von hochwertigen Materialien.
• Implementieren Sie eine strategische Beschaffung: Führen Sie eine gründliche Marktforschung durch, um die besten Lieferanten auf der Grundlage von Faktoren wie Kosten, Qualität und Lieferzeiten zu ermitteln.
• Halten Sie optimale Lagerbestände aufrecht: Sorgen Sie für ein Gleichgewicht zwischen ausreichenden direkten Lieferungen, um Produktionsunterbrechungen zu vermeiden, und der Minimierung der Lagerkosten.

Für eine effiziente indirekte Beschaffung:

• Standardisieren Sie Prozesse: Implementieren Sie klare Verfahren für die Anforderung, Genehmigung und den Kauf von häufig benötigten indirekten Gütern und Dienstleistungen.
• Nutzen Sie die Technologie: Nutzen Sie eine Beschaffungssoftware, um Aufgaben zu automatisieren, Ausgabendaten zu verfolgen und Bereiche für Kosteneinsparungen zu identifizieren.
• Effektiv verhandeln: Verhandeln Sie günstige Preise und Bedingungen mit Lieferanten, insbesondere bei umfangreichen indirekten Einkäufen.

Beispiele aus der Praxis

Tesla

Direkte Beschaffung:

• Lithium (für Batterien): Ein wichtiger Rohstoff für Tesla.
• Silizium (für Halbleiter): Tesla ist bei seinen Elektrofahrzeugen stark auf Halbleiter angewiesen.
• Aluminium (für Autokarosserien): Tesla verwendet Aluminium für seine leichten Karosserien.

Indirekte Beschaffung:

• Fabrikausrüstung (z.B. Roboterarme): Wird für Schweiß- und Montagearbeiten benötigt, ist aber nicht direkt Teil des Autos.
• Marketing- und Werbedienstleistungen: Zur Förderung von Tesla-Fahrzeugen.
• Software-Lizenzen (z.B. CAD-Software): Wird für das Design und die Entwicklung von Tesla-Produkten verwendet.

Boeing

Direkte Beschaffung:

• Titan (für Flugzeugstrukturen): Bietet Festigkeit und reduziert das Gewicht.
• Düsentriebwerke: Ein wichtiger Bestandteil von Flugzeugen.
• Avionik (Flugkontrollsysteme): Wesentlich für einen sicheren und effizienten Flugbetrieb.

Indirekte Beschaffung:

• Büroausstattung und Möbel: Benötigt für Verwaltungsaufgaben.
• Informationstechnische Dienstleistungen: Zur Wartung der IT-Infrastruktur von Boeing.
• Wartungs-, Reparatur- und Überholungsdienste (MRO): Für die Instandhaltung der Boeing-Flugzeuge.

Schlussfolgerung

Sowohl die direkte als auch die indirekte Beschaffung spielen eine entscheidende Rolle für den Erfolg eines Unternehmens. Ein wesentlicher Unterschied zwischen ihnen ist ihr Fokus. Eine effektive direkte Beschaffung gewährleistet eine ständige Versorgung mit hochwertigen Materialien für die Produktion, während eine effiziente indirekte Beschaffung die Kosten kontrolliert und die Geschäftsabläufe optimiert.

Im heutigen digitalen Zeitalter spielt die Technologie eine immer wichtigere Rolle in der modernen Beschaffungspraxis. Tools und Plattformen ermöglichen ein besseres Lieferantenmanagement, Ausgabenanalysen und eine allgemeine Prozessoptimierung.

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