Verständnis der Beschaffung – Was ist das, Arten und Verfahren

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Haben Sie sich jemals gefragt, wie diese komplexe Brücke gebaut oder dieses elegante neue Gerät hergestellt wird? Es beginnt alles mit der Beschaffung.

Der Erfolg eines jeden technischen Projekts hängt von einem reibungslos funktionierenden Supply-Chain-Management-System ab. Die Beschaffung ist ein zentraler Bestandteil dieses Systems. Sie stellt sicher, dass die richtigen Materialien und Dienstleistungen zum richtigen Preis, pünktlich und mit minimalem Risiko durch verschiedene effektive Beschaffungsaktivitäten beschafft werden.

Was ist Beschaffung?

Die Beschaffung, oft auch als strategische Beschaffung bezeichnet, ist der Prozess der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die ein Unternehmen für seine Geschäftstätigkeit benötigt.

In der Welt des Ingenieurwesens bedeutet dies die Sicherung der wesentlichen Materialien, Ausrüstungen und speziellen Dienstleistungen, die für die Realisierung von Projekten erforderlich sind. Es umfasst alles von der Beschaffung hochwertiger Rohstoffe wie Stahl und Beton bis hin zur Beschaffung von Spezialmaschinen und Komponenten, die für den Produktionsprozess eines Produkts benötigt werden.

Stellen Sie es sich so vor: Die Beschaffung ist die Brücke zwischen Ihren technischen Anforderungen und den Ressourcen, die Ihre Entwürfe Wirklichkeit werden lassen. Die Aufgabe des Beschaffungsteams ist es, diese Brücke zu bauen und zu erhalten. Es agiert als strategischer Partner, der mit Ingenieuren, Lieferanten und anderen Beteiligten zusammenarbeitet, um den reibungslosen Fluss wichtiger Ressourcen während der gesamten Projektlaufzeit zu gewährleisten.

Beschaffung vs. Einkauf – Was ist der Unterschied?

Die Beschaffung geht über die einfache Transaktion des Erwerbs von Waren (Bestellungen und Zahlungen) hinaus – das ist die Kernfunktion des Einkaufs. Die Beschaffung ist breiter angelegt und umfasst den gesamten Lebenszyklus der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen durch genau definierte Beschaffungsprozesse.

Dieser strategische Ansatz beinhaltet:

• Identifizierung der Bedürfnisse: Welche Materialien und Dienstleistungen werden für das Projekt benötigt?
• Entwickeln Sie eine Beschaffungsstrategie: Wie werden Sie diese Materialien und Dienstleistungen beschaffen?
• Lieferantenforschung: Wer kann die beste Qualität zum günstigsten Preis liefern?
• Verträge verhandeln: Wie können Sie die günstigsten Vertragsbedingungen für Ihre Organisation sichern?
• Management von Lieferantenbeziehungen: Wie können Sie starke, kooperative Partnerschaften mit Ihren Lieferanten aufbauen und pflegen?

Letztendlich zielt die Beschaffung darauf ab, den gesamten Beschaffungsprozess zu optimieren und einen Wert zu schaffen, der über reine Kosteneinsparungen hinausgeht.

[ Figure 1: Procurement vs. Purchasing Comparison Table]

Warum ist die Beschaffung wichtig?

Ein effizientes Beschaffungsmanagement trägt in mehrfacher Hinsicht erheblich zum Erfolg von Unternehmensprojekten, einschließlich technischer Projekte, bei:

• Kostenmanagement: Die Beschaffung hilft dabei, die besten Angebote mit den Lieferanten auszuhandeln, die Lagerbestände zu optimieren und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu ermitteln. Kostenmanagement bedeutet, dass Sie das Projektbudget weiter strecken und den Wert maximieren können.
• Qualitätssicherung: Der Beschaffungsprozess gewährleistet die Beschaffung hochwertiger Materialien und Dienstleistungen, die den Projektspezifikationen entsprechen. Dadurch werden Mängel, Nacharbeiten und Projektverzögerungen minimiert.
• Risikominderung: Die Beschaffung mindert das Risiko, indem sie die Lieferanten diversifiziert, klare Verträge verwendet, eine Lieferantenbewertung und Risikobewertung durchführt und die Lieferkette optimiert. Durch diesen proaktiven Ansatz werden potenzielle Probleme erkannt und angegangen, bevor sie die Projekte stören.
• Verbesserte Projektdurchführung: Die Beschaffung gewährleistet die Aufrechterhaltung starker, kooperativer Partnerschaften mit zuverlässigen Lieferanten. Die Pflege von Lieferantenbeziehungen ist für eine reibungslose Projektdurchführung unerlässlich.
• Verbesserte Projekteffizienz: Die Beschaffung optimiert die Lieferkette (Netzwerk von Lieferanten, Transport und Logistik) durch rationalisierte Beschaffungsprozesse, die eine rechtzeitige Lieferung von Materialien und Dienstleistungen gewährleisten. Dadurch werden Unterbrechungen minimiert, und die Ingenieure haben mehr Zeit, sich auf ihre eigentlichen Design- und Entwicklungsaufgaben zu konzentrieren, was letztlich die Effizienz des Projekts insgesamt erhöht.
• Ausrichtung der Geschäftsziele: Die Beschaffung liefert eine Fülle von Daten, die zur Verfolgung und Messung der Leistung durch Key Performance Indicators (KPIs) genutzt werden können. Diese Beschaffungs-KPIs können dabei helfen, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren und sicherzustellen, dass die Beschaffung mit den allgemeinen Geschäftszielen in Einklang steht.

Im Grunde genommen ebnen gute Beschaffungspraktiken den Weg für eine reibungslosere Projektabwicklung, eine verbesserte Qualität und letztlich ein erfolgreiches Geschäftsprojekt. Dies kann durch die Inanspruchnahme von Beratungsdiensten, die sich auf die Optimierung von Beschaffungsprozessen und die Identifizierung von Kosteneinsparungsmöglichkeiten spezialisiert haben, noch verbessert werden.

Arten der Beschaffung

Beschaffungsstrategien passen sich den geschäftlichen Anforderungen an. Das Verständnis der beiden Hauptarten der Beschaffung hilft, die Bedürfnisse effektiv zu kategorisieren:

Direkte Beschaffung

Hier geht es um die Beschaffung von wichtigen Gütern, die direkt mit der Produktion zusammenhängen, wie Rohstoffe (Stahl, Beton) und Spezialausrüstung (Schweißmaschinen, Prüfgeräte). Diese haben einen direkten Einfluss auf das zu liefernde Endprodukt oder die Dienstleistung.

Indirekte Beschaffung

Die indirekte Beschaffung umfasst Waren und Dienstleistungen, die den täglichen Betriebsbedarf unterstützen, aber nicht direkt mit der Produktion verbunden sind. Beispiele für diese Waren und Dienstleistungen sind Bürobedarf (Papier, Toner), IT-Ausrüstung (Computer, Software) und Wartungsdienste (Gebäudewartung, Reparaturen von Geräten).

Das Verständnis dieser Unterscheidungen ist entscheidend für die Priorisierung der Ressourcenzuweisung und die Umsetzung geeigneter Beschaffungsstrategien, die auf die spezifischen Projektanforderungen zugeschnitten sind.

Beschaffungsmethoden

Es gibt mehrere gängige Beschaffungsmethoden, die von Beschaffungsteams verwendet werden, um die besten Lieferanten auszuwählen und Waren und Dienstleistungen für ihre Projekte zu erwerben. Hier sind sechs häufig verwendete Methoden:

1. Offenes Ausschreibungsverfahren: Bei dieser Methode handelt es sich um ein wettbewerbsorientiertes Ausschreibungsverfahren, das allen interessierten Anbietern offen steht, die die Grundvoraussetzungen erfüllen. Es wird eine öffentliche Bekanntmachung veröffentlicht, in der die Projektanforderungen und Spezifikationen beschrieben werden. Die Lieferanten geben dann Angebote ab, in denen sie ihre Preisvorschläge, Bedingungen und Qualifikationen detailliert darlegen. Der Auftrag wird an den Anbieter vergeben, der das wettbewerbsfähigste Angebot abgegeben hat und alle Anforderungen erfüllt.
2. Beschränktes Ausschreibungsverfahren: Ähnlich wie bei der offenen Ausschreibung wird bei dieser Methode der Warenbeschaffung ein Bieterverfahren durchgeführt. Allerdings werden die Einladungen zur Angebotsabgabe nicht an alle, sondern nur an eine vorausgewählte Liste von qualifizierten Anbietern verschickt. Dieser Ansatz kann verwendet werden, wenn für das Projekt besondere Fachkenntnisse oder Erfahrungen erforderlich sind.
3. Angebotsanfrage (RFP): Ein RFP ist ein formelles Dokument, das den Projektumfang, die Anforderungen und die Bewertungskriterien umreißt. Unternehmen, die komplexe Waren oder Dienstleistungen suchen, richten RFPs an qualifizierte Anbieter. Die RFP ermöglicht eine gründlichere Bewertung der Fähigkeiten eines Anbieters, die über den Preis hinausgeht, wie z.B. sein technisches Know-how, seine Projekterfahrung und seine bisherigen Leistungen.
4. Zweistufiges Ausschreibungsverfahren: Diese Methode der Warenbeschaffung ist eine Variante der offenen Ausschreibung mit einer zusätzlichen Qualifikationsphase. In der ersten Stufe reichen potenzielle Anbieter grundlegende Informationen über ihre Qualifikationen und Erfahrungen ein. Auf der Grundlage dieser Informationen wird eine Auswahlliste qualifizierter Anbieter erstellt. Nur die Anbieter, die in die engere Wahl kommen, werden dann in der zweiten Phase zur Abgabe eines formellen Angebots aufgefordert.
5. Anfrage zur Angebotsabgabe (RFQ): Eine RFQ ist eine einfachere Methode, um Preisangebote von einer kleinen Anzahl von vorausgewählten Lieferanten für genau definierte Waren oder Dienstleistungen einzuholen. Im Gegensatz zu einer RFP konzentriert sich eine RFQ in erster Linie auf den Preis und beinhaltet möglicherweise keine detaillierte Bewertung der Fähigkeiten des Lieferanten.
6. Single Source Procurement: Bei dieser Methode werden Waren oder Dienstleistungen von einem einzigen, im Voraus ausgewählten Anbieter ohne Ausschreibungsverfahren gekauft. Dieser Ansatz kann in bestimmten Situationen gerechtfertigt sein, z.B. wenn ein Lieferant über einzigartiges Fachwissen verfügt oder ein Patent auf eine benötigte Technologie besitzt. Es ist jedoch wichtig, dass Sie eine überzeugende Begründung für die Beschaffung aus einer Hand haben, da es keinen Wettbewerb gibt.

[ Figure 2: Procurement Methods Comparison Table]

Die Beschaffungsmethoden stellen unterschiedliche Ansätze für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen dar:

• Unterscheidbare Merkmale: Jede Methode hat einen eigenen Prozess, ein eigenes Wettbewerbsniveau und einen eigenen Schwerpunktbereich (Preis vs. Expertise).
• Unabhängige Anwendung: Jede Methode kann je nach Projektbedarf unabhängig voneinander eingesetzt werden. So könnte ein Projekt beispielsweise eine offene Ausschreibung für Standardmaterialien und eine Ausschreibung für eine spezielle Dienstleistung verwenden.

Es gibt jedoch einige Gemeinsamkeiten zwischen bestimmten Methoden:

• Offene Ausschreibungen und Beschränkte Ausschreibungen: Diese Methoden ähneln sich in ihrer Struktur (Ausschreibungsverfahren), unterscheiden sich aber im Pool der eingeladenen Lieferanten und damit im Grad des Wettbewerbs. Offene Ausschreibungen stehen allen qualifizierten Anbietern offen, während bei beschränkten Ausschreibungen nur vorausgewählte Anbieter eingeladen werden.
• Zweistufiges Ausschreibungsverfahren: Diese Methode kombiniert die Elemente der Offenen Ausschreibung und der Beschränkten Ausschreibung. In der ersten Phase werden, ähnlich wie bei der Beschränkten Ausschreibung, potenzielle Lieferanten auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten vorqualifiziert. Anschließend nehmen nur die in die engere Wahl gezogenen Kandidaten an einem wettbewerblichen Ausschreibungsverfahren (wie bei der Offenen Ausschreibung) für die endgültige Auswahl teil. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Sie Angebote von qualifizierten Anbietern erhalten und gleichzeitig ein Wettbewerbselement beibehalten wird.
• Request for Proposal (RFP) und Request for Quotation (RFQ): Bei beiden geht es darum, Informationen von Lieferanten einzuholen, aber RFPs gehen über den Preis hinaus und bewerten die Fähigkeiten der Lieferanten, während RFQs einfacher sind und sich in erster Linie auf Angebote für genau definierte Waren oder Dienstleistungen konzentrieren.
• Single Source Beschaffung: Diese Methode steht für sich, denn sie umgeht den Wettbewerb vollständig und verlässt sich auf einen einzigen vorausgewählten Lieferanten.

Die Wahl der am besten geeigneten Beschaffungsmethode hängt von mehreren Faktoren ab:

1. Projektkomplexität und Anforderungen
2. Budget- und Zeitbeschränkungen
3. Grad des Wettbewerbs und gewünschte Kompetenz des Anbieters
4. Risikotoleranz und Kritikalität des Projekts

Durch sorgfältige Abwägung dieser Faktoren können Beschaffungsteams die Methode auswählen, die für ihre spezifischen Projektanforderungen das beste Gleichgewicht zwischen Kosteneffizienz, Pünktlichkeit und Qualität bietet.

Beschaffungsprozess

Ein gut etablierter Beschaffungsprozess stellt sicher, dass die von einem Unternehmen benötigten Waren und Dienstleistungen zum richtigen Preis, in der richtigen Qualität und zum richtigen Zeitpunkt beschafft werden, um die Projektanforderungen zu erfüllen. Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung der Phasen eines recht typischen Beschaffungsprozesses:

• Bedarfsermittlung: In dieser Phase wird der Prozess eingeleitet, indem die für ein Projekt benötigten Waren oder Dienstleistungen ermittelt werden. Dazu gehört das Verständnis der Projektanforderungen, Spezifikationen und Mengen.
• Anforderung & Genehmigung: Es wird eine formelle Kaufanfrage erstellt, in der die benötigten Waren oder Dienstleistungen, die geschätzten Kosten und die Begründung für den Kauf aufgeführt sind. Diese Anforderung wird zur Genehmigung durch autorisierte Mitarbeiter eingereicht.
• Lieferantenbeschaffung & Auswahl: Sobald der Bedarf ermittelt und die Beschaffungsanforderung genehmigt ist, beginnt der Prozess der Bewertung potenzieller Lieferanten. Die potenziellen Lieferanten werden auf der Grundlage von Faktoren wie Qualität, Preis, Zuverlässigkeit und bisherigen Leistungen recherchiert, bewertet und qualifiziert.
• Ausschreibungsprozess & Angebotsauswertung: Es werden Angebote zum Vergleich und zur Bewertung unter Verwendung der geeigneten Beschaffungsmethode angefordert. Mehrere Lieferanten reichen Angebote ein, in denen sie ihre vorgeschlagenen technischen Spezifikationen, den Preis, die Bedingungen und den Lieferplan darlegen. Die Angebote werden dann ausgewertet, um die günstigste Option zu ermitteln.
• Verhandlung & Vertragsabschluss: Nach der Bewertung finden Verhandlungen mit dem/den ausgewählten Lieferanten statt, um die Preisgestaltung, die Konditionen und die Lieferbedingungen endgültig festzulegen. Die Beschaffungsabteilung erstellt dann einen formellen Vertrag, in dem die vereinbarten Bedingungen festgehalten werden, und zwar unter Einbeziehung der entsprechenden Interessengruppen wie der Rechtsabteilung, der Kreditorenbuchhaltung sowie der Abteilung für Gesundheit, Sicherheit und Umwelt (HSE) und ggf. anderer.
• Auftragsvergabe & Auftragsverwaltung: Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, wird eine Bestellung an den Lieferanten ausgegeben, womit der Auftrag formell erteilt wird. Die Auftragsverwaltung umfasst die Überwachung des Auftragsstatus und die Sicherstellung der vertragsgemäßen Lieferung.
• Waren-/Dienstleistungseingang & Inspektion: Bei der Lieferung werden die erhaltenen Waren oder Dienstleistungen geprüft, um sicherzustellen, dass sie den Vertragsspezifikationen und Qualitätsstandards entsprechen.
• Rechnungsbearbeitung & Zahlung: Sobald die Waren oder Dienstleistungen eingegangen, geprüft und genehmigt sind, wird die Rechnung des Lieferanten von der Kreditorenbuchhaltung auf ihre Richtigkeit hin überprüft und zur Zahlung gemäß den vereinbarten Bedingungen bearbeitet. Einige Vereinbarungen können jedoch eine Vorauszahlung, eine Teilzahlung im Voraus oder andere maßgeschneiderte Zahlungsbedingungen vorsehen, die von den Besonderheiten der Transaktion abhängen.
• Abschluss des Projekts: Sobald die Zahlung abgeschlossen ist, wird das Projekt offiziell abgeschlossen und ein Endabnahmezertifikat an den Lieferanten ausgestellt.
• Aufzeichnungen & Leistungsmanagement: Während des gesamten Beschaffungszyklus werden alle relevanten Dokumente und Aufzeichnungen aufbewahrt, um sie für spätere Referenzzwecke und zur Leistungsbewertung verschiedener Aspekte, einschließlich der Leistung des Lieferanten, nutzen zu können.

Zusammengefasst

Wenn Sie den Beschaffungszyklus verstehen, können verschiedene Interessengruppen, darunter auch Ingenieure, aktiv zum Projekterfolg beitragen. Durch die strategische Beschaffung von Ressourcen über einen gut definierten Beschaffungsprozess können Unternehmen einen entscheidenden Vorteil erlangen.

Effektive Praktiken im Beschaffungsprozess optimieren nicht nur die Kosten, sichern die Qualität und managen die Risiken, sondern fördern auch starke Lieferantenbeziehungen, die für zukünftige Projekte genutzt werden können. Dieser kooperative Ansatz über die gesamte Lieferkette hinweg ebnet letztlich den Weg für eine effiziente Projektdurchführung, eine verbesserte Markteinführungszeit und eine höhere Wahrscheinlichkeit, ein erfolgreiches Ergebnis zu erzielen.

Da sich die Geschäftslandschaft weiter entwickelt, wird die Beschaffung eine immer wichtigere Rolle bei der Sicherstellung der organisatorischen Agilität und der Reaktionsfähigkeit auf veränderte Marktanforderungen spielen. Durch die kontinuierliche Verfeinerung von Strategien und den Einsatz innovativer Beschaffungstechnologien können Unternehmen ihre Prozesse zur Ressourcenbeschaffung weiter optimieren und sich einen dauerhaften Wettbewerbsvorteil verschaffen.

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