Warum sollten CFOs in die Beschaffung investieren?

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Die Beschaffung wurde lange Zeit als eine Funktion zur Kostenkontrolle angesehen, die sich darauf konzentriert, die niedrigsten Preise bei den Lieferanten zu erzielen. Zukunftsorientierte Unternehmen erkennen jedoch zunehmend, dass die Beschaffung ein strategischer Aktivposten ist – ein Aktivposten, der Wettbewerbsvorteile schaffen, Innovationen vorantreiben, die Effizienz verbessern und die finanzielle Gesundheit insgesamt stärken kann. Diese veränderte Wahrnehmung macht eine enge Abstimmung zwischen der Beschaffungsabteilung und dem Chief Financial Officer (CFO) wichtiger denn je.

Dieser Artikel befasst sich mit der sich entwickelnden Rolle des Chief Procurement Officer (CPO), warum CFOs aktiv in eine effektive Zusammenarbeit mit ihren Beschaffungsteams investieren sollten und wie diese strategische Partnerschaft erhebliche, langfristige finanzielle Vorteile bringen kann.

Der Wechsel von der taktischen zur strategischen Beschaffung

Traditionell wurde die Leistung des Beschaffungswesens in erster Linie anhand von Kosteneinsparungen und der Einhaltung von Vorschriften beurteilt. Organisationen, die einen strategischen Ansatz für die Beschaffung verfolgen, ernten jedoch beträchtliche Vorteile, darunter:

• Umsatzwachstum: Starke Lieferantenbeziehungen können zu einer besseren Produktqualität, einer schnelleren Markteinführung und einer verbesserten Serviceleistung führen, was alles zu einem Umsatzwachstum beiträgt.
• Risikomanagement: Strategische Beschaffungsteams entschärfen Herausforderungen in der Lieferkette, regulatorische Risiken und geopolitische Unwägbarkeiten effektiv und schützen so das Endergebnis.
• Nachhaltigkeit & ESG: Das Beschaffungswesen spielt eine entscheidende Rolle bei der nachhaltigen Beschaffung, der Verringerung der Umweltauswirkungen und der Einhaltung sich entwickelnder gesetzlicher Anforderungen.
• Operative Effizienz: Der Einsatz von Technologie und Prozessverbesserungen rationalisiert die Abläufe, reduziert den manuellen Aufwand und setzt Ressourcen für wertschöpfende Aktivitäten frei.

Verknüpfung der Beschaffung mit der Gesamtstrategie des Unternehmens

Damit der Beschaffungsprozess wirklich strategisch ist, muss er nahtlos in die allgemeinen Unternehmensziele wie Umsatzwachstum, Nachhaltigkeit und Marktexpansion integriert werden. Strategische Beschaffungsaktivitäten sollten untrennbar mit umfassenderen Unternehmensstrategien verbunden sein. Unternehmen, die die Beschaffung erfolgreich in ihre Unternehmensstrategie einbinden, verschaffen sich dadurch einen deutlichen Wettbewerbsvorteil:

• Proaktives Kostenmanagement: Statt reaktiver Kostensenkungsmaßnahmen arbeiten die Beschaffungsteams mit den Finanzabteilungen zusammen, um die Ausgaben strategisch im Einklang mit den Wachstums- und Rentabilitätszielen des Unternehmens zu planen.
• Agilität & Marktreaktivität: Beschaffungsteams, die sich an der Unternehmensstrategie orientieren, stellen sicher, dass die Beschaffungsentscheidungen mit den Plänen zur Geschäftsexpansion, zu Fusionen und Übernahmen (M&A) und zum Eintritt in neue Märkte übereinstimmen.
• Nachhaltigkeit & Markenwert: Unternehmen nutzen zunehmend das Beschaffungswesen, um Nachhaltigkeitsziele zu erreichen, ethische Lieferketten zu gewährleisten und ESG-Mandate einzuhalten, was den Ruf der Marke stärkt und sozial bewusste Investoren anzieht.

Ein Paradebeispiel für den Erfolg von Unternehmen mit dieser strategischen Ausrichtung ist Rolls-Royce, das die Beschaffung in seine Geschäftsstrategie integriert, indem es sich auf lieferantengesteuerte Innovationen konzentriert, um die Effizienz von Triebwerken zu verbessern und Emissionen zu verringern. Dieser Ansatz unterstützt sowohl Kosteneinsparungen als auch Nachhaltigkeitsziele.

Mit der Ausweitung der Beschaffung und der Rolle des CPO müssen CFOs ihren Ansatz anpassen und die Beschaffungsfunktion als einen wichtigen Faktor zur Erreichung von Geschäftszielen betrachten und nicht nur als eine Kostenstelle, die dazu dient, Geld zu sparen.

Die Rolle der strategischen Beschaffung für den Wettbewerbsvorteil

Strategische Beschaffung geht über das Aushandeln niedrigerer Preise hinaus – es geht darum, durch die Pflege von Lieferantenbeziehungen, effektives Category Management, kontinuierliche Verbesserung und langfristige Planung, die auf die gewünschten Geschäftsergebnisse ausgerichtet ist, Werte zu schaffen. Unternehmen, die die strategische Beschaffung effektiv nutzen, profitieren von:

• Innovation der Lieferanten: Starke Lieferantenpartnerschaften fördern die gemeinsame Entwicklung neuer Produkte, Prozessverbesserungen und gemeinsame F&E-Investitionen.
• Vorhersagbare Kosten: Langfristige Vereinbarungen und Kooperationspartnerschaften sorgen für eine stabile Preisgestaltung und Lieferkontinuität, was die finanzielle Volatilität verringert und die Budgetprognose verbessert.
• Hervorragendes Category Management: Unternehmen, die ein strategisches Beschaffungs- und Kategorienmanagement einführen, können ihre Beschaffungsausgaben optimieren, indem sie sich auf die Leistung der Lieferanten, die Bedarfsprognose und die gesamten Lebenszykluskosten konzentrieren.

Ein überzeugendes Beispiel ist SiemensDas Unternehmen hat die Beschaffung in eine strategische Funktion umgewandelt, indem es das Category Management zur Optimierung der Lieferantenauswahl und zur Förderung von Innovationen in seinen technischen und Fertigungsbereichen einsetzt. Durch die Einbindung der strategischen Beschaffung in die Entscheidungsfindung und die enge Verzahnung von Einkaufs- und Finanzabteilungen konnte Siemens die Effizienz steigern und gleichzeitig die Widerstandsfähigkeit der Lieferanten erhalten.

Warum CFOs in Beschaffungsteams investieren sollten

1. Steigerung der Kosteneffizienz über Einsparungen hinaus: Kostensenkungen sind zwar nach wie vor wichtig, aber das Beschaffungswesen kann durch TCO-Analysen (Total Cost of Ownership), Bedarfsmanagement und lieferantengesteuerte Innovationen einen größeren Wert schaffen. Investitionen in Beschaffungstechnologien, Analysen und Fähigkeiten ermöglichen es den Finanzverantwortlichen, fundiertere Ausgabenentscheidungen zu treffen, die über kurzfristige Einsparungen und Kostenvermeidung hinausgehen.
2. Synergien und Co-Investitionen in Technologie: CFOs spielen eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass Technologieinvestitionen mit der gesamten Finanzstrategie in Einklang stehen. Die Zusammenarbeit mit den CPOs bei Investitionen in die richtigen Technologielösungen kann zu mehr Effizienz, Transparenz und Kosteneffizienz im gesamten Unternehmen führen. Wenn Beschaffungs- und Finanzteams gemeinsam in Technologien wie Beschaffungsplattformen, Ausgabenmanagementberichte, Analysetools oder Lieferantenmanagementsysteme investieren, schaffen sie einen einheitlichen Ansatz für die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen, die Überwachung von Ausgaben und die Bewertung von Risiken.

Durch die Investition in eine gemeinsame Technologieinfrastruktur können sowohl Finanz- als auch Beschaffungsteams das Management ihrer Lieferantenbeziehungen und -verhandlungen optimieren, die Einhaltung von Verträgen verbessern, Kosteneinsparungen erzielen und den Beschaffungsprozess rationalisieren. Diese gemeinsame Investition verbessert nicht nur das Endergebnis, sondern verbessert auch die Entscheidungsfindung durch integrierte Finanz- und Beschaffungsdaten. Technologielösungen mit Echtzeit-Analyse- und Berichterstattungsfunktionen bieten CFOs tiefere Einblicke in die Leistung von Lieferanten, Kostentreiber und Möglichkeiten für strategische Partnerschaften, was das Unternehmenswachstum und die Rentabilität fördert.

3. Datengestützte Entscheidungsfindung: Das moderne Beschaffungswesen stützt sich auf Echtzeitdaten und -analysen, um CFOs und Finanzteams Transparenz über Lieferantenausgaben, Cashflow, Vertragsleistung, Kosteneinsparungsmöglichkeiten und Markttrends zu bieten. Untersuchungen zeigen immer wieder, dass Unternehmen, die fortschrittliche Beschaffungsanalysen nutzen, deutlich höhere Kosteneinsparungen erzielen als Unternehmen, die sich auf traditionelle Methoden verlassen. Durch die Integration von Erkenntnissen aus dem Beschaffungswesen in die Finanzplanung können die Finanzteams die Prognosegenauigkeit und die Kapitalzuweisung verbessern und so sicherstellen, dass die Ressourcen effektiv eingesetzt werden.
4. Stärkung der Widerstandsfähigkeit der Lieferkette: Die jüngsten globalen Störungen haben die entscheidende Bedeutung robuster und widerstandsfähiger Lieferketten unterstrichen. Beschaffungsteams spielen eine Schlüsselrolle bei der Diversifizierung der Lieferantenbasis, beim proaktiven Risikomanagement und bei der Sicherstellung der Geschäftskontinuität, was direkt mit den Verantwortlichkeiten der CFOs zur Risikominderung übereinstimmt.
5. Supplier-Led Innovation freisetzen: Strategische Lieferantenbeziehungen fördern die Co-Innovation und helfen Unternehmen, sich mit ihren Produkten und Dienstleistungen auf dem Markt zu differenzieren. Beschaffungsteams, die eng mit der Finanzabteilung zusammenarbeiten, können Investitionen in Lieferanten priorisieren, die den größten langfristigen Wert liefern, anstatt sich nur auf kurzfristige Kostensenkungen zu konzentrieren.
6. Ausrichtung der Beschaffung an ESG & Compliance-Zielen: CFOs sind in zunehmendem Maße für die Umwelt-, Sozial- und Governance-Berichterstattung (ESG) verantwortlich. Die Beschaffung sorgt für eine ethische Beschaffung, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und nachhaltige Lieferketten und mindert so das Risiko finanzieller und rufschädigender Schäden.

Die Rolle der Beschaffung im Finanzrisikomanagement

Die Beschaffung ist ein wichtiger Akteur bei der Minderung finanzieller Risiken, die sich auf das Endergebnis eines Unternehmens auswirken. Zu den wichtigsten Bereichen gehören:

• Risiko der Lieferanteninsolvenz: Eine solide Due-Diligence-Prüfung der Zulieferer und die Überwachung ihrer Finanzlage verhindern kostspielige Störungen.
• Geopolitische & Compliance Risiko: Beschaffungsteams navigieren durch komplexe Handelsvorschriften und Zölle, um die Integrität der Lieferkette aufrechtzuerhalten und die Anfälligkeit für geopolitische Instabilität zu minimieren.
• Währung & Inflationsrisiko: Wirksame Beschaffungsstrategien umfassen Absicherung, langfristige Verträge und eine Diversifizierung der Lieferanten, um Währungsschwankungen abzufedern und den Cashflow und die Kostenvolatilität zu steuern.

Führende Unternehmen, wie zum Beispiel Airbusintegrieren beschaffungsbasierte Risikobewertungen in ihre Geschäftsabläufe, um sich vor Schwankungen in der Lieferkette zu schützen und Stabilität in ihrer globalen Lieferantenbasis zu gewährleisten.

Fallstudie: Wie eine beschaffungsgesteuerte Strategie das Geschäftsergebnis eines Herstellers verändert hat

Ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen sah sich mit steigenden Materialkosten und Unterbrechungen der Lieferkette konfrontiert. Durch die Angleichung der Finanz- und Beschaffungsabteilungen, die Einführung eines Category-Management-Ansatzes, die Nutzung digitaler Beschaffungstools zur Konsolidierung von Lieferanten und die Aushandlung langfristiger Verträge.

Die Ergebnisse waren beeindruckend:

• 20 % Kostenreduzierung bei kritischen Materialien durch verbesserte Zusammenarbeit mit Lieferanten.
• Bedeutsam Risikominderung in der Lieferkette durch Dual-Sourcing-Strategien.
• Verbessertes Betriebskapital Management durch optimierte Zahlungsbedingungen.
• Stärkere ESG Einhaltung der Vorschriften durch eine strategische Umstellung auf nachhaltige Beschaffung.

Dies unterstreicht, wie CFOs und Beschaffungsleiter in Zusammenarbeit erhebliche Effizienzgewinne erzielen, die Widerstandsfähigkeit stärken und die Rentabilität steigern können.

Wie CFOs die Ausrichtung der Beschaffung stärken können

• In Technologie investieren: Tools wie Ausgabenanalyse, KI-gesteuerte Beschaffung und Vertragslebenszyklusmanagement verbessern die Entscheidungsfindung und Effizienz.
• Einbettung der Beschaffung in die Unternehmensstrategie: Frühzeitige Einbindung des Beschaffungswesens in die Finanzplanung und die unternehmerische Entscheidungsfindung.
• Talente & Fertigkeiten entwickeln: Die Fortbildung von Beschaffungsfachleuten und -teams in den Bereichen Finanzwissen, Verhandlungsführung und Datenanalyse verbessert ihre Fähigkeit, einen strategischen Beitrag zu leisten.
• Wert über Einsparungen hinaus messen: Nutzen Sie KPIs wie Lieferantenleistung, Risikominderung, Innovationsbeiträge und Auswirkungen auf die Nachhaltigkeit.

Schlussfolgerung & Aufruf zum Handeln

Angesichts des zunehmenden Drucks im Zusammenhang mit der finanziellen Verantwortung können es sich die CFOs nicht leisten, den Wert der Beschaffung zu übersehen. Indem sie investieren und eine enge Zusammenarbeit zwischen ihren Beschaffungs- und Finanzfunktionen sicherstellen, eine reibungslose Zusammenarbeit mit den CPOs pflegen und die Denkweise von Kostensenkungen auf strategische Investitionen umstellen, können Finanzleiter neue Möglichkeiten für Effizienz, Wachstum und Widerstandsfähigkeit erschließen.

Für Unternehmen, die den Einfluss des Beschaffungswesens stärken wollen, ist es jetzt an der Zeit bestehende Fähigkeiten zu bewerten, in Talente und Technologie zu investieren und eine engere Zusammenarbeit zwischen Finanz- und Beschaffungsteam. Wenn Sie herausfinden möchten, wie Ihr Beschaffungsteam einen strategischen Wert schaffen kann, wenden Sie sich noch heute an Fractory, um mehr zu erfahren.

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