Wo gehört die Beschaffung in der Organisationshierarchie hin?

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Das Verständnis der Rolle der Beschaffung innerhalb eines Unternehmens ist entscheidend für die Maximierung ihres Einflusses. Die richtige Organisationsstruktur der Beschaffung gewährleistet die Abstimmung mit Geschäftszielen, erleichtert Kosteneinsparungen, und stärkt Leistung der Lieferanten. Dieser Artikel befasst sich mit den verschiedenen Organisationsstrukturen der Beschaffung, ihren Vor- und Nachteilen und damit, wie Unternehmen die beste Berichtslinie für ihre Beschaffungsfunktion bestimmen können.

Organisatorische Strukturen der Beschaffung verstehen

Die Beschaffungsfunktion arbeitet unter verschiedenen Organisationsmodellen, die von folgenden Faktoren beeinflusst werden Unternehmensgröße, Geschäftsziele, Operationenund die Bedürfnisse der Industrie. Die drei gängigsten Strukturen sind zentralisierte, dezentralisierte und hybride Beschaffungsmodelle.

Zentralisierte Beschaffungsstruktur

Eine zentralisierte Beschaffungsstruktur konsolidiert die Beschaffungsaktivitäten in einer einzigen Abteilung und gewährleistet so Konsistenz, Kostenkontrolle und die Einhaltung von Richtlinien. Dieses Modell ist besonders effektiv für große Unternehmen, in denen strategische Beschaffung und Großeinkauf zu unternehmensweiten Kosteneinsparungen führen.

Hauptmerkmale einer zentralisierten Struktur:

• A zentrales Beschaffungsteam verwaltet die Verhandlungen mit den Lieferanten und die Verträge.
• Standardisierte Beschaffungsprozesse in der gesamten Organisation.
• Größere Risikomanagement und die Einhaltung von Richtlinien.

Vorteile:

✅ Stärker Kostensenkung Möglichkeiten durch Mengeneinkauf.
✅ Verbessert Lieferantenleistung und Vertragsmanagement.
✅ Bessere Kontrolle über Beschaffung, Lieferkettenaktivitäten und Ausgaben.

Herausforderungen:

❌ Kann die Entscheidungsfindung für verschiedene Abteilungen mit einzigartigen Bedürfnissen verlangsamen.
❌ Bietet möglicherweise keine Flexibilität für dringende oder regionalspezifische Beschaffungsanforderungen anderer Abteilungen.

Dezentralisierte Beschaffungsstruktur

Eine dezentralisierte Struktur ermöglicht es verschiedenen Beschaffungsteams in verschiedenen Geschäftsbereichen, unabhängige Einkaufsentscheidungen zu treffen. Dieses Modell wird von multinationalen Unternehmen bevorzugt, die eine lokale Reaktionsfähigkeit benötigen.

Hauptmerkmale einer dezentralisierten Struktur:

• Verschiedene Abteilungen verwalten ihre eigene Beschaffung unabhängig.
• Größere Autonomie für regionale Teams.
• Erhöhte Flexibilität bei der Reaktion auf Markttrends.

Vorteile:

✅ Schnellere und bessere Entscheidungsfindung und höhere Flexibilität.
✅ Individuellere Lieferantenbeziehungen auf der Grundlage regionaler Bedürfnisse.
✅ Stärkere Ausrichtung auf Unternehmenszielen von bestimmten Einheiten.

Herausforderungen:

❌ Schwieriger durchzusetzen Einhaltung und standardisierte Beschaffungsrichtlinien.
❌ Reduziert Kosteneinsparungen aufgrund der fehlenden Verhandlungsmacht der Masse.

Hybride Beschaffungsstruktur

Eine hybride Beschaffungsstruktur kombiniert Elemente sowohl zentralisierter als auch dezentralisierter Modelle und bietet eine Gleichgewicht zwischen Kontrolle und Flexibilität.

Die wichtigsten Merkmale einer hybriden Struktur:

• A zentrales Beschaffungsteam verwaltet die strategische Beschaffung, während lokale Teams die operativen Einkäufe erledigen.
• Standardisierte Richtlinien mit Flexibilität für spezifische Bedürfnisse.
• Gemeinsame Nutzung Berichtslinien zwischen der Zentrale und den Geschäftseinheiten.

Vorteile:

✅ Gewährleistet Konsistenz in Beschaffungsprozessen und ermöglicht gleichzeitig lokale Anpassungen.
✅ Gleichgewichte Kosteneinsparungen und regionale Agilität.
✅ Stärker Risikomanagement und die Durchsetzung von Richtlinien.

Herausforderungen:

❌ Benötigt Klarheit Rollen und Verantwortlichkeiten um Verwirrung zu vermeiden.
❌ Potenzielle Ineffizienzen, wenn Beschaffungsteams mangelt es an Koordination.

Fallstudie: Zentralisierte Beschaffung bei General Electric (GE)

General Electric (GE), einer der größten multinationalen Konzerne der Welt, sah sich aufgrund seines historisch dezentralisierten Beschaffungsmodells mit erheblichen Ineffizienzen konfrontiert. Verschiedene Geschäftseinheiten arbeiteten unabhängig voneinander, was zu fragmentierte Lieferantenbeziehungen, vermisst Kosteneinsparungsmöglichkeitenund inkonsistent Risikomanagement Strategien.

Herausforderungen:

• Fehlen eines zentralen Beschaffungsteams, was zu überflüssigen Lieferantenverträgen führt.
• Ineffizienzen bei der Verfolgung von Schlüsselkennzahlen im gesamten Beschaffungswesen.
• Begrenzte Kostensenkung aufgrund nicht standardisierter Lieferantenverhandlungen.
• Herausforderungen bei der Einhaltung von Vorschriften in mehreren Regionen.

Lösung implementiert:

Um diese Ineffizienzen zu beseitigen, implementierte GE ein zentralisierte Beschaffungsstruktur unter der Leitung eines Chief Procurement Officer (CPO), der dem CFO. Das Unternehmen nutzte datengesteuerte Entscheidungsfindung und strategische Beschaffungsinitiativen um den gesamten Beschaffungsprozess weltweit zu optimieren.

Erzielte Ergebnisse:

• $1 Milliarde an Kosteneinsparungen durch verbesserte Lieferantenverhandlungen und Großeinkäufe.
• Gesteigerte Leistung der Lieferanten durch Vertragsstandardisierung und strenge Überwachung.
• Verbessertes Risikomanagement durch die Implementierung eines globalen Compliance-Rahmens.
• Stärkere Ausrichtung auf Unternehmensziele, was zu einer höheren betrieblichen Effizienz führt.

Durch die Umstellung auf eine zentralisierte Beschaffungsstruktur hat GE seine Beschaffungs- und Einkaufsfunktion erfolgreich gestrafft und dadurch erhebliche Kosteneinsparungen erzielt, während gleichzeitig die Risiken für die Lieferanten gemindert wurden. Dieser Fall zeigt, wie wichtig es ist, die Beschaffungsteams auf die allgemeinen Geschäftsziele eines Unternehmens auszurichten, um die Effizienz zu steigern und einen langfristigen Mehrwert zu schaffen.

Wo sollte die Beschaffung berichten?

Die Festlegung der idealen Organisationsstruktur der Beschaffung ist ebenso wichtig wie die Wahl der richtigen Berichtslinien. Die Berichtsstruktur der Beschaffung wirkt sich auf ihre Fähigkeit aus, Einsparungen zu erzielen, Risiken zu managen und die Leistung der Lieferanten zu verbessern.

Berichterstattung an den Chief Financial Officer (CFO)

In vielen Unternehmen sind die Beschaffungsteams dem CFO oder dem Finanzteam unterstellt, da die Beschaffung Einfluss auf die Kostensenkung und das Budgetmanagement hat.

✅ Starke Ausrichtung auf Initiativen zur Kosteneinsparung.
✅ Bessere Finanzaufsicht und Governance.
❌ Kann die Konzentration der Beschaffung auf die Leistung der Lieferanten und die betriebliche Effizienz einschränken.

Berichterstattung an den Chief Operating Officer (COO)

Wenn sich Beschaffungsaktivitäten direkt auf die Produktion auswirken, können Beschaffungsfachleute dem COO Bericht erstatten.

✅ Stärkere Ausrichtung auf Lieferkette und Betrieb.
✅ Stärkere Konzentration auf strategische Beschaffung und Logistik.
❌ Geringerer Schwerpunkt auf Kosteneinsparungen und finanzieller Steuerung.

Berichterstattung an den Chief Executive Officer (CEO)

In einigen Organisationen ist die Beschaffung direkt dem CEO unterstellt, wodurch ihre Rolle als strategische Funktion gestärkt wird.

✅ Stärkt die Rolle der Beschaffung bei der Umsetzung von Geschäftszielen.
✅ Gewährleistet die unternehmensweite Ausrichtung der Beschaffungsprozesse.
❌ Erfordert eine hoch entwickelte und strategische Beschaffungsfunktion.

Die richtige Organisationsstruktur für die Beschaffung finden

Um die optimale Organisationsstruktur für die Beschaffung zu finden, müssen Unternehmen diese bewerten:

• Unternehmensgröße & Branche: Größere Unternehmen profitieren von zentralen Beschaffungsteams, während dezentralisierte Modelle gut für regionale Flexibilität geeignet sind.
• Geschäftsziele: Wenn Kosteneinsparungen im Vordergrund stehen, ist eine Berichterstattung an den CFO sinnvoll. Wenn operative Effizienz am wichtigsten ist, ist der COO die bessere Wahl.
• Reifegrad der Beschaffung: Strategischere Beschaffungsteams können eine direkte Berichterstattung an den CEO rechtfertigen.
• Anforderungen an das Risikomanagement: Wenn die Einhaltung von Vorschriften und das Risikomanagement im Vordergrund stehen, bietet die zentrale Beschaffung stärkere Kontrollen.

Schlussfolgerung

Bei der Beschaffung geht es nicht mehr nur um Kostensenkungen – sie ist eine strategische Funktion, die das Geschäftsergebnis beeinflusst. Um die Wirkung der Beschaffung zu maximieren, ist es wichtig zu verstehen, wo sie in der Unternehmenshierarchie hingehört. Mit der richtigen Struktur und Berichtslinie können Beschaffungsleiter und -fachleute bessere, fundierte Entscheidungen treffen, die Beziehungen zu den Lieferanten verbessern, Risiken mindern und sich an den Unternehmenszielen orientieren. Da sich die Beschaffung ständig weiterentwickelt, müssen Unternehmen proaktiv dafür sorgen, dass sie über die richtige Autorität und Sichtbarkeit verfügt, um sinnvolle Veränderungen voranzutreiben.

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