مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات: كيفية قياس وتحسين الأداء

انضم إلى منتدى المصممين

خبرتك ضرورية للمجتمع. انضم إلينا وساهم بمعرفتك

شارك وتعلّم وتقدّم مع أفضل المحترفين في هذا المجال

تعد مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات (KPIs) أدوات أساسية لتتبع أداء المشتريات ، وإدارة علاقات الموردين ، وتقديم وفورات في التكاليف. بالنسبة لقادة وفرق المشتريات ، توفر مؤشرات الأداء الرئيسية الوضوح اللازم لإدارة الإنفاق بفعالية ، وتقليل التكاليف المستقبلية ، وإظهار القيمة للأعمال الأوسع.

في هذا الدليل ، نقوم بتفكيك أهم مقاييس المشتريات ، ونشرح كيفية تتبعها ، وإظهار كيفية دعمهم لاتخاذ القرارات بشكل أفضل عبر وظيفة المشتريات.

ما هي مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات؟

مؤشرات أداء مفتاح المشتريات (KPIs) هي مقاييس محددة تستخدم تقييم نجاح وكفاءة أنشطة المشتريات. تساعد هذه المقاييس المؤسسات على قياس مدى فعالية إدارة عمليات المشتريات ، بما في ذلك التحكم في التكاليف ، وعلاقات الموردين ، والكفاءة التشغيلية ، وإدارة المخاطر.

يمكن أن تتراوح مؤشرات الأداء الرئيسية في المشتريات من المقاييس الأساسية، مثل وقت دورة الشراء ، إلى المزيد المؤشرات الاستراتيجية، مثل المشتريات العائد على الاستثمار وتنوع الموردين. الهدف الأساسي المتمثل في تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية هو تحويل المشتريات من وظيفة تفاعلية إلى شريك تجاري استباقي واستراتيجي. من خلال التركيز على النتائج القابلة للقياس ، يمكن لفرق المشتريات إظهار قيمتها في توفير وفورات في التكاليف ، وتحسين أداء الموردين ، وتعزيز أداء الأعمال الإجمالية.

مؤشرات الأداء الرئيسية بمثابة خريطة طريق للتحسين. يوجهون قادة وفرق المشتريات من خلال توفير رؤى قابلة للتنفيذ في مجالات مثل تجنب التكاليف وأداء الموردين والامتثال للعقود ، مما يضمن أن أهداف المشتريات تتوافق مع أهداف العمل الأوسع.

لماذا شراء مؤشرات الأداء الرئيسية

غالبًا ما تدير قسم المشتريات جزءًا كبيرًا من تكاليف التشغيل للشركة. بدون مقاييس شراء واضحة ، من الصعب إظهار القيمة أو تحديد مجالات التحسين. هذا مهم بشكل خاص لمهنيي المشتريات المكلفين بـ:

• تقديم تخفيض التكاليف وتجنب التكاليف
• إدارة استثمارات المشتريات بشكل فعال
• ضمان الامتثال للعقد
• تحسين أوقات دورة الشراء
• تعزيز أداء المورد وتوافره

تساعد مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات القوية مديري المشتريات على اتخاذ قرارات مستنيرة ، وإدارة المخاطر ، والتوافق مع أهداف العمل الأوسع. كما أنها تساعد في تحديد أوجه القصور ، وتقليل الإنفاق المافريك ، ودعم إدارة البائعين بشكل أفضل.

مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات الرئيسية يجب أن تتتبع

فيما يلي بعض من أبرز مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات والمقاييس التي يجب مراقبتها. تغطي مؤشرات الأداء الرئيسية هذه كل شيء من تقنيات إدارة التكاليف إلى كفاءة سلسلة التوريد وإدارة علاقات الموردين.

1. وفورات في التكاليف وتجنب التكلفة

• وفورات في التكاليف السنوية -يقيس المبلغ الذي تم إنقاذه على أساس سنوي من خلال المبادرات التي تقودها المشتريات مثل إعادة التفاوض أو بدائل المصادر.
• تجنب التكلفة -يشير إلى النفقات المستقبلية المحتملة التي يتم تجنبها ، مثل زيادة الأسعار التي يتم تخفيفها من خلال العقود طويلة الأجل أو المصادر الاستراتيجية.

لماذا يهم: مؤشرات الأداء الرئيسية لتوفير التكاليف هي أساسية لأداء المشتريات. أنها تُظهر المساهمة المالية للمشتريات في الأعمال والتحقق من صحة استراتيجية المشتريات.

2. وقت دورة الشراء

هذا يقيس الوقت الذي تستغرقه من طلب شراء واشتراك أمر الإرسال.

لماذا يهم: يزيد وقت دورة أمر الشراء القصير من كفاءة المشتريات ويحسن رضا أصحاب المصلحة. أوقات دورة طويلة يمكن أن تؤخر المشاريع وتؤدي إلى عمليات شراء الطوارئ.

3. أداء المورد

لماذا يهم: يؤثر أداء المورد على سلسلة التوريد بأكملها. يمكن أن يؤدي سوء التسليم إلى مؤشرات الأداء الرئيسية أو جودة المنتج إلى تعطيل العمليات وزيادة تكاليف المشتريات.

4. معدل الامتثال للعقد

يتتبع KPI هذا عدد المرات التي يتم فيها إجراء عمليات الشراء بما يتماشى مع العقود الحالية.

لماذا يهم: يقلل الامتثال العالي من تسرب الإنفاق على المشتريات ، ويحسن القدرة على التنبؤ بالتكاليف ، ويدعم علاقات بائع أفضل. كما يضمن أن أنشطة المشتريات تتماشى مع شروط التفاوض.

5. مشتريات الطوارئ

هذا يتتبع عدد أو نسبة المشتريات التي تم إجراؤها على أساس مخصص دون المرور بعملية الشراء المعتادة.

لماذا يهم: عادة ما تكلف مشتريات الطوارئ أكثر وتشير إلى تخطيط المشتريات الضعيف. تقليلهم يحسن كفاءة المشتريات والسيطرة على الإنفاق.

6. العائد على الاستثمار المشتريات

يقيس عائد المشتريات على الاستثمار (ROI) إجمالي العائد المالي الناتج عن وظيفة المشتريات مقابل تكاليف التشغيل.

صيغة:

العائد على الاستثمار المشتريات = (وفورات التكاليف السنوية + تجنب التكلفة) / تكاليف تشغيل المشتريات

لماذا يهم: هذا هو مقياس رئيسي لقادة المشتريات لإظهار قيمة استثمارات المشتريات وتبرير الزيادات في الميزانية أو عدد الموظفين.

7. توافر البائع والموثوقية

• معدل توافر البائع – النسبة المئوية للموردين المتاحة والاستجابة عند الحاجة.
• حوادث المخزون – عدد مرات حدوث اضطرابات سلسلة التوريد بسبب مشاكل البائع.

لماذا يهم: توفر المورد أمرًا ضروريًا للاستمرارية. تضمن قاعدة البائعين المتنوعة والموثوقة المرونة ، خاصة أثناء تقلبات السوق.

8. شراء كفاءة دورة الدفع

يغطي مؤشرات الأداء الرئيسية من طرف إلى طرف كل شيء بدءًا من طلب المشتريات إلى دفع الفاتورة.

لماذا يهم: إن دورة المشتريات المتبسطة إلى الدفع (P2P) تقلل من التكاليف الإدارية ، وتحسن التدفق النقدي ، وتدعم إدارة المشتريات الأفضل.

9. تكلفة الشراء كنسبة مئوية من الإنفاق

يُظهر مؤشرات الأداء الرئيسية هذه التكلفة التشغيلية لوظيفة الشراء كنسبة مئوية من إجمالي إنفاق المشتريات.

لماذا يهم: يساعد تتبع هذا في تحديد ما إذا كان فريق المشتريات يعمل بكفاءة ويستفيد من موارده.

10. رضا العملاء (أصحاب المصلحة الداخليين)

يمكن استخدام درجات المسح والتعليقات من أصحاب المصلحة الداخليين لتقييم مستويات خدمة المشتريات.

لماذا يهم: فريق المشتريات الذي يسلم بكفاءة ويدعم الاحتياجات الداخلية يكسب الثقة ويشجع الامتثال للسياسة.

كيفية تتبع مقاييس المشتريات بشكل فعال

يتطلب تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات الأدوات والعمليات الصحيحة. إليك ما يجب على مديري المشتريات التركيز عليه:

استخدم أنظمة بيانات المشتريات المتكاملة

جداول البيانات وحدها لن تقطعها. يجب أن تأتي البيانات من أدوات متكاملة مثل:

يضمن مركزية بيانات المشتريات دقة واتساقًا أفضل عبر مؤشرات الأداء الرئيسية.

تعيين خطوط الأساس والمعايير

كل مؤشرات KPI المشتريات تحتاج إلى أساس للمقارنة. يمكن تعيين المعايير باستخدام الأداء التاريخي أو متوسطات الصناعة أو الأهداف الداخلية.

إنشاء لوحات المعلومات والتقارير

استخدم لوحات المعلومات المرئية لجعل مؤشرات الأداء الرئيسية سهلة الفهم لأصحاب المصلحة. تضمن التقارير العادية المساءلة ودعم اتخاذ القرارات المستنيرة.

مراجعة وضبط مؤشرات الأداء الرئيسية بشكل دوري

يتغير المشتريات الطبيعية. قد تتطلب اضطرابات سلسلة التوريد ، واللوائح الجديدة ، والتحولات الاستراتيجية تعديلات KPI. تساعد المراجعات العادية في ضمان بقاء مؤشرات الأداء الرئيسية ذات صلة.

كيف تدعم مؤشرات الأداء الرئيسية استراتيجية المشتريات

تعد مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات أكثر من مجرد مقاييس تشغيلية – إنها عوامل تمكين استراتيجية.

مساعدة مؤشرات الأداء الرئيسية المحددة جيدًا قادة المشتريات:

• تبرير قرارات المشتريات والاستثمارات
• محاذاة أنشطة المشتريات مع أهداف الشركة
• تحسين علاقات الموردين من خلال توقعات واضحة
• مراقبة أداء المشتريات وتحديد المناطق ذات الأداء الضعيف
• اتخاذ قرارات مستنيرة لخفض التكاليف المستقبلية وتحسين كفاءة سلسلة التوريد

كما أنها تدعم المصادر المستدامة من خلال تتبع مقاييس ESG ومبادرات التأثير الاجتماعي.

التحديات الشائعة في تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات

على الرغم من أهميتها ، تكافح العديد من المنظمات مع تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات بسبب:

• جودة البيانات رديئة – تؤدي بيانات المشتريات غير المكتملة أو غير الدقيقة إلى مؤشرات الأداء الرئيسية غير الموثوقة.
• الأنظمة المروعة – البيانات المنتشرة عبر منصات متعددة تعيق التتبع والتحليل.
• عدم الوضوح – يجب تعريف مؤشرات الأداء الرئيسية بوضوح مع الملكية المعينة لكل واحد.
• محدود أصحاب المصلحة في – تحتاج فرق المشتريات إلى تعاون من جميع أنحاء العمل لتتبع مقاييس معينة ، مثل رضا العملاء الداخليين.

يتطلب التغلب على هذه التحديات الاستثمار في أنظمة البيانات ، وملكية العمليات الواضحة ، ودعم القيادة.

أفضل الممارسات لمحترفي المشتريات

للحصول على أقصى استفادة من مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات:

• محاذاة مؤشرات الأداء الرئيسية مع استراتيجية المشتريات وأهداف العمل.
• اختر أ مزيج من المقاييس: المالية والتشغيلية والقائمة على العلاقة.
• التركيز على عدد يمكن التحكم فيه من مؤشرات الأداء الرئيسية عالية التأثير.
• أتمتة جمع البيانات حيثما أمكن.
• مشاركة رؤى مع أصحاب المصلحة بانتظام.
• تعزيز ثقافة تحسين مستمر باستخدام اتجاهات KPI.

خاتمة

لا غنى عن مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات لأي مؤسسة تسعى إلى تحسين أداء المشتريات ، وتكاليف التحكم ، وبناء علاقات مورد مرنة. لا تساعد هذه المقاييس فرق المشتريات فقط على تتبع أهداف فورية مثل توفير التكاليف وأداء الموردين ولكن أيضًا توفر إطارًا استراتيجيًا لنجاح الأعمال على المدى الطويل. من مراقبة تجنب التكلفة إلى ضمان الامتثال للعقد وكفاءة المورد في القيادة ، تلعب مؤشرات الأداء الرئيسية دورًا محوريًا في مواءمة المشتريات مع الأهداف التنظيمية.

من خلال اختيار مقاييس المشتريات المناسبة ، واستخدام أدوات بيانات قوية ، وتضمين مؤشرات الأداء الرئيسية في أنشطة المشتريات اليومية ، يمكن للفرق إظهار تأثيرها ، وبناء شراكات بائع أقوى ، وتحسين الأداء بشكل مستمر. لم يعد المشتريات مجرد تأمين أفضل سعر-إنه يتعلق بإنشاء قيمة طويلة الأجل من خلال اتخاذ القرارات الاستراتيجية وإدارة المخاطر والتحسين المستمر.

انضم إلى منتدى المصممين

خبرتك ضرورية للمجتمع. انضم إلينا وساهم بمعرفتك

شارك وتعلّم وتقدّم مع أفضل المحترفين في هذا المجال