التحليل الإنفاق: العملية والأدوات والاتجاهات وأفضل الممارسات

انضم إلى منتدى المصممين

خبرتك ضرورية للمجتمع. انضم إلينا وساهم بمعرفتك

شارك وتعلّم وتقدّم مع أفضل المحترفين في هذا المجال

التحليل الإنفاق هو حجر الزاوية في المشتريات الحديثة. بالنسبة للمؤسسات التي تسعى إلى زيادة الكفاءة ، وتقليل التكاليف ، وبناء سلاسل التوريد المرنة ، لم يعد فهم بيانات إنفاق المشتريات اختياريًا – إنه أمر ضروري. هذا هو المكان الذي يأتي فيه تحليل الإنفاق.

يغطي هذا الدليل قضاء عملية التحليلوالفوائد والأدوات والتطبيقات في العالم الحقيقي ، وتقديم فرق المشتريات خارطة طريق واضحة لتحقيق رؤية الإنفاق ، واتخاذ قرارات أفضل وتحديد فرص توفير التكاليف.

ما هو التحليل الإنفاق؟

التحليل الإنفاق هو العملية المنظمة لجمع بيانات إنفاق المشتريات وتنظيفها وتصنيفها وتحليلها. في جوهره ، يتعلق الأمر بالإجابة على بعض الأسئلة الأساسية:

• ماذا نشتري؟
• من من؟
• بأي ثمن؟
• عدد المرات؟

يتيح هذا التحليل التأسيسي فرق المشتريات اكتشاف عدم الكفاءة ، وتقليل التكاليف ، وتحسين الامتثال ، وبناء علاقات مورد أقوى من خلال استراتيجيات أكثر فعالية.

لماذا تنفق التحليل مهم

الشراء الحديث هو أكثر بكثير من مجرد الشراء بأقل سعر. يتعلق الأمر بالقيادة من خلال الكفاءة والابتكار وإدارة المخاطر والاستدامة ، مما يؤدي في النهاية إلى وفورات كبيرة في التكاليف.

يدعم تحليل الإنفاق هذا التحول من خلال تمكين التحليلات بشكل أفضل:

• تحسين التكلفة من خلال رؤية أفضل
• توحيد المورد وإدارة الأداء
• تحديد تنفق مافريك أو خارج العقد
• دعم الاستدامة والمسؤولية الاجتماعية الأهداف
• تحسين الامتثال وخفض الأخطاء البشرية
• فئة استراتيجية المحاذاة عبر العمل

بالنسبة للمصنعين والشركات التي تقودها الهندسة ، فإنه يساعد أيضًا على شراء المشتريات وتصميم المنتجات ، مما يضمن فهم الآثار التكلفة لقرارات الهندسة في وقت مبكر.

عملية تحليل الإنفاق

يتبع تحليل الإنفاق الأساسي هذه المراحل الرئيسية:

1. جمع البيانات من مصادر متعددة

جمع البيانات من ERPs وأنظمة التمويل وبطاقات المشتريات وجداول البيانات وأي مصادر بيانات أخرى مرتبطة بالشراء. التغطية الجيدة أمر بالغ الأهمية ل صورة موثوقة للإنفاق الكلي، توفير معلومات محدثة.

2. تنظيف وتوحيد البيانات

يتضمن ذلك إزالة التكرارات وتصحيح الأخطاء وتوحيد أسماء الموردين. تقدم بيانات غير دقيقة أو غير مكتملة خطأ بشري ويقوض الإخراج.

3. تصنيف الإنفاق حسب الفئة

هذه الخطوة تصنف الإنفاق في فئات الإنفاق (على سبيل المثال ، المواد الخام ، اللوجستية) ، تتماشى مع تصنيفات داخلية أو معايير الصناعة مثل UNSPSC. الإنفاق حسب الفئة هو الأساس لأي تحليل آخر للإنفاق المباشر وغير المباشر.

4. تحليل مكعب الإنفاق

يعرض مكعب الإنفاق البيانات عبر ثلاثة أبعاد – نقاط ، فئات ، ووحدات أعمال – مما يجعل من السهل تحديد الأنماط أو التداخل أو فرص الادخار.

5. توليد التقارير واتجاهات المراقبة

تسليم لوحات المعلومات وأدوات التقارير معلومات محدثة لأصحاب المصلحة. يجب أن يتم تحديثها بانتظام من أجل الرؤية المستمرة وتخفيف المخاطر.

تصور الإنفاق: إنفاق مكعب

واحدة من أكثر الأدوات المفيدة في تحليل الإنفاق هي مكعب الإنفاق. يساعدك هذا النموذج ثلاثي الأبعاد على تصور الإنفاق من ثلاثة وجهات نظر:

• مزود – من الذي تشتري منه؟
• فئة – ماذا تشتري؟
• وحدة الأعمال – من الذي يشتري؟

يساعد المكعب في تحديد الإنفاق المجزأ ويدعم توحيد الموردين أو استراتيجيات المصادر على مستوى الفئة.

إنفاق أمثلة على التحليل

دعونا نلقي نظرة على بعض أمثلة تحليل الإنفاق التي توضح القيمة الحقيقية:

• حددت شركة تصنيع أن خمسة أقسام كانت تشتري نفس معدات السلامة من الموردين المختلفين. توحيد لبائع واحد أنقذ 15 ٪ و انخفاض الأوقات الرصاص.
• قامت شركة تكنولوجيا بإبلاغ زيادة بإنفاق الذيل لتراخيص البرمجيات. عند التحقيق ، كان هذا بسبب المهندسين تجاوز عملية الطلب القياسي. فرض سياسة الشراء استعادة التحكم في الميزانية.
• تستخدم منظمة القطاع العام تحليل الإنفاق تقييم أداء المورد ودمج البائعين لخدمات تقديم الطعام ، وزيادة الامتثال للعقود وتقليل التكلفة لكل رأس.

إنفاق أدوات التحليل

توفر أدوات تحليل الإنفاق الحديثة مستويات متفاوتة من الأتمتة والتصنيف والإبلاغ. تتراوح الخيارات من الأجنحة المتكاملة إلى حلول نقطة:

يعتمد الخيار الأفضل على حجم مؤسستك وتعقيدها ومكدس التكنولوجيا الحالي.

كيف تستخدم فرق المشتريات تحليل الإنفاق

يلعب التحليل للإنفاق دورًا رئيسيًا عبر كامل عملية الشراء، دعم المبادرات مثل:

• إدارة المورد – قياس أداء المورد مع مرور الوقت ، وتقييم وتخفيف المخاطر.
• المصادر الاستراتيجية – إعطاء الأولوية أحداث المصادر بأكبر قيمة أو تعرض.
• التفاوض على العقد – الاستفادة من المشتريات تنفق بيانات للتفاوض على شروط أفضل.
• الميزانية والتخطيط – بناء التنبؤات بناءً على البيانات الحقيقية ، وليس الافتراضات.
• تتبع الاستدامة – فهم البصمة البيئية أو الاجتماعية لقرارات الإنفاق.

من خلال تضمين رؤى في سير العمل ، يضمن قادة المشتريات أن التحليل يؤدي إلى رؤى قابلة للتنفيذ ، وليس فقط التقارير.

كيفية البدء في تحليل الإنفاق: قائمة مراجعة عملية

إذا كنت تجري تحليلًا للإنفاق لأول مرة ، أو تتطلع إلى نضج العملية الحالية ، يمكن أن تساعد قائمة المراجعة هذه.

1. تحديد الأهداف
   توضيح ما إذا كان هدفك هو تقليل التكاليف أو تحسين أداء الموردين أو الاستعداد لمبادرة مصادر استراتيجية جديدة.
2. تحديد وجمع مصادر البيانات
   جمع بيانات إنفاق المشتريات من جميع المصادر – ERP ، أنظمة الفواتير ، جداول البيانات ، العقود ، إلخ.
3. تنظيف وتوحيد البيانات
   ضمان الاتساق عبر الأسماء والفئات ونقاط البيانات لتحسين دقة البيانات.
4. تصنيف حسب فئة الإنفاق
   استخدم مجموعات فئة الإنفاق المنطقي لرؤية الصورة الأكبر والكشف عن فرص التوفير.
5. حدد الأداة الصحيحة
   اختر أداة تحليل الإنفاق أو حل لوحة القيادة التي تتوافق مع احتياجات فريقك وقدراتك.
6. تحليل وتحديد الفرص
   الاتجاهات السطحية في أنماط الإنفاق ، وتتبع تنفق الذيل ، وإيجاد مناطق لترشيد الموردين.
7. اتخاذ الإجراءات والتواصل
   تحرك التغييرات عبر المصادر أو إدارة الموردين أو شروط العقد بناءً على النتائج التي توصلت إليها.
8. إنشاء عملية مستمرة
   إنشاء إطار عمل قابل للتكرار للحفاظ على استراتيجية إدارة الإنفاق الخاصة بك الحالية وذات صلة.

إنفاق التحليلات و ESG: رابط الاستدامة

من المتوقع أن تنفق فرق المشتريات الحديثة بشكل متزايد البيئة والاجتماعية والحوكمة (ESG) الأهداف. إنفاق التحليلات يدعم هذا بحلول:

• مخاطر الموردين المليئة بالإبلاغ عن ضعف أداء ESG
• الكشف عن أنماط الإنفاق التي تعطي الأولوية للموردين الأخلاقيين أو المحليين
• تتبع جمل ESG في العقود مقابل بيانات عملية المشتريات في العالم الحقيقي

على الرغم من أنه لا يرتبط دائمًا بالاستدامة ، إلا أن تحليل الإنفاق يمكّن المنظمات من مواءمة الإنفاق مع قيم ESG ، من خلال تحويل بيانات الإنفاق إلى رافعة للتغيير.

التحديات الرئيسية عند إجراء تحليل الإنفاق

في حين أن المفهوم واضح ومباشر ، فإن إجراء تحليل الإنفاق يمكن أن يكون مستهلكًا للوقت ومعقد. تشمل التحديات الشائعة:

• دقة البيانات – البيانات غير المتناسقة أو التي تحد من الثقة في النتائج.
• نقص الموارد – قد تكافح الفرق الصغيرة لتصنيف وتحليل مجموعات البيانات الكبيرة يدويًا.
• ضعف مشاركة أصحاب المصلحة -بدون شراء الأعمال ، حتى الرؤى عالية الجودة قد لا تستخدم.

يتطلب التغلب على هذه الحواجز مزيجًا من التكنولوجيا والحوكمة والتعاون بين الوظائف ، وخاصة بين المشتريات والتمويل وتكنولوجيا المعلومات.

مستقبل الإنفاق التحليلات

نظرًا لأن المشتريات تصبح أكثر تعتمد على البيانات ، فإن التحليلات الإنفاق تتطور مع دعم التقنيات المتقدمة. فيما يلي بعض الاتجاهات التي تعيد تشكيل المستقبل:

• التحليلات التنبؤية: الانتقال من وصفية إلى رؤى تنبؤية تشير إلى اتجاهات الإنفاق المستقبلية أو المخاطر المحتملة.
• لوحات المعلومات في الوقت الحقيقي: تمكين فرق المشتريات من الرد بسرعة على التغييرات في أداء الموردين أو أنماط الإنفاق.
• التكامل مع ESG ومنصات الامتثال: تعزيز الرؤية في المشتريات المستدامة والمسؤولة.
• معالجة اللغة الطبيعية (NLP): تبسيط الاستعلامات المعقدة وتحسين تجربة المستخدم ضمن أدوات التحليل للإنفاق.
• التصنيف المعزز AI: تحسين دقة البيانات وتقليل العمل اليدوي الذي يستغرق وقتًا طويلاً لتصنيف الإنفاق.

تساعد هذه الابتكارات قادة المشتريات على استخلاص قيمة أكبر من بيانات إنفاقهم مع مواءمة إدارة الإنفاق مع أهداف عمل أوسع.

خاتمة

لم يعد تحليل الإنفاق مجرد أداة لفرق المشتريات الناضجة – إنها ضرورة استراتيجية.

من خلال الحصول على الرؤية في إجمالي الإنفاق ، وتنظيف وتصنيف بيانات إنفاق المشتريات ، وتطبيق الأدوات المناسبة ، يمكن للشركات اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً ، وخفض التكاليف ، وتقليل مخاطر الموردين. مع الاهتمامات الحالية بتقلب سلسلة التوريد وتدقيق ESG ، فإنه يساعد أيضًا على ضمان الامتثال وتقديم قيمة دائمة.

سواء كنت تبدأ بتحليل الإنفاق الأساسي أو تتطلع إلى بناء وظيفة إدارة إنفاق أفضل في فئتها ، فإن الأساس هو نفسه: البيانات النظيفة ، والأهداف الواضحة ، والتحسين المستمر.

انضم إلى منتدى المصممين

خبرتك ضرورية للمجتمع. انضم إلينا وساهم بمعرفتك

شارك وتعلّم وتقدّم مع أفضل المحترفين في هذا المجال