您是否曾想过，复杂的桥梁是如何建造的，时尚的新玩意儿是如何制造的？ 一切都始于采购。
任何工程项目的成功都有赖于一个运行顺畅的供应链管理系统。采购是这一系统的核心，通过各种有效的采购活动，确保以合适的价格及时获得合适的材料和服务，并将风险降至最低。
- 超越成本节约： 采购通过优化成本、保证质量、降低风险和与供应商建立牢固的伙伴关系来实现战略价值，从而推动项目取得成功。
- 不仅仅是采购： 采购管理整个货物和服务采购生命周期–规划、确定需求、采购、谈判和建立关系。
- 量身定制的战略： 直接采购侧重于与生产相关的货物（材料、设备），而间接采购则简化支持服务（办公用品、信息技术）。
- 选择正确的方法： 采购方法（公开招标、征求建议书等）取决于项目的复杂性、预算、风险承受能力和所需的供应商专长。
- 简化流程： 有效的采购流程可确保通过以下确定的阶段，以合适的价格和质量及时获得货物和服务：确定需求、采购申请和批准、寻找供应商、招标和评估、签订合同、下订单、收货和验货、处理发票和完成项目。
什么是采购？
采购通常被称为战略采购，是获取公司运营所需的商品和服务的过程。
在工程领域，这意味着要确保将项目付诸实施所需的基本材料、设备和专业服务。它包括从采购钢材和混凝土等优质原材料，到采购产品生产过程中所需的专业机械和组件等各个方面。
可以这样理解：采购是连接工程需求与资源的桥梁，而资源则是实现设计的基础。建立和维护这座桥梁正是采购团队的职责所在。他们作为战略合作伙伴，与工程师、供应商和其他利益相关者合作，确保重要资源在整个项目过程中的顺畅流动。
采购与采购–区别何在？
采购超越了获取货物（下订单和付款）的简单交易–这是采购的核心职能。采购的视角更为宽广，涵盖了通过定义明确的采购流程获取货物和服务的整个生命周期。
这种战略方法包括
- 确定需求： 项目需要哪些材料和服务？
- 制定采购战略： 您将如何采购这些材料和服务？
- 供应商研究： 谁能以最具竞争力的价格提供最好的质量？
- 合同谈判： 如何在合同中为贵组织争取最有利的条款和条件？
- 管理供应商关系： 如何与供应商建立并保持稳固的合作关系？
归根结底，采购的目的是优化整个采购流程，并提供超越成本节约的价值。
| 采购 | 采购 | |
| 聚焦 | 战略性、长期性 | 短期战术 |
| 目标 | 创造整体价值、优化成本、降低风险 | 以最佳价格获得特定商品或服务 |
| 活动 | 需求识别、供应商选择、谈判、合同管理、关系建立 | 创建采购订单、管理交易、确保及时交货 |
| 所需技能 | 市场知识、谈判技巧、风险管理专长、供应商关系管理 | 效率、注重细节、了解公司采购政策 |
| 影响 | 对项目成功、成本效益和供应链复原力产生重大影响 | 直接影响即时成本和交易效率 |
| 实例 | 为新桥梁项目确定最具成本效益和最可靠的优质钢材来源 | 订购生产线所需的特定类型和数量的紧固件 |
[ Figure 1: Procurement vs. Purchasing Comparison Table]
采购为何重要？
高效的采购管理方法在多个方面极大地促进了商业项目（包括工程项目）的成功：
- 成本管理： 采购有助于与供应商谈判最佳交易，优化库存水平，并确定节约成本的机会。成本管理意味着进一步拉伸项目预算，实现价值最大化。
- 质量保证： 采购过程确保采购到符合项目规格的高质量材料和服务。这将最大限度地减少缺陷、返工和项目延误。
- 降低风险： 采购部门通过供应商多样化、使用明确的合同、实施供应商评价和风险评估以及优化供应链来降低风险。这种积极主动的方法可以在潜在问题扰乱项目之前发现并加以解决。
- 强化项目执行： 采购确保与可靠的供应商保持牢固的合作伙伴关系。保持供应商关系对项目的顺利执行至关重要。
- 提高项目效率： 采购通过简化采购流程优化供应链（供应商网络、运输和物流），确保及时交付材料和服务。这最大限度地减少了中断，使工程师有时间专注于核心设计和开发任务，最终提高了整体项目效率。
- 业务目标一致： 采购提供了大量数据，可用于通过关键绩效指标（KPI）跟踪和衡量绩效。这些采购关键绩效指标有助于确定需要改进的领域，并确保采购与整体业务目标保持一致。
从本质上讲，良好的采购实践为更顺利地执行项目、提高质量以及最终成功实施业务项目铺平了道路。利用专门从事优化采购流程和确定节约成本机会的咨询服务，可以进一步提高采购效率。
采购类型
采购战略适应业务需求。了解两种主要的采购类型有助于对需求进行有效分类：
直接采购
这主要是指采购与生产直接相关的必需品，如原材料（钢材、混凝土）和专用设备（焊接机、测试仪器）。这些直接影响到最终产品或服务的交付。
间接采购
间接采购包括支持日常业务需求但不直接参与生产的货物和服务。这些货物和服务的例子包括办公用品（纸张、墨粉）、信息技术设备（计算机、软件）和维护服务（建筑物维护、设备维修）。
了解这些区别对于确定资源分配的优先次序和实施适合具体项目要求的适当采购战略至关重要。
采购方法
采购团队有几种常用的采购方法，用于为项目选择最佳供应商和获取货物与服务。以下是六种常用方法：
- 公开招标： 这种方法是一种竞争性招标过程，向所有符合基本资格的感兴趣的供应商开放。首先发布公告，概述项目要求和规格。然后，供应商提交投标书，详细说明其建议的价格、条款和资格。合同将授予出价最具竞争力且符合所有要求的供应商。
- 限制性招标： 与公开招标类似，这种货物采购方法也涉及招标过程。不过，招标书不是向所有人公开，而是只发给事先选定的合格供应商名单。当项目需要特定的专业知识或经验时，可以采用这种方法。
- 招标书 (RFP)： 招标书是一份概述项目范围、要求和评估标准的正式文件。寻求复杂商品或服务的公司会向合格的供应商发出招标书。通过招标书，可以对供应商的能力进行更深入的评估，而不仅仅是价格，例如他们的技术专长、项目经验和以往业绩。
- 两阶段招标： 这种货物采购方法是公开招标的一种变体，增加了资格审查阶段。在第一阶段，潜在供应商提交有关其资质和经验的基本信息。根据这些信息，编制一份合格供应商短名单。只有入围的供应商才会被邀请在第二阶段提交正式投标书。
- 询价（RFQ）： 询价（RFQ）是一种较为简单的方法，用于从少数预选供应商处获得明确界定的货物或服务的报价。与招标书不同，询价主要关注价格，可能不涉及对供应商能力的详细评估。
- 单一来源采购： 这种方法是指不通过竞标程序，只向一个预先选定的供应商采购货物或服务。这种方法在特定情况下可能是合理的，例如当供应商拥有独特的专业知识或拥有所需技术的专利时。不过，由于缺乏竞争，使用单一来源采购必须有充分的理由。
| 公开招标 | 限制性招标 | 招标书（RFP） | 两阶段招标 | 询价（RFQ） | 单一来源采购 | |
| 供应商选择 | 对所有合格者开放 | 预选名单 | 根据提案评估 | 两阶段资格审查 | 预选名单 | 预定的单一供应商 |
| 竞争程度 | 高 | 中度 | 中度/低度 | 中度 | 低 | 无 |
| 透明度 | 高 | 中度 | 中度 | 中度 | 低 | 无 |
| 成本效益 | 可能最具成本效益 | 中等 | 具有成本效益 | 中度 | 可能具有成本效益 | 不典型 |
| 货物/服务的复杂性 | 标准化 | 复杂/定制 | 高度专业化 | 标准化 | 定义明确 | 专有/独特 |
| 过程的复杂性 | 流程更简单 | 中等复杂性 | 较复杂 | 中度复杂 | 流程更简单 | 无招标程序 |
| 评估标准 | 主要是价格 | 价格 & 资质 | 专业知识、解决方案及价格 | 先看资质，再看价格 | 主要是价格 | 以谈判为主 |
| 时间框架 | 多头 | 中度 | 长 | 中度 | 快于 RFP | 最快 |
| 适用性 | 简单项目，标准化产品 | 复杂项目，定制商品 | 独特或专门的项目/服务 | 具有资质需求的复杂项目（候选名单） | 明确的需求（商品/服务） | 无替代品、独特或专有物品 |
| 备注 | 竞争最激烈，但由于竞标数量大，可能会耗费时间 | 在竞争和专业知识选择之间取得平衡 | 非常适合专业知识至关重要的复杂项目 | 适合公开竞争，并增加一层资格筛选 | 从少数供应商处快速获得明确需求的报价，效率高 | 用例有限，由于缺乏竞争，需要强有力的理由支持 |
[ Figure 2: Procurement Methods Comparison Table]
采购方法代表了获取货物和服务的不同方式：
- 特点鲜明： 每种方法都有独特的流程、竞争程度和重点领域（价格与专业知识）。
- 独立应用： 每种方法都可以根据项目需要独立使用。例如，一个项目可能对标准材料采用公开招标，对专业服务采用招标书。
不过，某些方法之间也有一些相似之处：
- 公开招标和限制性招标： 这两种方法在结构上（招标过程）相似，但受邀供应商的数量不同，因此竞争程度也不同。公开招标向所有合格供应商开放，而限制性招标只邀请预先选定的供应商。
- 两阶段招标： 这种方法结合了公开招标和限制性招标的要素。第一阶段与限制性招标类似，根据潜在供应商的能力对其进行资格预审。然后，只有入围的候选者才能参加竞争性招标程序（类似公开招标），进行最终选择。这样既能确保收到合格供应商的投标，又能保持竞争性。
- 征求建议书（RFP）和征求报价书（RFQ）： 两者都涉及向供应商征集信息，但 RFP 超出了价格范围，需要对供应商的能力进行评估，而 RFQ 则较为简单，主要侧重于对明确界定的货物或服务进行报价。
- 单一来源采购： 这种方法完全绕过竞争，只依靠一个预先选定的供应商，因此独树一帜。
选择最合适的采购方法取决于几个因素：
- 项目的复杂性和要求
- 预算和时间限制
- 竞争程度和所需的供应商专长
- 风险承受能力和项目关键性
通过仔细考虑这些因素，采购团队可以选择在成本效益、及时性和质量之间取得最佳平衡的方法，以满足其特定的项目需求。
采购流程
完善的采购流程可确保公司以合适的价格、质量和时间获得运营所需的货物和服务，以满足项目需求。以下是一个比较典型的采购流程的各个阶段：
- 确定需求： 这一阶段通过确定项目所需的具体货物或服务来启动流程。这包括了解项目要求、规格和数量。
- 请购单 & 批准： 创建正式的采购申请，详细说明所需货物或服务、估计成本和采购理由。请购单提交授权人员审批。
- 供应商采购与选择： 一旦确定了需求并批准了采购申请，就开始对潜在供应商进行评估。根据质量、价格、可靠性和过往业绩等因素，对潜在供应商进行研究、评估和筛选。
- 招标过程及报价评估： 采用合适的采购方法，要求对建议书进行比较和评估。多个供应商提交报价，概述其建议的技术规格、价格、条款和交货时间表。然后对报价进行评估，以确定最有利的方案。
- 谈判 & 合同订立： 评估之后，与选定的供应商进行谈判，最终确定价格、条款和交货条件。然后，采购部门在法律顾问、应付账款、健康、安全和环境（HSE）等相关利益方的参与下，根据需要签订正式合同，概述商定的条款。
- 订单下达 & 订单管理： 一旦签订合同，就会向供应商发出采购订单，正式下达订单。订单管理包括监控订单状态，确保按照合同交货。
- 货物/服务收据 & 检验： 交货时，对收到的货物或服务进行检查，以确保其符合合同规格和质量标准。
- 发票处理及付款： 一旦收到货物或服务，经检查和批准后，应付账款会审查供应商发票的准确性，并根据商定的条款处理付款。不过，有些协议可能会要求预付款、预付部分款项或其他定制的付款条件，具体取决于交易的具体情况。
- 项目完成： 付款完成后，项目正式结束，并向供应商颁发最终验收证书。
- 记录保存 & 绩效管理： 在整个采购周期中，保存所有相关文件和记录，以供日后参考，并对包括供应商绩效在内的各个方面进行绩效评估。
总结
了解采购周期可以让包括工程师在内的各利益相关方积极为项目成功做出贡献。通过定义明确的采购流程战略性地获取资源，组织可以获得显著的优势。
有效的采购流程实践不仅能优化成本、确保质量和管理风险，还能培养稳固的供应商关系，以便在未来的项目中加以利用。这种贯穿整个供应链的合作方式最终为高效执行项目、缩短产品上市时间和提高取得成功的几率铺平了道路。
随着商业环境的不断变化，采购在确保组织的灵活性和对不断变化的市场需求的响应方面将发挥越来越关键的作用。通过不断完善战略和采用创新的采购技术，企业可以进一步优化其资源获取流程，并获得持久的竞争优势。