采购关键绩效指标（KPI）是跟踪采购绩效、管理供应商关系和实现成本节约的重要工具。对于采购领导者和团队来说，关键绩效指标提供了有效管理支出、降低未来成本以及向更广泛的企业展示价值所需的清晰度。
在本指南中，我们分解了最重要的采购指标，解释了如何跟踪这些指标，并展示了这些指标如何支持整个采购职能部门做出更好的决策。
- 采购关键绩效指标是 可量化的指标 有助于跟踪和评估采购流程的效率、 降低成本 和供应商绩效。
- 关键绩效指标帮助采购部门 与业务目标保持一致 和 管理采购支出 更有效地管理采购支出。
- 正确的采购关键绩效指标可以 降低运营成本提高供应链的复原力，支持可持续采购工作。
- 常见的采购关键绩效指标包括采购订单周期时间、 避免成本采购投资回报率和合同 履约率.
- 持续跟踪采购指标可支持战略采购管理，并使采购团队能够 快速应对新出现的风险.
什么是采购关键绩效指标？
采购关键绩效指标 (KPI) 是用来衡量以下方面的具体指标 评估采购活动的成功与效率.这些指标帮助组织衡量其管理采购流程的效率，包括成本控制、供应商关系、运营效率和风险管理。
采购方面的关键绩效指标包括 基本指标从采购订单周期时间等基本指标到更多 战略指标如采购投资回报率和供应商多样性。跟踪关键绩效指标的主要目的是将采购从一个被动的职能部门转变为一个积极主动的战略业务合作伙伴。通过关注可衡量的结果，采购团队可以证明其在节约成本、改善供应商绩效和提高整体业务绩效方面的价值。
关键绩效指标是改进工作的路线图。它们为采购领导者和团队提供指导，在避免成本、供应商绩效和合同合规性等方面提供可操作的见解，确保采购目标与更广泛的业务目标保持一致。
采购关键绩效指标为何重要
采购部门通常管理着公司运营成本的很大一部分。如果没有明确的采购指标，就很难体现价值或确定需要改进的领域。这对负责以下工作的采购专业人员尤为重要：
- 降低成本和避免成本
- 有效管理采购投资
- 确保遵守合同
- 缩短采购周期
- 提高供应商绩效和可用性
强有力的采购关键绩效指标有助于采购经理做出明智决策、管理风险并与更广泛的业务目标保持一致。它们还有助于识别效率低下的情况，减少特立独行的支出，支持更好的供应商管理。
您应该跟踪的关键采购绩效指标
以下是需要监控的一些最有价值的采购关键绩效指标和衡量标准。这些关键绩效指标涵盖了从成本管理技术到供应链效率和供应商关系管理的方方面面。
1.节约成本和避免成本
- 每年节省的费用 – 衡量通过重新谈判或采购替代方案等采购主导的举措逐年节省了多少成本。
- 避免成本 – 指避免的未来潜在支出，如通过长期合同或战略采购缓解的价格上涨。
为何重要:成本节约关键绩效指标是采购绩效的核心。它们显示了采购对业务的财务贡献，并验证了采购战略。
2.采购订单周期时间
衡量从请购到采购订单批准和发货所需的时间。
为什么重要:采购订单周期短可提高采购效率，改善利益相关者的满意度。周期过长会延误项目，导致紧急采购。
3.供应商绩效
为什么重要:供应商绩效影响整个供应链。交付关键绩效指标不佳或产品质量低下会扰乱运营并增加采购成本。
4.合同履约率
这一关键绩效指标跟踪的是按照现有合同进行采购的频率。
为何重要:高度合规可减少采购支出的流失，提高成本的可预测性，支持更好的供应商关系。它还能确保采购活动与谈判条款保持一致。
5.紧急采购
此项跟踪未经过常规采购程序而临时采购的数量或百分比。
为何重要:紧急采购通常成本较高，表明采购计划薄弱。减少紧急采购可提高采购效率和控制支出。
6.采购投资回报率
采购投资回报率（ROI）衡量的是采购职能产生的总财务回报与其运营成本的对比。
计算公式:
采购投资回报率 = (每年节省的成本 + 避免的成本) / 采购运营成本
为何重要:这是采购领导者证明采购投资价值和增加预算或人数合理性的关键指标。
7.供应商的可用性和可靠性
- 供应商可用率 – 在需要时可提供并响应的供应商百分比。
- 缺货事件 – 由于供应商问题导致供应链中断的次数。
为何重要:供应商的可用性对连续性至关重要。多样化和可靠的供应商基础可确保复原力，尤其是在市场波动期间。
8.采购到付款周期的效率
这一端到端的关键绩效指标涵盖从采购申请到发票支付的所有环节。
为何重要:简化采购到付款 (P2P) 周期可降低管理成本、改善现金流并支持更好的采购管理。
9.采购成本占支出的百分比
该关键绩效指标显示采购职能的运营成本占采购总支出的百分比。
为何重要:跟踪这一点有助于确定采购团队是否高效运作并充分利用其资源。
10.客户满意度（内部利益相关者）
内部利益相关者的调查得分和反馈意见可用于评估采购服务水平。
为何重要:高效交付并支持内部需求的采购团队能够赢得信任并鼓励遵守政策。
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- 公司付款条件
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如何有效跟踪采购指标
持续跟踪采购关键绩效指标需要正确的工具和流程。以下是采购经理应重点关注的内容：
使用综合采购数据系统
仅靠电子表格是不够的.数据应来自综合工具，如
集中采购数据可确保关键绩效指标的准确性和一致性。
设定基线和基准
每个采购关键绩效指标都需要一个基准线来进行比较。可以利用历史绩效、行业平均值或内部目标来设定基准。
创建仪表板和报告
使用可视化仪表盘，使利益相关者易于理解关键绩效指标。定期报告可确保问责制并支持知情决策。
定期审查和调整关键绩效指标
采购环境不断变化。供应链中断、新法规和战略转变都可能要求对 KPI 进行调整。定期审查有助于确保关键绩效指标保持相关性。
关键绩效指标如何支持采购战略
采购关键绩效指标不仅仅是运营指标，更是战略推动因素。
定义明确的关键绩效指标有助于采购领导者：
- 证明采购决策和投资的合理性
- 使采购活动与公司目标保持一致
- 通过明确的期望改善供应商关系
- 监控采购绩效并确定绩效不佳的领域
- 做出明智决策，降低未来成本，提高供应链效率
它们还通过跟踪 ESG 指标和社会影响倡议来支持可持续采购。
跟踪采购关键绩效指标的常见挑战
尽管采购关键绩效指标非常重要，但许多组织在跟踪采购关键绩效指标方面却举步维艰，原因如下：
- 数据质量差 – 不完整或不准确的采购数据会导致不可靠的关键绩效指标。
- 孤立的系统 – 分散在多个平台上的数据阻碍了跟踪和分析。
- 缺乏清晰度 – 必须明确界定关键绩效指标，并为每个指标分配所有权。
- 利益相关者的支持有限 – 采购团队需要整个企业的合作，以跟踪某些指标，如内部客户满意度。
要克服这些挑战，需要对数据系统进行投资，明确流程所有权和领导支持。
采购专业人员的最佳实践
充分利用采购关键绩效指标：
- 调整关键绩效指标 与采购战略和业务目标相一致。
- 选择 指标组合财务、运营和基于关系的指标。
- 关注数量可控的 高影响力的关键绩效指标.
- 自动收集数据 在可能的情况下
- 分享见解 定期与利益相关者分享见解。
- 培养 持续改进 使用 KPI 趋势。
结论
对于任何想要提高采购绩效、控制成本和建立弹性供应商关系的组织来说，采购关键绩效指标都是不可或缺的。这些指标不仅能帮助采购团队跟踪成本节约和供应商绩效等近期目标，还能为长期业务成功提供战略框架。从监控成本规避情况，到确保合同合规，再到提高供应商效率，关键绩效指标在使采购与组织目标保持一致方面发挥着举足轻重的作用。
通过选择正确的采购指标、使用强大的数据工具以及将关键绩效指标嵌入日常采购活动，团队可以展示其影响，建立更牢固的供应商伙伴关系，并不断提高绩效。采购不再仅仅是确保最优惠的价格，而是要通过战略决策、风险管理和持续优化来创造长期价值。