Adquisición directa vs indirecta – Definiciones, diferencia y más

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Desde las materias primas hasta el material de oficina, el aprovisionamiento es la columna vertebral de cualquier empresa. Implica todo el proceso de adquisición, desde la identificación de los proveedores y la negociación de los contratos hasta la gestión de las entregas y la garantía del control de calidad.

Pero dentro de este amplio paraguas, hay dos categorías principales: las adquisiciones directas y las indirectas. Aunque ambas implican la adquisición de artículos que necesita una empresa, difieren significativamente en lo que adquieren y en cómo se gestionan.

Comprender estas distinciones es crucial para cualquiera que participe en la cadena de suministro, incluidos los ingenieros, ya que afecta a todo, desde los costes del proyecto hasta el éxito general de la empresa.

Adquisición directa

¿Qué es la contratación directa y cuál es su papel en la empresa?

La contratación directa implica la adquisición de las materias primas, los componentes y las piezas que se transforman o ensamblan físicamente en productos acabados. Estos son los suministros básicos que repercuten directamente en la capacidad de una empresa para producir y vender sus ofertas.

Un aprovisionamiento directo eficaz influye directamente en la rentabilidad y la ventaja competitiva de una empresa.

¿Cuáles son los ejemplos más comunes de aprovisionamiento directo?

Algunos ejemplos de contratación directa son:

• Un fabricante de automóviles que adquiere diversos metales, neumáticos y motores para sus vehículos.
• Una empresa de confección que compra tejidos, botones y cremalleras para sus prendas.
• Una empresa de software que adquiere licencias de componentes de software específicos para integrarlos en su propio producto.
• Una empresa aeroespacial que compra aleaciones especializadas, materiales compuestos y elementos de fijación de alto rendimiento para la construcción de aviones.
• Un fabricante de dispositivos médicos que adquiere directamente materiales biocompatibles, microelectrónica y componentes en miniatura para sus productos.

¿Cuál es el impacto del aprovisionamiento directo en los diferentes factores empresariales?

La contratación directa tiene un impacto significativo en la rentabilidad y la ventaja competitiva de una empresa en varios factores, entre los que se incluyen los siguientes:

• Ahorro de costes: La negociación de precios favorables para las materias primas y los componentes afecta directamente a los costes de producción. Unos costes de material más bajos se traducen en precios más bajos para el producto acabado, lo que permite a las empresas seguir siendo competitivas en el mercado y lograr potencialmente márgenes de beneficio más altos.
• Control de calidad: Garantizar el uso de materias primas y componentes de alta calidad minimiza los defectos del producto y las repeticiones, cuya reparación puede resultar costosa. En consecuencia, mantener el control de calidad influye directamente en la calidad y la reputación del producto final, lo que redunda en la satisfacción del cliente y puede reducir las reclamaciones de garantía.
• Relaciones con los proveedores: Establecer relaciones sólidas y fiables con los proveedores directos de materiales es crucial para garantizar un flujo constante de materiales esenciales y mantener los programas de producción. Los retrasos o interrupciones en la cadena de suministro causados por proveedores poco fiables pueden detener la producción y afectar significativamente a los ingresos.

¿Cómo se gestiona el aprovisionamiento directo?

Cuando se trata de una gestión eficaz de la contratación directa, la atención suele centrarse en tres áreas clave:

• Aprovisionamiento estratégico: Identificar y colaborar con los mejores proveedores que ofrezcan materiales de calidad a precios competitivos. Esto implica la colaboración de los equipos de aprovisionamiento con las partes interesadas internas, como los ingenieros, para identificar a los mejores proveedores en función de factores como la calidad, el coste y la fiabilidad.
• Gestión de inventarios: Mantenimiento de niveles óptimos de existencias de suministros directos (materias primas y componentes) para evitar retrasos en la producción y sin incurrir en costes de almacenamiento innecesarios. Esto puede implicar la utilización por parte de la empresa de prácticas de inventario justo a tiempo (JIT) para minimizar las necesidades de almacenamiento y optimizar el flujo de caja.
• Gestión estratégica de las relaciones con los proveedores: Desarrollar asociaciones sólidas y a largo plazo con proveedores clave en beneficio mutuo. Más allá del precio, las asociaciones sólidas con los proveedores fomentan la comunicación abierta para identificar ahorros de costes, mejorar los procesos e impulsar la innovación. Esto puede implicar una planificación conjunta, una participación temprana de los proveedores y una métrica de rendimiento compartida.

Adquisiciones indirectas

¿Qué es la contratación indirecta y cuál es su papel en las empresas?

La contratación indirecta se ocupa de la adquisición de bienes y servicios necesarios para las operaciones cotidianas de una empresa pero que no pasan directamente a formar parte del producto final. A menudo se denominan gastos indirectos o gastos empresariales.

Aunque no repercuten directamente en el propio proceso de producción, las compras indirectas influyen significativamente en el balance final de una empresa a través de la optimización de los costes.

¿Cuáles son los ejemplos más comunes de aprovisionamiento indirecto?

Algunos ejemplos de contratación indirecta son:

• Material de oficina: Papel, cartuchos de tóner, bolígrafos y notas adhesivas.
• Gestión de instalaciones: Limpieza, seguridad, eliminación de residuos, mantenimiento de equipos y edificios.
• Tecnología de la información (TI): Licencias de software, compra de hardware y servicios de apoyo informático.
• Marketing y publicidad: Material utilizado para promocionar los productos o servicios de una empresa.
• Servicios profesionales: Consultores, abogados, contables e ingenieros.

¿Cuál es el impacto de la contratación indirecta en la cuenta de resultados de una empresa?

Aunque no repercute directamente en las actividades de producción y en el producto final, el aprovisionamiento indirecto influye significativamente en el balance final de una empresa a través de varios factores, entre los que se incluyen los siguientes:

• Optimización de costes: Gasto indirecto, que se refiere al gasto total en bienes y servicios indirectos, puede representar una parte sustancial del presupuesto global de una empresa (15-30%). Una gestión eficaz del gasto indirecto y la búsqueda de formas de reducir el gasto en suministros y servicios no esenciales, mediante estrategias como los descuentos por volumen, la utilización de múltiples proveedores o la consolidación de las compras a través de procesos de contratación indirecta, pueden liberar recursos para actividades empresariales básicas como el desarrollo de productos o el marketing.
• Procesos racionalizados: La aplicación de un proceso de contratación indirecta estandarizado para los bienes y servicios indirectos adquiridos con frecuencia puede ahorrar tiempo y reducir los costes administrativos asociados a la solicitud de pedidos, las aprobaciones y las órdenes de compra. La racionalización de los procesos permite a los empleados centrarse en tareas más estratégicas.
• Mejora de la eficacia: La contratación indirecta puede repercutir en la eficiencia en varios ámbitos. Por ejemplo, la elección del proveedor de gestión de instalaciones adecuado puede garantizar un entorno de trabajo bien mantenido, reduciendo potencialmente el tiempo de inactividad de los equipos y mejorando la eficiencia operativa general.

¿Cómo se gestiona la contratación indirecta de forma diferente a la contratación directa?

El enfoque de la contratación indirecta difiere del de la contratación directa. Mientras que la gestión de las adquisiciones directas suele centrarse en el aprovisionamiento estratégico, la gestión del inventario y la gestión de las relaciones con los proveedores estratégicos clave, la gestión de las adquisiciones indirectas suele centrarse en el control de costes, la racionalización de los procesos y la gestión de una gama más amplia de proveedores operativos.

Las relaciones con los proveedores siguen siendo importantes, pero el énfasis en las adquisiciones indirectas suele desplazarse hacia la búsqueda de las soluciones más rentables para los bienes y servicios indirectos a través de los proveedores operativos, en lugar de crear asociaciones a largo plazo con los proveedores estratégicos.

En consecuencia, la gestión eficaz de las adquisiciones indirectas se centra principalmente en tres áreas principales:

• Control de costes: La previsión colaborativa de los equipos de aprovisionamiento con los departamentos internos, como instalaciones, marketing o TI, para identificar y abastecer las necesidades indirectas permite una reducción de costes específica mediante la consolidación de proveedores y la negociación de precios. También garantiza unos niveles de inventario óptimos y minimiza el gasto innecesario en bienes y servicios indirectos.
• Racionalización de los procesos: Las compras indirectas suelen implicar procedimientos estandarizados para adquirir artículos que se necesitan con frecuencia. Esto puede incluir la utilización de plataformas de contratación electrónica para automatizar las tareas rutinarias asociadas a las compras indirectas.
• Gestión operativa de las relaciones con los proveedores: Las empresas pueden utilizar una gama más amplia de proveedores para los bienes y servicios indirectos en comparación con los utilizados para la contratación directa, por lo que aprovechan la competencia para bajar los precios.

Diferencias clave

La siguiente tabla resume las diferencias clave entre la contratación directa y la indirecta2:

Mejores prácticas

Para una contratación directa eficaz:

• Desarrolle relaciones sólidas con los proveedores: Fomentar la confianza y la colaboración con los proveedores clave de materiales directos garantiza un flujo fiable de materiales de alta calidad.
• Implemente el aprovisionamiento estratégico: Realice un estudio de mercado exhaustivo para identificar a los mejores proveedores en función de factores como el coste, la calidad y los plazos de entrega.
• Mantenga unos niveles de inventario óptimos: Equilibre el hecho de tener suficientes suministros directos para evitar interrupciones de la producción con la minimización de los costes de almacenamiento.

Para un aprovisionamiento indirecto eficaz:

• Estandarice los procesos: Implemente procedimientos claros para la solicitud, aprobación y compra de bienes y servicios indirectos que se necesiten con frecuencia.
• Aproveche la tecnología: Utilice software de adquisiciones para automatizar tareas, realizar un seguimiento de los datos de gasto e identificar áreas de ahorro de costes.
• Negocie con eficacia: Negocie precios y condiciones favorables con los proveedores, especialmente para las compras indirectas de gran volumen.

Ejemplos del mundo real

Tesla

Adquisición directa:

• Litio (para pilas): Una materia prima fundamental para Tesla.
• Silicio (para semiconductores): Tesla depende en gran medida de los semiconductores para sus vehículos eléctricos.
• Aluminio (para carrocerías de automóviles): Tesla utiliza aluminio para sus carrocerías ligeras.

Adquisiciones indirectas:

• Equipamiento de fábrica (por ejemplo, brazos robóticos): Necesarios para las operaciones de soldadura y montaje, pero que no forman parte directamente del automóvil.
• Servicios de marketing y publicidad: Para promocionar los vehículos Tesla.
• Licencias de software (por ejemplo, software CAD): Utilizados para el diseño y la ingeniería de los productos Tesla.

Boeing

Adquisición directa:

• Titanio (para estructuras aeronáuticas): Proporciona resistencia y reduce el peso.
• Motores a reacción: Un componente crucial de los aviones.
• Aviónica (sistemas de control de vuelo): Esenciales para unas operaciones de vuelo seguras y eficaces.

Aprovisionamiento indirecto:

• Equipamiento y mobiliario de oficina: Necesario para funciones administrativas.
• Servicios de tecnología de la información: Mantener la infraestructura informática de Boeing.
• Servicios de mantenimiento, reparación y revisión (MRO): Para el mantenimiento de los aviones de Boeing.

Conclusión

Tanto la contratación directa como la indirecta desempeñan papeles cruciales en el éxito de una empresa. Una diferencia clave entre ellas es su enfoque. Un aprovisionamiento directo eficaz garantiza un suministro constante de materiales de alta calidad para la producción, mientras que un aprovisionamiento indirecto eficiente controla los costes y optimiza las operaciones empresariales.

En la era digital actual, la tecnología desempeña un papel cada vez más importante en las prácticas modernas de aprovisionamiento, con herramientas y plataformas que facilitan una mejor gestión de los proveedores, el análisis del gasto y la optimización general de los procesos.

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