Análisis de gastos: Proceso, herramientas, tendencias y mejores prácticas

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El análisis del gasto es una piedra angular de la contratación moderna. Para las organizaciones que buscan impulsar la eficiencia, reducir costes y construir cadenas de suministro resistentes, comprender los datos de gastos de aprovisionamiento ya no es opcional, sino esencial. Ahí es donde entra en juego el análisis del gasto.

Esta guía cubre los proceso de análisis de gastos, beneficios, herramientas y aplicaciones en el mundo real, ofreciendo a los equipos de compras una hoja de ruta clara para lograr la visibilidad del gasto, tomar mejores decisiones e identificar oportunidades de ahorro.

¿Qué es el análisis de gastos?

El análisis de gastos es el proceso estructurado de recopilación, limpieza, clasificación y análisis de los datos de gastos de aprovisionamiento. En esencia, se trata de responder a algunas preguntas esenciales:

• ¿Qué estamos comprando?
• ¿A quién?
• ¿A qué precio?
• ¿Con qué frecuencia?

Este análisis fundamental permite a los equipos de aprovisionamiento detectar ineficiencias, reducir costes, mejorar el cumplimiento y establecer relaciones más sólidas con los proveedores mediante estrategias más eficaces.

Por qué es importante el análisis del gasto

La contratación moderna es mucho más que comprar al precio más bajo. Se trata de impulsar el valor a través de la eficiencia, la innovación, la gestión del riesgo y la sostenibilidad, lo que en última instancia conduce a un importante ahorro de costes.

El análisis del gasto apoya ese cambio al permitir un mejor análisis del gasto :

• Optimización de costes gracias a una mejor visibilidad
• Consolidación de proveedores y gestión del rendimiento
• Identificación de gastos inconstantes o fuera de contrato
• Apoyo a sostenibilidad y responsabilidad social objetivos
• Mejora del cumplimiento y reducción de los errores humanos
• Alineación de estrategias por categorías en toda la empresa

Para los fabricantes y las empresas dirigidas por ingenieros, también ayuda a tender un puente entre la adquisición y el diseño del producto, asegurando que las implicaciones de costes de las decisiones de ingeniería se entienden desde el principio.

El proceso de análisis de gastos

Un análisis básico de gastos suele seguir las siguientes etapas clave:

1. Recopilar datos de múltiples fuentes

Recopile datos de ERP, sistemas financieros, tarjetas de aprovisionamiento, hojas de cálculo y cualquier otra fuente de datos vinculada a las compras. Una buena cobertura es fundamental para una imagen fiable del gasto total, que proporciona información actualizada.

2. Limpiar y normalizar los datos

Esto implica eliminar duplicados, corregir errores y normalizar los nombres de los proveedores. Los datos inexactos o incompletos introducen error humano y socava el resultado.

3. Clasificar los gastos por categorías

En este paso se clasifican los gastos por categorías (por ejemplo, TI, materias primas, logística), de acuerdo con taxonomías internas o estándar del sector como UNSPSC. El gasto por categoría es la base para cualquier análisis posterior de los gastos directos e indirectos.

4. Analizar el cubo de gastos

Un cubo de gastos visualiza los datos en tres dimensiones -proveedores, categorías y unidades de negocio- lo que facilita la identificación de patrones, solapamientos o oportunidades de ahorro.

5. Genere informes y controle las tendencias

Los cuadros de mando y las herramientas de generación de informes ofrecen información actualizada para las partes interesadas. Éstas deben actualizarse periódicamente para una visibilidad y mitigación de riesgos continuas.

Visualización del gasto: El cubo de gastos

Una de las herramientas más útiles en el análisis de gastos es el cubo de gastos. Este modelo en 3D le ayuda a visualizar los gastos desde tres perspectivas:

• Proveedor – ¿A quién compra?
• Categoría – ¿Qué está comprando?
• Unidad de negocio – ¿Quién compra?

El cubo ayuda a localizar los gastos fragmentados y apoya la consolidación de proveedores o las estrategias de aprovisionamiento por categorías.

Ejemplos de análisis de gastos

Veamos algunos ejemplos de análisis de gastos que ilustran el valor real:

• Una empresa de fabricación detectó que cinco departamentos compraban el mismo equipo de seguridad a distintos proveedores. Estandarizar a un solo proveedor ahorró un 15%. y plazos de entrega reducidos.
• Una empresa tecnológica detectó un aumento en el gasto de cola para licencias de software. Tras una investigación, se debió a que los ingenieros se saltaron el proceso de solicitud estándar. Aplicar la política de adquisiciones restablecimiento del control presupuestario.
• Una organización del sector público utilizó el análisis de gastos para evaluar el rendimiento de los proveedores y consolidar a los proveedores de servicios de catering, aumentando el cumplimiento de los contratos y reduciendo el coste per cápita.

Herramientas de análisis del gasto

Las herramientas modernas de análisis de gastos ofrecen distintos niveles de automatización, clasificación y elaboración de informes. Las opciones van desde suites integradas hasta soluciones puntuales:

La mejor opción depende del tamaño de su organización, de su complejidad y de la pila tecnológica existente.

Cómo utilizan los equipos de adquisiciones el análisis del gasto

El análisis de gastos desempeña un papel central en todo el proceso de aprovisionamiento, apoyando iniciativas como:

• Gestión de proveedores – Mida el rendimiento de los proveedores a lo largo del tiempo, evalúe y mitigue los riesgos.
• Aprovisionamiento estratégico – Dé prioridad a los eventos de aprovisionamiento con mayor valor o exposición.
• Negociación de contratos – Aproveche los datos de gasto en compras para negociar mejores condiciones.
• Presupuestación y planificación – Elabore previsiones basadas en datos reales, no en suposiciones.
• Seguimiento de la sostenibilidad – Comprenda la huella medioambiental o social de las decisiones de gasto.

Al integrar las percepciones en los flujos de trabajo, los responsables de compras se aseguran de que el análisis dé lugar a percepciones procesables, no sólo a informes.

Cómo empezar con el análisis del gasto: Una lista de comprobación práctica

Si es la primera vez que lleva a cabo un análisis de gastos, o busca madurar su proceso actual, esta lista de comprobación puede ayudarle.

1. Definir objetivos
   Aclare si su objetivo es reducir costes, mejorar el rendimiento del proveedor o prepararse para una nueva iniciativa de aprovisionamiento estratégico.
2. Identifique y recopile las fuentes de datos
   Recopile los datos de gastos de aprovisionamiento de todas las fuentes: ERP, sistemas de facturación, hojas de cálculo, contratos, etc.
3. Limpie y normalice los datos
   Garantice la coherencia entre nombres, categorías y puntos de datos para mejorar la precisión de los datos.
4. Clasificar por categoría de gasto
   Utilice agrupaciones lógicas de categorías de gasto para ver el panorama general y descubrir oportunidades de ahorro.
5. Seleccione la herramienta adecuada
   Elija una herramienta de análisis de gastos o una solución de cuadro de mando que se ajuste a las necesidades y capacidades de su equipo.
6. Analizar e identificar oportunidades
   Haga aflorar las tendencias en los patrones de gasto, realice un seguimiento del gasto a medida y encuentre áreas para la racionalización de los proveedores.
7. Actúe y comunique
   Impulse cambios en el abastecimiento, la gestión de proveedores o las condiciones contractuales basándose en sus conclusiones.
8. Establezca un proceso continuo
   Cree un marco repetible para mantener su estrategia de gestión de gastos actualizada y relevante.

Análisis del gasto y ESG: el vínculo de la sostenibilidad

Se espera cada vez más que los equipos de aprovisionamiento modernos alineen el gasto con medioambiental, social y de gobernanza (ESG) objetivos. El análisis de gastos apoya esto mediante:

• Señalando el riesgo del proveedor relacionado con un mal rendimiento ESG
• Revelar los patrones de gasto que dan prioridad a los proveedores éticos o locales
• Seguimiento de las cláusulas ASG en los contratos frente a los datos del proceso de contratación en el mundo real

Aunque no siempre se asocia con la sostenibilidad, el análisis del gasto permite a las organizaciones alinear el gasto con los valores ASG, convirtiendo los datos del gasto en una palanca para el cambio.

Retos clave a la hora de realizar un análisis de gastos

Aunque el concepto es sencillo, la realización de un análisis de gastos puede llevar mucho tiempo y ser compleja. Entre los retos más comunes se incluyen:

• Precisión de los datos – Los datos incoherentes o fragmentados limitan la confianza en las conclusiones.
• Falta de recursos – Los equipos pequeños pueden tener dificultades para clasificar y analizar manualmente grandes conjuntos de datos.
• Escasa participación de las partes interesadas – Sin la participación de las empresas, incluso los conocimientos de alta calidad pueden quedar inutilizados.

Superar estas barreras requiere una mezcla de tecnología, gobernanza y colaboración interfuncional, especialmente entre los departamentos de compras, finanzas y TI.

El futuro del análisis del gasto

A medida que las compras se basan más en los datos, el análisis de los gastos evoluciona con el apoyo de tecnologías avanzadas. He aquí algunas tendencias que remodelan el futuro:

• Análisis predictivo: Pasar de una visión descriptiva a una predictiva que sugiera futuras tendencias de gasto o riesgos potenciales.
• Cuadros de mando en tiempo real: Permiten a los equipos de aprovisionamiento reaccionar rápidamente a los cambios en el rendimiento de los proveedores o en los patrones de gasto.
• Integración con plataformas ESG y de cumplimiento: Mejora de la visibilidad de la contratación sostenible y responsable.
• Procesamiento del lenguaje natural (PLN): Simplificar las consultas complejas y mejorar la experiencia del usuario en las herramientas de análisis de gastos.
• Clasificación mejorada por IA: Mejora de la precisión de los datos y reducción del laborioso trabajo manual de clasificación de los gastos.

Estas innovaciones están ayudando a los responsables de compras a extraer más valor de sus datos de gastos y, al mismo tiempo, a alinear la gestión de gastos con objetivos empresariales más amplios.

Conclusión

El análisis del gasto ya no es sólo una herramienta para los equipos de aprovisionamiento maduros: es una necesidad estratégica.

Al obtener visibilidad del gasto total, depurar y clasificar los datos de gasto de aprovisionamiento y aplicar las herramientas adecuadas, las empresas pueden tomar decisiones más inteligentes, recortar costes y reducir el riesgo de los proveedores. Con las preocupaciones actuales de la volatilidad de la cadena de suministro y el escrutinio ESG, también ayuda a garantizar el cumplimiento y ofrecer un valor duradero.

Tanto si empieza con un análisis básico de los gastos como si busca crear una función de gestión de los gastos que sea la mejor de su clase, la base es la misma: datos limpios, objetivos claros y mejora continua.

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