Comprender el aprovisionamiento: qué es, tipos y proceso

¿Alguna vez se ha preguntado cómo se construye ese complejo puente o se fabrica ese nuevo y elegante artilugio? Todo empieza con las adquisiciones.

El éxito de cualquier proyecto de ingeniería depende de un sistema de gestión de la cadena de suministro que funcione sin problemas. Las adquisiciones ocupan un lugar central en este sistema, asegurándose de que se obtienen los materiales y servicios adecuados al precio correcto, a tiempo y con el mínimo riesgo a través de diversas actividades de adquisición eficaces.

¿Qué es la contratación pública?

El aprovisionamiento, a menudo denominado abastecimiento estratégico, es el proceso de adquisición de los bienes y servicios que una empresa necesita para funcionar.

En el mundo de la ingeniería, esto se traduce en asegurar los materiales esenciales, el equipamiento y los servicios especializados necesarios para dar vida a los proyectos. Abarca desde la obtención de materias primas de alta calidad, como el acero y el hormigón, hasta la adquisición de maquinaria y componentes especializados necesarios para el proceso de fabricación de un producto.

Piénselo de este modo: las adquisiciones son el puente entre sus necesidades de ingeniería y los recursos que hacen realidad sus diseños. Construir y mantener este puente es donde entra en juego el equipo de aprovisionamiento. Actúan como socios estratégicos, colaborando con ingenieros, proveedores y otras partes interesadas para garantizar el flujo fluido de los recursos esenciales a lo largo del calendario del proyecto.

Adquisición frente a compra: ¿cuál es la diferencia?

El aprovisionamiento va más allá de la simple transacción de adquirir bienes (hacer pedidos y efectuar pagos): ésa es la función principal de las compras. El aprovisionamiento adopta una perspectiva más amplia, abarcando todo el ciclo de vida de la adquisición de bienes y servicios a través de procesos de aprovisionamiento bien definidos.

Este enfoque estratégico implica:

• Identificar las necesidades: ¿Qué materiales y servicios se necesitan para el proyecto?
• Desarrollar una estrategia de adquisiciones: ¿Cómo se abastecerá de estos materiales y servicios?
• Investigación de proveedores: ¿Quién puede ofrecer la mejor calidad al precio más competitivo?
• Negociación de contratos: ¿Cómo puede conseguir las condiciones contractuales más favorables para su organización?
• Gestión de las relaciones con los proveedores: ¿Cómo puede construir y mantener asociaciones sólidas y de colaboración con sus proveedores?

En última instancia, el objetivo de las compras es optimizar todo el proceso de adquisición y aportar valor más allá del mero ahorro de costes.

[ Figure 1: Procurement vs. Purchasing Comparison Table]

¿Por qué es importante el aprovisionamiento?

Unas prácticas eficaces de gestión de las adquisiciones contribuyen significativamente al éxito de los proyectos empresariales, incluidos los de ingeniería, de varias maneras:

• Gestión de costes: El aprovisionamiento ayuda a negociar los mejores acuerdos con los proveedores, a optimizar los niveles de inventario y a identificar las oportunidades de ahorro de costes. Gestionar los costes se traduce en estirar más el presupuesto del proyecto y maximizar el valor.
• Garantía de calidad: El proceso de adquisición garantiza la obtención de materiales y servicios de alta calidad que cumplan las especificaciones del proyecto. Esto minimiza los defectos, las repeticiones y los retrasos del proyecto.
• Mitigación de riesgos: El aprovisionamiento mitiga el riesgo diversificando los proveedores, utilizando contratos claros, aplicando la evaluación de proveedores y la valoración de riesgos, y optimizando la cadena de suministro. Este enfoque proactivo identifica y aborda los posibles problemas antes de que perturben los proyectos.
• Mejora de la ejecución de los proyectos: El aprovisionamiento garantiza el mantenimiento de asociaciones sólidas y de colaboración con proveedores fiables. Mantener las relaciones con los proveedores es vital para una ejecución fluida del proyecto.
• Mejora de la eficiencia del proyecto: El aprovisionamiento optimiza la cadena de suministro (red de proveedores, transporte y logística) mediante procesos de aprovisionamiento racionalizados, garantizando la entrega puntual de materiales y servicios. Esto minimiza las interrupciones y libera tiempo de los ingenieros para que se centren en las tareas centrales de diseño y desarrollo, mejorando en última instancia la eficiencia global del proyecto.
• Alineación de los objetivos empresariales: El aprovisionamiento proporciona una gran cantidad de datos que pueden utilizarse para realizar un seguimiento y medir el rendimiento a través de Indicadores Clave de Rendimiento (KPI). Estos KPI de aprovisionamiento pueden ayudar a identificar áreas de mejora y garantizar que el aprovisionamiento esté alineado con los objetivos empresariales generales.

En esencia, las buenas prácticas de aprovisionamiento allanan el camino para una ejecución más fluida del proyecto, una mejora de la calidad y, en última instancia, un proyecto empresarial de éxito. Esto puede mejorarse aún más recurriendo a servicios de consultoría especializados en la optimización de los procesos de adquisición y en la identificación de oportunidades de ahorro de costes.

Tipos de aprovisionamiento

Las estrategias de aprovisionamiento se adaptan a las necesidades empresariales. Comprender los dos tipos principales de aprovisionamiento ayuda a clasificar las necesidades de forma eficaz:

Adquisición directa

Se centra en la adquisición de bienes esenciales directamente relacionados con la producción, como materias primas (acero, hormigón) y equipos especializados (soldadoras, instrumentos de ensayo). Éstos influyen directamente en el producto o servicio final que se entrega.

Adquisición indirecta

La contratación indirecta engloba los bienes y servicios que apoyan las necesidades operativas cotidianas pero que no participan directamente en la producción. Algunos ejemplos de estos bienes y servicios son el material de oficina (papel, tóner), los equipos informáticos (ordenadores, software) y los servicios de mantenimiento (conservación de edificios, reparaciones de equipos).

Comprender estas distinciones es fundamental para priorizar la asignación de recursos y aplicar estrategias de adquisición adecuadas y adaptadas a los requisitos específicos del proyecto.

Métodos de adquisición

Existen varios métodos de aprovisionamiento habituales utilizados por los equipos de aprovisionamiento para seleccionar a los mejores proveedores y adquirir bienes y servicios para sus proyectos. He aquí seis métodos de uso frecuente:

1. Licitación abierta: Este método es una licitación abierta a todos los proveedores interesados que cumplan los requisitos básicos. Se realiza un anuncio público en el que se describen los requisitos y las especificaciones del proyecto. A continuación, los proveedores presentan ofertas detallando su propuesta de precio, condiciones y cualificaciones. El contrato se adjudica al proveedor que ofrezca la oferta más competitiva y que cumpla todos los requisitos.
2. Licitación restringida: Similar a la licitación abierta, este método de adquisición de bienes implica un proceso de licitación. Sin embargo, en lugar de estar abierto a todos, las invitaciones a licitar se envían únicamente a una lista preseleccionada de proveedores cualificados. Este método puede utilizarse cuando se requieren conocimientos o experiencia específicos para el proyecto.
3. Solicitud de propuesta (RFP): Una RFP es un documento formal que describe el alcance del proyecto, los requisitos y los criterios de evaluación. Las empresas que buscan bienes o servicios complejos emiten RFP a proveedores cualificados. La RFP permite una evaluación más profunda de las capacidades de un proveedor, más allá del precio, como sus conocimientos técnicos, su experiencia en proyectos y sus resultados anteriores.
4. Licitación en dos etapas: Este método de adquisición de bienes es una variación de la licitación abierta con una etapa de cualificación añadida. En la primera etapa, los proveedores potenciales presentan información básica sobre sus cualificaciones y experiencia. A partir de esta información, se crea una lista restringida de proveedores cualificados. A continuación, sólo se invita a los proveedores preseleccionados a presentar ofertas formales en la segunda etapa.
5. Solicitud de oferta (RFQ): Una petición de oferta es un método más sencillo utilizado para obtener cotizaciones de precios de un pequeño número de proveedores preseleccionados para bienes o servicios bien definidos. A diferencia de una RFP, una RFQ se centra principalmente en el precio y puede no implicar una evaluación detallada de las capacidades del proveedor.
6. Adquisición de una sola fuente: Este método implica la compra de bienes o servicios a un único proveedor preseleccionado sin un proceso de licitación competitiva. Este método puede estar justificado en situaciones específicas, como cuando un proveedor tiene una experiencia única o posee una patente sobre una tecnología necesaria. Sin embargo, es importante tener una justificación sólida para utilizar la contratación de un único proveedor debido a la falta de competencia.

[ Figure 2: Procurement Methods Comparison Table]

Los métodos de contratación representan distintos enfoques para adquirir bienes y servicios:

• Características distintivas: Cada método tiene un proceso, un nivel de competencia y un área de enfoque únicos (precio frente a experiencia).
• Aplicación independiente: Cada método puede utilizarse de forma independiente en función de las necesidades del proyecto. Por ejemplo, un proyecto puede utilizar una licitación abierta para materiales estándar y una solicitud de propuestas para un servicio especializado.

No obstante, existen algunas similitudes entre determinados métodos:

• Licitación abierta y licitación restringida: Estos métodos son similares en su estructura (proceso de licitación) pero difieren en el conjunto de proveedores invitados y, por tanto, en el nivel de competencia. La licitación abierta está abierta a todos los proveedores cualificados, mientras que la licitación restringida sólo invita a proveedores preseleccionados.
• Licitación en dos fases: Este método combina los elementos de la Licitación abierta y la Licitación restringida. En la primera etapa, similar a la Licitación Restringida, los posibles proveedores son precalificados en función de sus capacidades. Después, sólo los candidatos preseleccionados participan en un proceso de licitación competitiva (como la Licitación Abierta) para la selección final. Esto garantiza la recepción de ofertas de proveedores cualificados al tiempo que se mantiene un elemento competitivo.
• Solicitud de Propuesta (RFP) y Solicitud de Cotización (RFQ): Ambas implican solicitar información a los proveedores, pero las RFP van más allá del precio para evaluar las capacidades del proveedor, mientras que las RFQ son más sencillas y se centran principalmente en presupuestos para bienes o servicios bien definidos.
• Adquisición de una sola fuente: Este método es único, ya que elude por completo la competencia, confiando en un único proveedor preseleccionado.

La elección del método de contratación más adecuado depende de varios factores:

1. Complejidad y requisitos del proyecto
2. Limitaciones presupuestarias y temporales
3. Nivel de competencia y experiencia deseada del proveedor
4. Tolerancia al riesgo y criticidad del proyecto

Al considerar detenidamente estos factores, los equipos de contratación pueden seleccionar el método que ofrezca el mejor equilibrio entre rentabilidad, puntualidad y calidad para las necesidades específicas de su proyecto.

Proceso de adquisición

Un proceso de adquisición bien establecido garantiza que los bienes y servicios que necesita una empresa para funcionar se obtienen al precio, con la calidad y en el plazo adecuados para satisfacer las necesidades del proyecto. He aquí un desglose de las etapas de un proceso de adquisición bastante típico:

• Identificación de las necesidades: Esta etapa inicia el proceso identificando los bienes o servicios específicos necesarios para un proyecto. Esto implica comprender los requisitos, las especificaciones y las cantidades del proyecto.
• Requisición & Aprobación: Se crea una solicitud formal de compra en la que se detallan los bienes o servicios requeridos, el coste estimado y la justificación de la compra. Esta requisición se somete a la aprobación del personal autorizado.
• Búsqueda y selección de proveedores: Una vez identificadas las necesidades y aprobada la solicitud de adquisición, se inicia el proceso de evaluación de los proveedores potenciales. Los posibles proveedores son investigados, evaluados y cualificados en función de factores como la calidad, el precio, la fiabilidad y los resultados anteriores.
• Proceso de licitación & Evaluación de ofertas: Se solicitan propuestas para su comparación y evaluación utilizando el método de contratación adecuado. Múltiples proveedores presentan cotizaciones en las que describen las especificaciones técnicas, el precio, las condiciones y el calendario de entrega que proponen. A continuación, se evalúan las cotizaciones para identificar la opción más ventajosa.
• Negociación & Formación del contrato: Tras la evaluación, tienen lugar las negociaciones con el proveedor o los proveedores elegidos para ultimar los precios, los plazos y las condiciones de entrega. A continuación, el departamento de compras establece un contrato formal con la participación de las partes interesadas aplicables, como el Asesor Jurídico, Cuentas por Pagar, así como Salud, Seguridad y Medio Ambiente (HSE) y otros, según sea necesario, en el que se esbozan los términos acordados.
• Colocación de pedidos & Gestión de pedidos: Una vez firmado el contrato, se emite una orden de compra al proveedor, formalizando el pedido. La gestión del pedido implica supervisar el estado del pedido y garantizar la entrega de acuerdo con el contrato.
• Recepción de mercancías/servicios & Inspección: En el momento de la entrega, se inspeccionan los bienes o servicios recibidos para garantizar que cumplen las especificaciones del contrato y las normas de calidad.
• Tramitación de facturas & Pago: Una vez recibidos, inspeccionados y aprobados los bienes o servicios, la factura del proveedor es revisada por cuentas por pagar para comprobar su exactitud y procesada para su pago según las condiciones acordadas. Sin embargo, algunos acuerdos pueden requerir el pago por adelantado, el pago parcial por adelantado u otras condiciones de pago adaptadas en función de las particularidades de la transacción.
• Finalización del proyecto: Una vez completado el pago, se cierra oficialmente el proyecto y se emite un Certificado de Aceptación Final para el proveedor.
• Mantenimiento de registros & Gestión del rendimiento: A lo largo del ciclo de aprovisionamiento, se mantienen todos los documentos y registros relevantes para futuras referencias y para la evaluación del rendimiento de diversos aspectos, incluido el rendimiento del proveedor.

En resumen

Comprender el ciclo de adquisición permite a las distintas partes interesadas, incluidos los ingenieros, contribuir activamente al éxito del proyecto. Mediante la adquisición estratégica de recursos a través de un proceso de adquisición bien definido, las organizaciones pueden obtener una ventaja significativa.

Las prácticas eficaces del proceso de adquisición no sólo optimizan los costes, garantizan la calidad y gestionan los riesgos, sino que también fomentan unas relaciones sólidas con los proveedores que pueden aprovecharse para futuros proyectos. Este enfoque de colaboración a lo largo de toda la cadena de suministro allana en última instancia el camino para una ejecución eficaz de los proyectos, una mejora de los plazos de comercialización y una mayor probabilidad de lograr un resultado satisfactorio.

A medida que el panorama empresarial siga evolucionando, el aprovisionamiento desempeñará un papel cada vez más crítico a la hora de garantizar la agilidad organizativa y la capacidad de respuesta a las cambiantes demandas del mercado. Al perfeccionar continuamente las estrategias y adoptar tecnologías de adquisición innovadoras, las organizaciones pueden optimizar aún más sus procesos de adquisición de recursos y obtener una ventaja competitiva duradera.