Navegar por la transformación de las adquisiciones: Un enfoque holístico

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¿Qué es la transformación de las adquisiciones?

La transformación de las adquisiciones se refiere a la revisión estratégica de los procesos, las prácticas y las estructuras organizativas de las adquisiciones para lograr mejoras significativas en la eficiencia, la eficacia y la generación de valor. Implica redefinir cómo funciona el aprovisionamiento dentro de una organización para alinearse mejor con los objetivos empresariales, adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado y aprovechar los avances tecnológicos y las mejores prácticas.

Los elementos clave y los beneficios de la transformación de las adquisiciones suelen incluir:

1. Alineación estratégica: Garantizar que las actividades de aprovisionamiento estén estrechamente alineadas con la estrategia y los objetivos empresariales generales. Esto implica comprender las necesidades de las partes interesadas internas, identificar las prioridades estratégicas y desarrollar una estrategia de aprovisionamiento sólida para apoyarlas.
2. Optimización de los procesos: La optimización de procesos implica perfeccionar y mejorar los flujos de trabajo de aprovisionamiento para aumentar la eficacia, recortar gastos y reforzar la adaptabilidad. Esto puede implicar el rediseño de los flujos de trabajo, la automatización de las tareas manuales y la aplicación de las mejores prácticas, como los principios de la contratación ajustada. El aprovisionamiento ajustado se basa en la fabricación ajustada y elimina las actividades sin valor añadido y los residuos. A efectos de aprovisionamiento, los residuos pueden denominarse inventario, tiempo o costes.
3. Integración de la tecnología: Aprovechar soluciones tecnológicas como los sistemas de contratación electrónica, las plataformas de gestión de proveedores y las herramientas de análisis de datos para mejorar la visibilidad, la colaboración y la toma de decisiones en todo el ciclo de vida de la contratación.
4. Cambio organizativo: Abordar las barreras culturales y organizativas al cambio fomentando una cultura de innovación, colaboración y mejora continua. Esto puede implicar la reestructuración de los equipos de aprovisionamiento, el desarrollo del talento y el fortalecimiento de las relaciones con las partes interesadas internas y externas.
5. Gestión de las relaciones con los proveedores: Fortalecer las relaciones con los proveedores clave para impulsar la innovación, mitigar el riesgo y crear valor para ambas partes. La gestión de las relaciones con los proveedores puede implicar la aplicación de prácticas estratégicas de aprovisionamiento, el desarrollo de métricas de rendimiento de los proveedores, la mejora de la gestión de riesgos y el fomento de la colaboración a través de iniciativas conjuntas.
6. Medición del rendimiento: Establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) y métricas para realizar un seguimiento de la eficacia del rendimiento y las iniciativas de aprovisionamiento y garantizar la rendición de cuentas. Esto puede incluir métricas relacionadas con el ahorro de costes, el rendimiento de los proveedores, la eficiencia de los procesos y la generación de valor en general.

Necesidad de transformación de las adquisiciones

Existen varias razones por las que las organizaciones pueden necesitar someterse a una transformación de las adquisiciones:

1. Eficiencia de costes: Los procesos tradicionales de aprovisionamiento pueden ser ineficaces y generar costes innecesarios, redundancias y retrasos. La transformación de las adquisiciones tiene como objetivo racionalizar los procesos, optimizar la asignación de recursos, reducir los costes y disminuir los gastos relacionados con las adquisiciones.
2. Dinámica del mercado: En el volátil entorno empresarial actual, las organizaciones se enfrentan a una dinámica de mercado cambiante, que incluye la globalización, las interrupciones de la cadena de suministro, los avances tecnológicos y las demandas cambiantes de los consumidores. La transformación de las adquisiciones permite a las organizaciones adaptarse a estos cambios, seguir siendo competitivas y aprovechar las nuevas oportunidades.
3. Alineación estratégica: Las funciones de aprovisionamiento se reconocen cada vez más como impulsores estratégicos del éxito empresarial. Sin embargo, unas prácticas de aprovisionamiento anticuadas pueden obstaculizar su capacidad para alinearse con objetivos organizativos más amplios y contribuir a la toma de decisiones estratégicas. La transformación del aprovisionamiento alinea la estrategia y las actividades de aprovisionamiento con las demandas y los objetivos empresariales, garantizando que apoyan y posibilitan la estrategia organizativa.
4. Gestión de riesgos: Unos procesos de aprovisionamiento ineficaces pueden aumentar los riesgos operativos y financieros de las organizaciones. La transformación de las adquisiciones se centra en mejorar las capacidades de gestión de riesgos, incluida la evaluación de riesgos de los proveedores, la gestión de los contratos de procesos y la supervisión del cumplimiento, para mitigar los riesgos potenciales y salvaguardar los intereses de la organización.
5. Innovación y creación de valor: La transformación de las adquisiciones facilita la innovación y la creación de valor cultivando la colaboración con los proveedores, aprovechando las soluciones tecnológicas y optimizando las redes de la cadena de suministro. Al adoptar prácticas de aprovisionamiento innovadoras, las organizaciones pueden desbloquear nuevas fuentes de valor, impulsar la innovación de productos y servicios y obtener una ventaja competitiva en el mercado. Además, al seguir los principios del Diseño para la Cadena de Suministro se garantiza que la estrategia de aprovisionamiento se complemente con diseños de productos optimizados para la eficiencia y la adaptabilidad en la cadena de suministro.
6. Resiliencia del proceso de aprovisionamiento: Además de mejorar la agilidad empresarial dentro de las operaciones de aprovisionamiento y la competitividad, la transformación puede diseñarse para durar y puede respaldar el valor a prueba de futuro, la escalabilidad y garantizar la resistencia del proceso de aprovisionamiento.
7. Cumplimiento normativo: Las organizaciones deben cumplir diversos requisitos y normas reglamentarias que rigen las actividades de aprovisionamiento, como las leyes anticorrupción, las normativas medioambientales y las normas laborales. La transformación de las adquisiciones garantiza el cumplimiento de las normativas pertinentes, mitigando los riesgos legales y de reputación asociados a su incumplimiento.
8. Satisfacción del cliente: Unas prácticas de aprovisionamiento eficaces repercuten directamente en la calidad, la rapidez y el coste de los bienes y servicios proporcionados a los clientes.

En general, la transformación de las adquisiciones es esencial para las organizaciones que buscan optimizar su rendimiento en materia de adquisiciones, impulsar el valor estratégico, mitigar los riesgos y seguir siendo competitivas en el dinámico panorama empresarial actual. Al abrazar el cambio y adoptar prácticas innovadoras, los equipos de aprovisionamiento pueden convertirse en un socio empresarial creador de valor y posicionarse para el éxito y la sostenibilidad a largo plazo.

Construir una estrategia de transformación de las adquisiciones resistente

En el vertiginoso panorama empresarial actual, las organizaciones se enfrentan a un sinfín de retos, desde interrupciones en las cadenas de suministro hasta la volatilidad del mercado. Para sortear con éxito estas incertidumbres, las empresas deben crear resiliencia en todos los aspectos de sus operaciones, incluido el aprovisionamiento. Elaborar una estrategia de transformación de las adquisiciones resiliente y exitosa es crucial para las organizaciones que buscan prosperar en medio de la incertidumbre e impulsar un crecimiento sostenible. He aquí cómo empezar:

1. Evalúe el estado actual: Antes de embarcarse en un viaje de transformación de las compras, es esencial llevar a cabo una evaluación exhaustiva de la transformación de las compras de sus procesos de compra actuales, equipos de compras, capacidades y retos. Identifique las áreas de ineficacia, los cuellos de botella en el proceso de compra y los riesgos que deben abordarse para mejorar la capacidad de recuperación. Al evaluar la hoja de ruta actual de las adquisiciones, las organizaciones tendrán una comprensión más clara de los cambios que puede ser necesario realizar y de cómo desarrollar
2. Establezca objetivos claros: Defina objetivos claros y mensurables para su hoja de ruta de transformación de las adquisiciones. Ya se trate de reducir costes, mejorar las relaciones con los proveedores, mejorar la eficacia de los procesos o aumentar la agilidad empresarial, alinee sus objetivos con metas organizativas más amplias para impulsar el valor estratégico. Una vez que se ha evaluado la hoja de ruta y se ha determinado que los pilares de las adquisiciones apuntan en la dirección correcta, es hora de desarrollar la estrategia.
3. Cambio de mentalidad: La transformación de las adquisiciones no sólo depende de la implantación de soluciones digitales o de la automatización de los procesos de adquisición. También depende en gran medida de que esté impulsada por las personas y los responsables de compras deben plantearse cómo se van a aplicar esas nuevas tecnologías.
4. Adopte la tecnología: Aproveche las soluciones tecnológicas como las plataformas de contratación electrónica, los sistemas de gestión de proveedores y las herramientas de análisis de datos para mejorar la visibilidad, la colaboración y la toma de decisiones en todo el ciclo de vida de la contratación. Invertir en tecnología permite a las organizaciones adaptarse rápidamente a las condiciones cambiantes del mercado e impulsar la eficiencia en su proceso de aprovisionamiento.
5. Centrarse en las relaciones con los proveedores: Cultive relaciones sólidas y de colaboración con los proveedores clave para crear resistencia en su cadena de suministro. Establezca canales de comunicación claros, desarrolle la confianza mutua y gestione de forma proactiva los riesgos de los proveedores para mitigar las interrupciones y garantizar la continuidad del suministro.
6. Desarrolle el talento: Invierta en el desarrollo de las habilidades y capacidades de su equipo de aprovisionamiento para adaptarse a la dinámica cambiante del mercado e impulsar un cambio transformador. Ofrezca oportunidades de formación y desarrollo profesional para dotar a su equipo de los conocimientos y la experiencia necesarios para tener éxito en un panorama de adquisiciones en rápida evolución.
7. Mejore la gestión de riesgos: Implemente procesos sólidos de gestión de riesgos para identificar, evaluar y mitigar los riesgos en todo el ciclo de vida de la contratación. Desde la evaluación de los riesgos de los proveedores hasta la gestión de los contratos y la supervisión del cumplimiento, la gestión proactiva de los riesgos es esencial para crear resistencia y salvaguardar los intereses de la organización.
8. Mida y adapte: Supervise y evalúe continuamente la eficacia de su estrategia de transformación de las adquisiciones con respecto a las métricas y los KPI predefinidos. Revise periódicamente los progresos, solicite la opinión de las partes interesadas y realice los ajustes necesarios para mantener el rumbo e impulsar la mejora continua.

Criterios clave para seleccionar la tecnología de aprovisionamiento

Con una miríada de opciones disponibles, elegir la solución más adecuada entre las nuevas tecnologías para complementar las transformaciones de aprovisionamiento puede resultar desalentador. Para navegar eficazmente por este complejo proceso de toma de decisiones, es esencial tener en cuenta:

1. Alineación con los objetivos empresariales: Antes de evaluar cualquier tecnología de aprovisionamiento, es crucial alinear sus características y capacidades con las metas y objetivos generales de su organización. Tanto si se centra en la reducción de costes como en la gestión de las relaciones con los proveedores o la automatización de los procesos, la tecnología elegida debe apoyar sin fisuras estos imperativos estratégicos.
2. Escalabilidad y flexibilidad: A medida que las empresas crecen y evolucionan, también lo hacen sus cadenas de suministro y sus necesidades de aprovisionamiento. Por lo tanto, es imperativo seleccionar una solución tecnológica que pueda escalar junto con su estrategia de aprovisionamiento y la organización. Ya se trate de ampliar las operaciones a escala mundial o de adaptarse a una demanda fluctuante, la tecnología elegida debe ofrecer escalabilidad y flexibilidad para adaptarse a los requisitos cambiantes de la empresa.
3. Capacidades de integración: La tecnología de aprovisionamiento no funciona de forma aislada; necesita integrarse a la perfección con los sistemas y aplicaciones existentes, como la planificación de recursos empresariales (ERP), los procesos de aprovisionamiento a pago, el software, los sistemas de contabilidad y las bases de datos de proveedores. Dé prioridad a las soluciones que ofrezcan sólidas capacidades de integración para garantizar un flujo de datos fluido y la interoperabilidad en todo el ecosistema tecnológico de la organización.
4. Experiencia del usuario y adopción: El éxito de la implantación de cualquier tecnología de aprovisionamiento depende de la adopción por parte de los usuarios. Por lo tanto, es esencial dar prioridad a las soluciones que ofrezcan una interfaz de usuario intuitiva, flujos de trabajo simplificados y recursos completos de formación y asistencia. Un sistema fácil de usar fomenta la adopción generalizada entre los empleados, lo que se traduce en un aumento de la productividad y la eficacia.
5. Seguridad y conformidad de los datos: Con el creciente énfasis en la privacidad de los datos y el cumplimiento normativo, es imperativo dar prioridad a las soluciones tecnológicas de aprovisionamiento que se adhieran a los más altos estándares de seguridad de datos y cumplimiento normativo. Asegúrese de que la tecnología elegida cumple las normativas del sector, como el GDPR (Reglamento general de protección de datos), y ofrece sólidas funciones de seguridad para salvaguardar los datos sensibles de las adquisiciones. La tecnología también debe facilitar la aplicación de los requisitos de cumplimiento de los proveedores y el seguimiento del rendimiento (como la seguridad de la información o la responsabilidad social y medioambiental).
6. Capacidades analíticas y de elaboración de informes: En el actual entorno empresarial impulsado por los datos, las perspectivas procesables tienen un valor incalculable. Busque soluciones tecnológicas de aprovisionamiento que ofrezcan capacidades avanzadas de análisis y elaboración de informes y supervisión de procesos, que permitan a las partes interesadas obtener perspectivas significativas de los datos de aprovisionamiento. Desde el análisis del gasto hasta el seguimiento del rendimiento de los proveedores, unas herramientas analíticas sólidas permiten a las organizaciones tomar decisiones informadas e impulsar la mejora continua.
7. Reputación y apoyo del proveedor: Es fundamental seleccionar un proveedor reputado con un historial probado de entrega de soluciones de aprovisionamiento fiables. Lleve a cabo una investigación exhaustiva, evalúe las credenciales del proveedor y busque recomendaciones de colegas del sector para calibrar con precisión la reputación del proveedor. Además, evalúe los servicios de atención al cliente del proveedor, incluida la capacidad de respuesta, la disponibilidad y la experiencia, para garantizar el éxito continuo tras la implantación.

Evaluando cuidadosamente estos criterios clave, las organizaciones pueden tomar decisiones informadas a la hora de seleccionar soluciones tecnológicas para su transformación digital de las adquisiciones. En última instancia, la elección de la tecnología adecuada puede permitir a las empresas agilizar los procesos de adquisición, impulsar el ahorro de costes y obtener una ventaja competitiva.

Conclusión

Aunque es evidente que la tecnología de aprovisionamiento está impulsando un cambio positivo, para lograr una verdadera transformación y desbloquear los beneficios de una transformación eficaz del aprovisionamiento es necesario establecer una base sólida de relaciones duraderas, creación de redes eficaces, capacitación y transparencia.

Junto a la necesidad de un cambio de mentalidad más amplio, la transformación de las adquisiciones se basa en la necesidad de ser más inteligentes, más frescos y más ágiles. Adoptando este enfoque holístico, los líderes del sector pueden lograr un éxito mensurable.

En general, la transformación de las adquisiciones consiste en impulsar un cambio positivo en toda la función de adquisiciones para aumentar su importancia estratégica, mejorar su contribución a los objetivos de la organización y, en última instancia, aportar un mayor valor a la empresa.

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