Analyse des dépenses : Processus, outils, tendances et meilleures pratiques

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L’analyse des dépenses est la pierre angulaire de l’approvisionnement moderne. Pour les organisations qui cherchent à améliorer leur efficacité, à réduire leurs coûts et à mettre en place des chaînes d’approvisionnement résistantes, la compréhension des données relatives aux dépenses d’approvisionnement n’est plus facultative, elle est essentielle. C’est là que l’analyse des dépenses entre en jeu.

Ce guide couvre les aspects suivants le processus d’analyse des dépensesIl offre aux équipes chargées des achats une feuille de route claire leur permettant de mieux connaître les dépenses, de prendre de meilleures décisions et d’identifier les possibilités de réduction des coûts.

Qu’est-ce que l’analyse des dépenses ?

L’analyse des dépenses est le processus structuré de collecte, de nettoyage, de classification et d’analyse des données relatives aux dépenses d’achat. Il s’agit essentiellement de répondre à quelques questions essentielles :

• Qu’achetons-nous ?
• À qui ?
• À quel prix ?
• À quelle fréquence ?

Cette analyse fondamentale permet aux équipes chargées des achats de repérer les inefficacités, de réduire les coûts, d’améliorer la conformité et de renforcer les relations avec les fournisseurs grâce à des stratégies plus efficaces.

Pourquoi l’analyse des dépenses est importante

L’approvisionnement moderne va bien au-delà de l’achat au prix le plus bas. Il s’agit de créer de la valeur grâce à l’efficacité, à l’innovation, à la gestion des risques et à la durabilité, ce qui permet en fin de compte de réaliser d’importantes économies.

L’analyse des dépenses soutient ce changement en permettant une meilleure analyse des dépenses :

• Optimisation des coûts grâce à une meilleure visibilité
• Consolidation des fournisseurs et gestion de la performance
• Identification des dépenses irrégulières ou hors contrat
• Soutien aux durabilité et responsabilité sociale objectifs
• Amélioration de la conformité et réduction des erreurs humaines
• Alignement des stratégies par catégorie dans l’ensemble de l’entreprise

Pour les fabricants et les entreprises axées sur l’ingénierie, elle permet également de faire le lien entre l’approvisionnement et la conception des produits, en veillant à ce que les implications financières des décisions d’ingénierie soient comprises à un stade précoce.

Le processus d’analyse des dépenses

Une analyse des dépenses de base suit généralement les étapes suivantes :

1. Recueillir des données à partir de sources multiples

Recueillez des données à partir des ERP, des systèmes financiers, des cartes d’achat, des feuilles de calcul et de toute autre source de données liée aux achats. Une bonne couverture est essentielle pour une une image fiable des dépenses totalesqui fournit des informations actualisées.

2. Nettoyer et normaliser les données

Il s’agit de supprimer les doublons, de corriger les erreurs et de normaliser les noms des fournisseurs. Des données inexactes ou incomplètes introduisent l’erreur humaine et compromet le résultat.

3. Classer les dépenses par catégorie

Cette étape consiste à classer les dépenses en catégories (par exemple, informatique, matières premières, logistique), conformément aux taxonomies internes ou aux normes industrielles telles que l’UNSPSC. Les dépenses par catégorie constituent la base de toute analyse ultérieure des dépenses directes et indirectes.

4. Analyser le cube des dépenses

Un cube des dépenses permet de visualiser les données sur trois dimensions (fournisseurs, catégories et unités commerciales), ce qui facilite l’identification des schémas, des chevauchements ou de l’utilisation des données. les opportunités d’économies.

5. Générer des rapports et suivre les tendances

Les tableaux de bord et les outils de reporting fournissent des informations actualisées pour les parties prenantes. Ces informations doivent être mises à jour régulièrement pour assurer une visibilité permanente et atténuer les risques.

Visualiser les dépenses : Le cube des dépenses

Le cube des dépenses est l’un des outils les plus utiles pour l’analyse des dépenses. Ce modèle 3D vous aide à visualiser les dépenses sous trois angles :

• Fournisseur – À qui achetez-vous ?
• Catégorie – Qu’achetez-vous ?
• Secteur d’activité – Qui achète ?

Le cube permet d’identifier les dépenses fragmentées et de soutenir la consolidation des fournisseurs ou les stratégies d’approvisionnement au niveau des catégories.

Exemples d’analyse des dépenses

Examinons quelques exemples d’analyse des dépenses qui illustrent une valeur réelle :

• Une entreprise manufacturière a constaté que cinq départements achetaient le même équipement de sécurité auprès de différents fournisseurs. Standardisation auprès d’un seul fournisseur a permis d’économiser 15 %. et délais réduits.
• Une entreprise technologique a signalé une augmentation des dépenses de licences de logiciels. Après enquête, il s’est avéré que cela était dû au fait que les ingénieurs contournaient le processus de demande standard. Appliquer la politique d’achat rétablir le contrôle budgétaire.
• Une organisation du secteur public a utilisé l’analyse des dépenses pour évaluer les performances des fournisseurs et consolider les fournisseurs de services de restauration, en améliorant la conformité des contrats et en réduisant le coût par tête.

Outils d’analyse des dépenses

Les outils modernes d’analyse des dépenses offrent différents niveaux d’automatisation, de classification et de reporting. Les options vont des suites intégrées aux solutions ponctuelles :

Le meilleur choix dépend de la taille, de la complexité et de la technologie existante de votre organisation.

Comment les équipes chargées des achats utilisent l’analyse des dépenses

L’analyse des dépenses joue un rôle central dans l’ensemble du processus d’achat. processus d’approvisionnementen soutenant des initiatives telles que

• Gestion des fournisseurs – Mesurer les performances des fournisseurs au fil du temps, évaluer et atténuer les risques.
• Approvisionnement stratégique – Donnez la priorité aux événements de sourcing ayant la plus grande valeur ou la plus grande exposition.
• Négociation de contrats – Exploitez les données relatives aux dépenses d’approvisionnement pour négocier de meilleures conditions.
• Budgétisation et planification – Établissez des prévisions fondées sur des données réelles et non sur des hypothèses.
• Suivi de la durabilité – Comprenez l’empreinte environnementale ou sociale de vos décisions de dépenses.

En intégrant les informations dans les flux de travail, les responsables des achats s’assurent que l’analyse débouche sur des informations exploitables, et pas seulement sur des rapports.

Comment démarrer l’analyse des dépenses : Une liste de contrôle pratique

Si vous effectuez une analyse des dépenses pour la première fois ou si vous cherchez à faire évoluer votre processus actuel, cette liste de contrôle peut vous aider.

1. Définir les objectifs
   Précisez si votre objectif est de réduire les coûts, d’améliorer les performances des fournisseurs ou de vous préparer à une nouvelle initiative de sourcing stratégique.
2. Identifier et collecter les sources de données
   Recueillez les données relatives aux dépenses d’approvisionnement auprès de toutes les sources – ERP, systèmes de facturation, feuilles de calcul, contrats, etc.
3. Nettoyez et normalisez les données
   Veillez à la cohérence des noms, des catégories et des points de données afin d’améliorer la précision des données.
4. Classer par catégorie de dépenses
   Utilisez des regroupements logiques de catégories de dépenses pour avoir une vue d’ensemble et découvrir des opportunités d’économies.
5. Choisissez le bon outil
   Choisissez un outil d’analyse des dépenses ou un tableau de bord qui correspond aux besoins et aux capacités de votre équipe.
6. Analyser et identifier les opportunités
   Dégagez les tendances en matière de dépenses, suivez les dépenses de suivi et trouvez des domaines de rationalisation des fournisseurs.
7. Agir et communiquer
   Apportez des changements au niveau de l’approvisionnement, de la gestion des fournisseurs ou des conditions contractuelles sur la base de vos conclusions.
8. Établir un processus continu
   Créez un cadre reproductible pour maintenir votre stratégie de gestion des dépenses à jour et pertinente.

Analyse des dépenses et ESG : le lien avec le développement durable

On attend de plus en plus des équipes d’achat modernes qu’elles alignent les dépenses sur les objectifs de développement durable. environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) . L’analyse des dépenses y contribue en

• en signalant le risque fournisseur lié à une mauvaise performance ESG
• Révéler les habitudes de dépenses qui privilégient les fournisseurs éthiques ou locaux
• Suivi des clauses ESG dans les contrats par rapport aux données du processus d’approvisionnement dans le monde réel

Bien qu’elle ne soit pas toujours associée au développement durable, l’analyse des dépenses permet aux organisations d’aligner leurs dépenses sur les valeurs ESG, en transformant les données relatives aux dépenses en levier de changement.

Principaux défis à relever lors de l’analyse des dépenses

Bien que le concept soit simple, l’analyse des dépenses peut s’avérer longue et complexe. Les défis les plus courants sont les suivants :

• Exactitude des données – Des données incohérentes ou cloisonnées limitent la confiance dans les résultats.
• Manque de ressources – Les petites équipes peuvent avoir du mal à classer et à analyser manuellement de grands ensembles de données.
• Faible engagement des parties prenantes – Sans l’adhésion des entreprises, même des informations de grande qualité risquent de rester inexploitées.

Pour surmonter ces obstacles, il faut un mélange de technologie, de gouvernance et de collaboration interfonctionnelle, en particulier entre les achats, les finances et l’informatique.

L’avenir de l’analyse des dépenses

Les achats étant de plus en plus axés sur les données, l’analyse des dépenses évolue avec le soutien des technologies de pointe. Voici quelques tendances qui façonnent l’avenir :

• Analyse prédictive: Passer d’une vision descriptive à une vision prédictive qui suggère des tendances de dépenses futures ou des risques potentiels.
• Tableaux de bord en temps réel: Permettre aux équipes chargées des achats de réagir rapidement aux changements dans les performances des fournisseurs ou dans les habitudes de dépenses.
• Intégration avec les plateformes ESG et de conformité: Améliorer la visibilité de l’approvisionnement durable et responsable.
• Traitement du langage naturel (NLP): Simplifier les requêtes complexes et améliorer l’expérience des utilisateurs dans les outils d’analyse des dépenses.
• Classification améliorée par l’IA: Améliorer la précision des données et réduire le travail manuel fastidieux de catégorisation des dépenses.

Ces innovations aident les responsables des achats à tirer davantage de valeur de leurs données de dépenses tout en alignant la gestion des dépenses sur des objectifs commerciaux plus larges.

Conclusion

L’analyse des dépenses n’est plus seulement un outil pour les équipes d’approvisionnement matures – c’est une nécessité stratégique.

En obtenant une visibilité sur l’ensemble des dépenses, en nettoyant et en classant les données relatives aux dépenses d’approvisionnement et en utilisant les bons outils, les entreprises peuvent prendre des décisions plus judicieuses, réduire les coûts et les risques liés aux fournisseurs. Compte tenu des préoccupations actuelles liées à la volatilité de la chaîne d’approvisionnement et à l’examen ESG, cela permet également de garantir la conformité et d’apporter une valeur durable.

Que vous commenciez par une analyse de base des dépenses ou que vous cherchiez à mettre en place une fonction de gestion des dépenses de premier ordre, la base est la même : des données propres, des objectifs clairs et une amélioration continue.

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