Comprendre la passation de marchés – Qu’est-ce que c’est, types et processus ?

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Vous êtes-vous déjà demandé comment ce pont complexe était construit ou ce nouveau gadget élégant fabriqué ? Tout commence par la passation des marchés.

La réussite de tout projet d’ingénierie repose sur un système de gestion de la chaîne d’approvisionnement qui fonctionne bien. L’approvisionnement est au cœur de ce système, car il permet de s’assurer que les bons matériaux et services sont obtenus au bon prix, dans les délais et avec un minimum de risques, grâce à diverses activités d’approvisionnement efficaces.

Qu’est-ce que la passation de marchés ?

L’approvisionnement, souvent appelé approvisionnement stratégique, est le processus d’acquisition des biens et des services dont une entreprise a besoin pour fonctionner.

Dans le monde de l’ingénierie, cela se traduit par l’obtention des matériaux essentiels, des équipements et des services spécialisés nécessaires à la réalisation des projets. Cela va de l’approvisionnement en matières premières de haute qualité, comme l’acier et le béton, à l’acquisition de machines et de composants spécialisés nécessaires au processus de fabrication d’un produit.

Pensez-y de la manière suivante : l’approvisionnement est le pont entre vos besoins d’ingénierie et les ressources qui font de vos conceptions une réalité. C’est à l’équipe chargée des achats qu’il revient de construire et d’entretenir ce pont. Elle agit en tant que partenaire stratégique, en collaborant avec les ingénieurs, les fournisseurs et les autres parties prenantes afin d’assurer la fluidité du flux des ressources essentielles tout au long du projet.

Approvisionnement et achat – Quelle est la différence ?

L’approvisionnement va au-delà de la simple transaction d’acquisition de biens (passer des commandes et effectuer des paiements) – c’est la fonction principale de l’achat. L’approvisionnement adopte une perspective plus large, englobant l’ensemble du cycle de vie de l’acquisition de biens et de services par le biais de processus d’approvisionnement bien définis.

Cette approche stratégique implique

• Identifier les besoins : Quels sont les matériaux et les services nécessaires au projet ?
• Élaborer une stratégie de passation de marchés : Comment allez-vous vous procurer ces matériaux et services ?
• Recherche de fournisseurs : Qui peut fournir la meilleure qualité au prix le plus compétitif ?
• Négocier des contrats : Comment pouvez-vous obtenir les conditions les plus favorables pour votre organisation dans le cadre d’un contrat ?
• Gestion des relations avec les fournisseurs : Comment pouvez-vous établir et maintenir des partenariats solides et collaboratifs avec vos fournisseurs ?

En fin de compte, les achats visent à optimiser l’ensemble du processus d’acquisition et à apporter de la valeur ajoutée au-delà des seules économies de coûts.

[ Figure 1: Procurement vs. Purchasing Comparison Table]

Pourquoi l’approvisionnement est-il important ?

Des pratiques efficaces de gestion des marchés publics contribuent de manière significative à la réussite des projets d’entreprise, y compris les projets d’ingénierie, et ce de plusieurs manières :

• Gestion des coûts : L’approvisionnement permet de négocier les meilleures offres avec les fournisseurs, d’optimiser les niveaux de stocks et d’identifier les possibilités de réduction des coûts. La gestion des coûts permet d’allonger le budget du projet et d’en maximiser la valeur.
• Assurance qualité : Le processus de passation des marchés garantit l’obtention de matériaux et de services de haute qualité qui répondent aux spécifications du projet. Cela permet de minimiser les défauts, les reprises et les retards du projet.
• Atténuation des risques : La passation de marchés atténue les risques en diversifiant les fournisseurs, en utilisant des contrats clairs, en mettant en œuvre l’évaluation des fournisseurs et des risques, et en optimisant la chaîne d’approvisionnement. Cette approche proactive permet d’identifier et de traiter les problèmes potentiels avant qu’ils ne perturbent les projets.
• Amélioration de l’exécution des projets : L’approvisionnement permet de maintenir des partenariats solides et collaboratifs avec des fournisseurs fiables. Le maintien des relations avec les fournisseurs est essentiel à la bonne exécution des projets.
• Amélioration de l’efficacité des projets : L’approvisionnement optimise la chaîne d’approvisionnement (réseau de fournisseurs, transport et logistique) grâce à des processus d’approvisionnement rationalisés, garantissant la livraison en temps voulu des matériaux et des services. Cela permet de minimiser les perturbations et de libérer du temps pour les ingénieurs afin qu’ils puissent se concentrer sur les tâches essentielles de conception et de développement, ce qui améliore en fin de compte l’efficacité globale du projet.
• Alignement des objectifs commerciaux : Les achats fournissent une multitude de données qui peuvent être utilisées pour suivre et mesurer les performances au moyen d’indicateurs clés de performance (ICP). Ces indicateurs permettent d’identifier les domaines à améliorer et de s’assurer que les achats sont alignés sur les objectifs globaux de l’entreprise.

Par essence, les bonnes pratiques en matière de passation de marchés ouvrent la voie à une exécution plus harmonieuse du projet, à une amélioration de la qualité et, en fin de compte, à la réussite du projet d’entreprise. Il est possible d’améliorer encore ces résultats en recourant à des services de conseil spécialisés dans l’optimisation des processus de passation de marchés et dans l’identification des possibilités de réduction des coûts.

Types de marchés publics

Les stratégies d’achat s’adaptent aux besoins des entreprises. Comprendre les deux principaux types d’achats permet de catégoriser efficacement les besoins :

Approvisionnement direct

Il s’agit d’acquérir des biens essentiels directement liés à la production, tels que des matières premières (acier, béton) et des équipements spécialisés (machines à souder, instruments d’essai). Ces biens influencent directement le produit ou le service final fourni.

Marchés publics indirects

Les marchés publics indirects englobent les biens et les services qui répondent aux besoins opérationnels quotidiens mais qui ne sont pas directement impliqués dans la production. Ces biens et services comprennent par exemple les fournitures de bureau (papier, toner), les équipements informatiques (ordinateurs, logiciels) et les services de maintenance (entretien des bâtiments, réparation des équipements).

Il est essentiel de comprendre ces distinctions pour établir des priorités dans l’allocation des ressources et mettre en œuvre des stratégies de passation de marchés adaptées aux exigences spécifiques du projet.

Méthodes de passation de marchés

Les équipes chargées de la passation des marchés utilisent plusieurs méthodes courantes pour sélectionner les meilleurs fournisseurs et acquérir des biens et des services pour leurs projets. Voici six méthodes fréquemment utilisées :

1. Appel d’offres ouvert : Cette méthode est une procédure d’appel d’offres ouverte à tous les fournisseurs intéressés qui remplissent les conditions de base. Une annonce publique est faite, décrivant les exigences et les spécifications du projet. Les fournisseurs soumettent alors des offres détaillant le prix, les conditions et les qualifications qu’ils proposent. Le contrat est attribué au fournisseur qui propose l’offre la plus compétitive et qui répond à toutes les exigences.
2. Appel d’offres restreint : Semblable à l’appel d’offres ouvert, cette méthode d’acquisition de biens implique une procédure d’appel d’offres. Cependant, au lieu d’être ouvertes à tous, les invitations à soumissionner ne sont envoyées qu’à une liste présélectionnée de fournisseurs qualifiés. Cette approche peut être utilisée lorsqu’une expertise ou une expérience spécifique est requise pour le projet.
3. Demande de proposition (RFP) : Un appel d’offres est un document formel décrivant la portée du projet, les exigences et les critères d’évaluation. Les entreprises à la recherche de biens ou de services complexes émettent des appels d’offres à l’intention des fournisseurs qualifiés. L’appel d’offres permet une évaluation plus approfondie des capacités d’un fournisseur, au-delà du prix, comme son expertise technique, son expérience en matière de projets et ses performances passées.
4. Appel d’offres en deux étapes : Cette méthode d’achat de biens est une variante de l’appel d’offres ouvert à laquelle s’ajoute une étape de qualification. Au cours de la première étape, les fournisseurs potentiels soumettent des informations de base sur leurs qualifications et leur expérience. Sur la base de ces informations, une liste restreinte de fournisseurs qualifiés est établie. Seuls les fournisseurs présélectionnés sont alors invités à soumettre des offres formelles lors de la deuxième étape.
5. Demande de devis (RFQ) : Un appel d’offres est une méthode plus simple utilisée pour obtenir des devis de la part d’un petit nombre de fournisseurs présélectionnés pour des biens ou des services bien définis. Contrairement à la demande de propositions, l’appel d’offres se concentre principalement sur le prix et n’implique pas nécessairement une évaluation détaillée des capacités du fournisseur.
6. Single Source Procurement : Cette méthode consiste à acheter des biens ou des services à un seul fournisseur présélectionné sans passer par une procédure d’appel d’offres. Cette approche peut se justifier dans des situations spécifiques, par exemple lorsqu’un fournisseur dispose d’une expertise unique ou détient un brevet sur une technologie requise. Toutefois, il est important de bien justifier le recours à une source unique en raison de l’absence de concurrence.

[ Figure 2: Procurement Methods Comparison Table]

Les méthodes de passation de marchés représentent différentes approches de l’acquisition de biens et de services :

• Caractéristiques distinctes : Chaque méthode a un processus, un niveau de concurrence et un domaine d’intérêt unique (prix contre expertise).
• Application indépendante : Chaque méthode peut être utilisée indépendamment en fonction des besoins du projet. Par exemple, un projet peut utiliser un appel d’offres ouvert pour des matériaux standard et un appel d’offres pour un service spécialisé.

Il existe toutefois des similitudes entre certaines méthodes :

• L’appel d’offres ouvert et l’appel d’offres restreint : Ces méthodes sont similaires dans leur structure (processus d’appel d’offres) mais diffèrent dans le groupe de fournisseurs invités et, par conséquent, dans le niveau de concurrence. L’appel d’offres ouvert est ouvert à tous les fournisseurs qualifiés, tandis que l’appel d’offres restreint n’invite que des fournisseurs présélectionnés.
• Appel d’offres en deux étapes : Cette méthode combine les éléments de l’appel d’offres ouvert et de l’appel d’offres restreint. Au cours de la première étape, semblable à l’appel d’offres restreint, les fournisseurs potentiels sont présélectionnés en fonction de leurs capacités. Ensuite, seuls les candidats présélectionnés participent à une procédure d’appel d’offres concurrentiel (comme l’appel d’offres ouvert) pour la sélection finale. Cela permet de recevoir des offres de fournisseurs qualifiés tout en maintenant un élément concurrentiel.
• Demande de proposition (RFP) et demande de devis (RFQ) : Les deux impliquent la sollicitation d’informations auprès des fournisseurs, mais les DP vont au-delà du prix pour évaluer les capacités des fournisseurs, tandis que les RFQ sont plus simples et se concentrent principalement sur des devis pour des biens ou des services bien définis.
• Le marché à source unique : Cette méthode se distingue par le fait qu’elle contourne entièrement la concurrence, en s’appuyant sur un seul fournisseur présélectionné.

Le choix de la méthode de passation de marchés la plus appropriée dépend de plusieurs facteurs :

1. La complexité et les exigences du projet
2. Contraintes budgétaires et temporelles
3. Niveau de concurrence et expertise souhaitée du fournisseur
4. Tolérance au risque et criticité du projet

En examinant attentivement ces facteurs, les équipes chargées de la passation des marchés peuvent choisir la méthode qui offre le meilleur équilibre entre rentabilité, respect des délais et qualité pour les besoins spécifiques de leur projet.

Processus de passation de marchés

Un processus d’acquisition bien établi garantit que les biens et services nécessaires au fonctionnement d’une entreprise sont obtenus au bon prix, à la bonne qualité et au bon moment pour répondre aux besoins du projet. Voici un aperçu des étapes d’un processus de passation de marchés assez classique :

• Identification des besoins : Cette étape lance le processus en identifiant les biens ou services spécifiques requis pour un projet. Il s’agit de comprendre les exigences du projet, les spécifications et les quantités.
• Demande &amp ; Approbation : Une demande d’achat formelle est créée, détaillant les biens ou services requis, le coût estimé et la justification de l’achat. Cette demande est soumise à l’approbation du personnel autorisé.
• Recherche et sélection de fournisseurs : Une fois les besoins identifiés et la demande d’achat approuvée, le processus d’évaluation des fournisseurs potentiels commence. Les fournisseurs potentiels sont recherchés, évalués et qualifiés sur la base de facteurs tels que la qualité, le prix, la fiabilité et les performances passées.
• Processus d’appel d’offres et évaluation des offres : Des propositions sont demandées pour être comparées et évaluées à l’aide de la méthode de passation de marchés appropriée. Plusieurs fournisseurs soumettent des devis décrivant les spécifications techniques, le prix, les conditions et le calendrier de livraison qu’ils proposent. Les devis sont ensuite évalués afin d’identifier l’option la plus avantageuse.
• Négociation &amp ; Formation des contrats : Après l’évaluation, des négociations ont lieu avec le(s) fournisseur(s) choisi(s) pour finaliser les prix, les termes et les conditions de livraison. Un contrat formel est alors établi par le service des achats avec la participation des parties prenantes concernées, telles que le conseil juridique, la comptabilité fournisseurs ainsi que la santé, la sécurité et l’environnement (SSE) et d’autres personnes si nécessaire, décrivant les conditions convenues.
• Placement des commandes &amp ; Gestion des commandes : Une fois le contrat signé, un bon de commande est émis à l’intention du fournisseur, ce qui officialise la commande. La gestion des commandes consiste à contrôler l’état de la commande et à assurer la livraison conformément au contrat.
• Réception des marchandises/services et inspection : Lors de la livraison, les biens ou les services reçus sont inspectés pour s’assurer qu’ils répondent aux spécifications du contrat et aux normes de qualité.
• Traitement des factures et paiement : Une fois les biens ou les services reçus, inspectés et approuvés, la facture du fournisseur est examinée par la comptabilité fournisseurs pour s’assurer qu’elle est exacte et traitée en vue du paiement selon les conditions convenues. Toutefois, certains accords peuvent exiger un paiement anticipé, un paiement partiel à l’avance ou d’autres conditions de paiement adaptées, en fonction des spécificités de la transaction.
• Achèvement du projet : Une fois le paiement effectué, le projet est officiellement clôturé et un certificat d’acceptation finale est délivré au fournisseur.
• Tenue de registres &amp ; Gestion de la performance : Tout au long du cycle de passation de marché, tous les documents et dossiers pertinents sont conservés à des fins de référence ultérieure et d’évaluation des performances des différents aspects, y compris les performances des fournisseurs.

En résumé

La compréhension du cycle de passation des marchés permet aux différentes parties prenantes, y compris les ingénieurs, de contribuer activement à la réussite des projets. En acquérant stratégiquement des ressources par le biais d’un processus de passation de marchés bien défini, les organisations peuvent acquérir un avantage significatif.

Des pratiques efficaces en matière de processus d’approvisionnement permettent non seulement d’optimiser les coûts, de garantir la qualité et de gérer les risques, mais aussi d’établir de solides relations avec les fournisseurs, qui peuvent être mises à profit pour de futurs projets. Cette approche collaborative tout au long de la chaîne d’approvisionnement ouvre en fin de compte la voie à une exécution efficace du projet, à une amélioration des délais de mise sur le marché et à une plus grande chance de réussite.

Alors que le paysage commercial continue d’évoluer, les achats joueront un rôle de plus en plus critique pour garantir la souplesse de l’organisation et sa réactivité face à l’évolution des demandes du marché. En affinant continuellement leurs stratégies et en adoptant des technologies d’approvisionnement innovantes, les organisations peuvent optimiser davantage leurs processus d’acquisition de ressources et acquérir un avantage concurrentiel durable.

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