Les indicateurs clés de performance en matière d’achats : Comment mesurer et améliorer les performances

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Les indicateurs clés de performance (ICP) en matière d’achats sont des outils essentiels pour suivre les performances des achats, gérer les relations avec les fournisseurs et réaliser des économies. Pour les responsables et les équipes chargés des achats, les indicateurs clés de performance apportent la clarté nécessaire pour gérer efficacement les dépenses, réduire les coûts futurs et démontrer leur valeur à l’ensemble de l’entreprise.

Dans ce guide, nous présentons les indicateurs les plus importants en matière d’achats, expliquons comment les suivre et montrons comment ils contribuent à une meilleure prise de décision dans l’ensemble de la fonction achats.

Qu’est-ce que les indicateurs clés de performance en matière d’achats ?

Les indicateurs clés de performance (ICP) en matière d’achats sont des mesures spécifiques utilisées pour évaluer le succès et l’efficacité des activités d’achat. Ces paramètres aident les organisations à mesurer l’efficacité de leur gestion des processus d’achat, y compris le contrôle des coûts, les relations avec les fournisseurs, l’efficacité opérationnelle et la gestion des risques.

Dans le domaine des achats, les indicateurs clés de performance peuvent aller de les mesures de basecomme la durée du cycle d’une commande, à des mesures plus indicateurs stratégiquestels que le retour sur investissement des achats et la diversité des fournisseurs. L’objectif principal du suivi des indicateurs clés de performance est de transformer les achats d’une fonction réactive en un partenaire commercial proactif et stratégique. En se concentrant sur des résultats mesurables, les équipes chargées des achats peuvent démontrer leur valeur en matière de réduction des coûts, d’amélioration des performances des fournisseurs et d’amélioration des performances globales de l’entreprise.

Les indicateurs clés de performance servent de feuille de route pour l’amélioration. Ils guident les responsables et les équipes chargées des achats en fournissant des informations exploitables dans des domaines tels que la réduction des coûts, la performance des fournisseurs et le respect des contrats, en veillant à ce que les objectifs des achats s’alignent sur les objectifs plus larges de l’entreprise.

L’importance des indicateurs de performance en matière d’achats

Le service des achats gère souvent une part importante des coûts d’exploitation d’une entreprise. Sans indicateurs clairs sur les achats, il est difficile de démontrer leur valeur ou d’identifier les domaines à améliorer. Ceci est particulièrement important pour les professionnels de l’approvisionnement chargés de :

• Réduire et éviter les coûts
• Gérer efficacement les investissements dans les marchés publics
• Garantir la conformité des contrats
• Améliorer la durée des cycles d’approvisionnement
• Améliorer les performances et la disponibilité des fournisseurs

Des indicateurs clés de performance solides aident les responsables des achats à prendre des décisions éclairées, à gérer les risques et à s’aligner sur les objectifs généraux de l’entreprise. Ils permettent également d’identifier les inefficacités, de réduire les dépenses inconsidérées et d’améliorer la gestion des fournisseurs.

Principaux indicateurs clés de performance en matière d’achats que vous devriez suivre

Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des indicateurs clés de performance et des mesures les plus utiles à suivre en matière d’achats. Ces indicateurs vont des techniques de gestion des coûts à l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement en passant par la gestion des relations avec les fournisseurs.

1. Économies de coûts et évitement des coûts

• Économies de coûts annuelles – Mesure le montant des économies réalisées d’une année sur l’autre grâce à des initiatives de passation de marchés telles que des renégociations ou des alternatives d’approvisionnement.
• Évitement des coûts – Se réfère aux dépenses futures potentielles qui sont évitées, telles que les augmentations de prix qui sont atténuées par des contrats à long terme ou un approvisionnement stratégique.

Pourquoi c’est important: Les indicateurs clés de performance en matière de réduction des coûts sont essentiels à la performance des achats. Ils démontrent la contribution financière des achats à l’entreprise et valident la stratégie d’achat.

2. Durée du cycle de commande

Il s’agit du temps qui s’écoule entre la demande d’achat, l’approbation du bon de commande et l’expédition.

Pourquoi c’est important: Un cycle de commande court augmente l’efficacité des achats et améliore la satisfaction des parties prenantes. Un cycle long peut retarder les projets et conduire à des achats d’urgence.

3. Performance des fournisseurs

Pourquoi c’est important: Les performances des fournisseurs affectent l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement. De mauvais indicateurs de performance de livraison ou une qualité de produit médiocre peuvent perturber les opérations et augmenter les coûts d’approvisionnement.

4. Taux de conformité des contrats

Cet ICP mesure la fréquence à laquelle les achats sont effectués conformément aux contrats existants.

Importance de l’indicateur: Une conformité élevée réduit les pertes de dépenses d’approvisionnement, améliore la prévisibilité des coûts et favorise de meilleures relations avec les fournisseurs. Elle garantit également que les activités d’approvisionnement sont alignées sur les conditions négociées.

5. Achats d’urgence

Il s’agit du nombre ou du pourcentage d’achats effectués sur une base ad hoc sans passer par la procédure habituelle de passation de marchés.

Pourquoi c’est important: Les achats d’urgence coûtent généralement plus cher et témoignent d’une mauvaise planification des achats. En les réduisant, on améliore l’efficacité des achats et le contrôle des dépenses.

6. Le retour sur investissement des achats

Le retour sur investissement des achats (ROI) mesure le rendement financier total généré par la fonction achats par rapport à ses coûts de fonctionnement.

Formule:

ROI des achats = (économies annuelles + coûts évités) / coûts d’exploitation des achats

Pourquoi c’est important: Il s’agit d’un indicateur clé qui permet aux responsables des achats de démontrer la valeur des investissements dans ce domaine et de justifier les augmentations de budget ou d’effectifs.

7. Disponibilité et fiabilité des fournisseurs

• Taux de disponibilité du fournisseur – Pourcentage de fournisseurs disponibles et réactifs en cas de besoin.
• Incidents de rupture de stock – Nombre de fois où la chaîne d’approvisionnement est perturbée en raison de problèmes liés aux fournisseurs.

Pourquoi c’est important: La disponibilité des fournisseurs est cruciale pour la continuité. Une base de fournisseurs diversifiée et fiable garantit la résilience, en particulier en cas de volatilité du marché.

8. Efficacité du cycle d’approvisionnement jusqu’au paiement

Cet ICP de bout en bout couvre tout, de la demande d’achat au paiement de la facture.

L’importance de l’ICP: Un cycle rationalisé de l’approvisionnement au paiement (P2P) réduit les coûts administratifs, améliore les flux de trésorerie et favorise une meilleure gestion des achats.

9. Coût des achats en % des dépenses

Cet ICP indique le coût opérationnel de la fonction d’achat en pourcentage du total des dépenses d’achat.

Importance de l’indicateur: Ce suivi permet de déterminer si l’équipe chargée des achats fonctionne de manière efficace et tire le meilleur parti de ses ressources.

10. Satisfaction des clients (parties prenantes internes)

Les résultats des enquêtes et le retour d’information des parties prenantes internes peuvent être utilisés pour évaluer les niveaux de service des marchés publics.

Pourquoi c’est important: Une équipe chargée des achats qui fournit des prestations efficaces et répond aux besoins internes gagne la confiance et encourage le respect des politiques.

Comment suivre efficacement les paramètres des marchés publics

Le suivi cohérent des indicateurs clés de performance en matière d’achats nécessite des outils et des processus adaptés. Voici ce sur quoi les responsables des achats devraient se concentrer :

Utiliser des systèmes intégrés de données sur les marchés publics

Les tableurs ne suffisent pas. Les données doivent provenir d’outils intégrés tels que

La centralisation des données relatives aux achats garantit une plus grande précision et une meilleure cohérence des indicateurs clés de performance.

Définir des lignes de base et des critères de référence

Chaque indicateur clé de performance en matière d’achats a besoin d’une base de comparaison. Les points de référence peuvent être fixés en fonction des performances historiques, des moyennes du secteur ou des objectifs internes.

Créer des tableaux de bord et des rapports

Utilisez des tableaux de bord visuels pour faciliter la compréhension des indicateurs clés de performance par les parties prenantes. Des rapports réguliers permettent de rendre compte et de prendre des décisions en connaissance de cause.

Examiner et ajuster périodiquement les indicateurs clés de performance

Le paysage de l’approvisionnement évolue. Les perturbations de la chaîne d’approvisionnement, les nouvelles réglementations et les changements stratégiques peuvent nécessiter des ajustements des ICP. Des révisions régulières permettent de s’assurer que les ICP restent pertinents.

Comment les indicateurs clés de performance soutiennent la stratégie d’approvisionnement

Les indicateurs clés de performance en matière d’achats sont plus que de simples mesures opérationnelles – ce sont des outils stratégiques.

Des indicateurs clés de performance bien définis aident les responsables des achats :

• Justifier les décisions et les investissements en matière d’achats
• Aligner les activités d’approvisionnement sur les objectifs de l’entreprise
• Améliorer les relations avec les fournisseurs grâce à des attentes claires
• Contrôler les performances en matière d’achats et identifier les domaines peu performants
• Prendre des décisions éclairées pour réduire les coûts futurs et améliorer l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement

Ils soutiennent également l’approvisionnement durable en suivant les indicateurs ESG et les initiatives d’impact social.

Défis communs dans le suivi des indicateurs clés de performance de l’approvisionnement

Malgré leur importance, de nombreuses organisations éprouvent des difficultés à suivre les indicateurs clés de performance en matière d’achats pour les raisons suivantes

• La mauvaise qualité des données – Des données incomplètes ou inexactes sur les achats conduisent à des indicateurs de performance clés peu fiables.
• Systèmes cloisonnés – Les données dispersées sur plusieurs plateformes entravent le suivi et l’analyse.
• Manque de clarté – Les indicateurs clés de performance doivent être clairement définis et les responsables doivent être désignés pour chacun d’entre eux.
• Adhésion limitée des parties prenantes – Les équipes chargées des achats ont besoin de la coopération de l’ensemble de l’entreprise pour suivre certaines mesures, telles que la satisfaction des clients internes.

Pour relever ces défis, il faut investir dans des systèmes de données, s’approprier clairement les processus et obtenir le soutien des dirigeants.

Meilleures pratiques pour les professionnels de l’approvisionnement

Pour tirer le meilleur parti des indicateurs clés de performance en matière d’achats :

• Aligner les indicateurs clés de performance avec la stratégie d’approvisionnement et les objectifs de l’entreprise.
• Choisir un combinaison de mesures: financières, opérationnelles et relationnelles.
• Se concentrer sur un nombre raisonnable de d’indicateurs clés de performance à fort impact.
• Automatiser la collecte des données dans la mesure du possible.
• Partager les idées avec les parties prenantes.
• Favoriser une culture de l’amélioration continue en utilisant les tendances en matière d’indicateurs de performance clés.

Conclusion

Les indicateurs clés de performance en matière d’achats sont indispensables à toute organisation qui cherche à améliorer ses performances en matière d’achats, à contrôler ses coûts et à établir des relations solides avec ses fournisseurs. Ces indicateurs aident non seulement les équipes chargées des achats à suivre les objectifs immédiats tels que les économies de coûts et les performances des fournisseurs, mais fournissent également un cadre stratégique pour la réussite à long terme de l’entreprise. Qu’il s’agisse de contrôler la réduction des coûts, d’assurer la conformité des contrats ou d’améliorer l’efficacité des fournisseurs, les indicateurs clés de performance jouent un rôle essentiel dans l’alignement des achats sur les objectifs de l’organisation.

En choisissant les bons indicateurs d’achat, en utilisant des outils de données robustes et en intégrant les indicateurs clés de performance dans les activités d’achat quotidiennes, les équipes peuvent démontrer leur impact, établir des partenariats plus solides avec les fournisseurs et améliorer continuellement leurs performances. L’approvisionnement ne consiste plus seulement à obtenir le meilleur prix, mais à créer de la valeur à long terme grâce à une prise de décision stratégique, à la gestion des risques et à l’optimisation continue.

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