복잡한 다리가 어떻게 건설되고 세련된 새 기기가 어떻게 제조되는지 궁금한 적이 있으신가요? 모든 것은 조달에서 시작됩니다.
모든 엔지니어링 프로젝트의 성공은 원활한 공급망 관리 시스템에 달려 있습니다. 조달은 이 시스템의 핵심으로, 다양하고 효과적인 조달 활동을 통해 적절한 자재와 서비스를 적시에 적정한 가격에 최소한의 위험으로 확보할 수 있도록 합니다.
- 비용 절감 그 이상: 조달은 비용 최적화, 품질 보증, 위험 완화, 강력한 공급업체 파트너십을 통해 전략적 가치를 제공하여 프로젝트 성공을 견인합니다.
- 구매 그 이상: 구매는 계획, 요구 사항 파악, 소싱, 협상 및 관계 구축 등 전체 상품 및 서비스 획득 라이프사이클을 관리합니다.
- 맞춤형 전략: 직접 조달은 생산 관련 상품(자재, 장비)에 초점을 맞추고, 간접 조달은 지원 서비스(사무용품, IT)를 간소화합니다.
- 올바른 방법 선택하기: 조달 방법(공개 입찰, 제안 요청 등)은 프로젝트의 복잡성, 예산, 위험 허용 범위 및 원하는 공급업체의 전문성에 따라 달라집니다.
- 간소화된 프로세스: 효과적인 조달 프로세스는 요구사항 파악, 구매 요청 및 승인, 공급자 소싱, 입찰 및 평가, 계약 체결, 발주, 물품 수령 및 검사, 송장 처리 및 프로젝트 완료 등 정해진 단계를 통해 적절한 가격과 품질로 적시에 상품과 서비스를 획득할 수 있도록 보장합니다.
조달이란 무엇인가요?
전략적 소싱이라고도 하는 조달은 회사가 운영하는 데 필요한 상품과 서비스를 구매하는 프로세스입니다.
엔지니어링 분야에서는 프로젝트를 실현하는 데 필요한 필수 자재, 장비 및 전문 서비스를 확보하는 것을 의미합니다. 여기에는 철강 및 콘크리트와 같은 고품질 원자재 조달부터 제품 생산 공정에 필요한 특수 기계 및 부품 조달까지 모든 것이 포함됩니다.
조달은 엔지니어링 요구 사항과 설계를 실현하는 리소스 사이의 다리라고 생각하면 됩니다. 이 다리를 건설하고 유지하는 것이 바로 조달 팀의 역할입니다. 조달팀은 전략적 파트너로서 엔지니어, 공급업체 및 기타 이해관계자와 협력하여 프로젝트 일정 전반에 걸쳐 필수 리소스의 원활한 흐름을 보장하는 역할을 합니다.
조달과 구매의 차이점은 무엇인가요?
조달은 구매의 핵심 기능인 상품 구매(주문 및 결제)라는 단순한 거래를 넘어서는 것입니다. 조달은 잘 정의된 조달 프로세스를 통해 상품과 서비스를 획득하는 전체 라이프사이클을 포괄하는 더 넓은 관점을 취합니다.
이러한 전략적 접근 방식에는 다음이 포함됩니다:
- 요구 사항 파악: 프로젝트에 필요한 자료와 서비스는 무엇인가요?
- 조달 전략 개발: 이러한 자재와 서비스를 어떻게 조달할 것인가요?
- 공급업체 조사: 누가 가장 경쟁력 있는 가격으로 최고의 품질을 제공할 수 있을까요?
- 계약 협상: 조직에 가장 유리한 계약 조건을 확보하려면 어떻게 해야 할까요?
- 공급업체 관계 관리하기: 공급업체와 강력하고 협력적인 파트너십을 구축하고 유지하려면 어떻게 해야 할까요?
궁극적으로 구매는 전체 구매 프로세스를 최적화하고 단순한 비용 절감 이상의 가치를 제공하는 것을 목표로 합니다.
| 조달 | 구매 | |
| Focus | 전략적, 장기적 | 전술적, 단기 |
| 목표 | 전반적인 가치 창출, 비용 최적화, 리스크 완화 | 특정 상품이나 서비스를 최적의 가격으로 구매하기 |
| 활동 | 요구사항 파악, 공급업체 선정, 협상, 계약 관리, 관계 구축 | 구매 주문서 작성, 거래 관리, 적시 배송 보장 |
| 필요한 기술 | 시장 지식, 협상 기술, 리스크 관리 전문성, 공급업체 관계 관리 | 효율성, 세부 사항에 대한 주의력, 회사 구매 정책에 대한 지식 |
| 영향력 | 프로젝트 성공, 비용 효율성 및 공급망 복원력에 큰 영향을 미칩니다. | 즉각적인 비용 및 거래 효율성에 직접적인 영향 |
| 예시 | 새로운 교량 프로젝트를 위한 가장 비용 효율적이고 신뢰할 수 있는 고품질 강재 공급처 찾기 | 생산 라인에 필요한 패스너의 특정 유형과 수량 주문하기 |
[ Figure 1: Procurement vs. Purchasing Comparison Table]
조달이 중요한 이유는 무엇인가요?
효율적인 조달 관리 관행은 엔지니어링 프로젝트를 포함한 비즈니스 프로젝트의 성공에 여러 가지 방식으로 크게 기여합니다:
- 비용 관리: 조달은 공급업체와 최상의 거래를 협상하고, 재고 수준을 최적화하며, 비용 절감 기회를 파악하는 데 도움이 됩니다. 비용 관리는 프로젝트 예산을 더 늘리고 가치를 극대화하는 것으로 이어집니다.
- 품질 보증: 조달 프로세스를 통해 프로젝트 사양에 맞는 고품질 자재와 서비스를 조달할 수 있습니다. 이를 통해 결함, 재작업 및 프로젝트 지연을 최소화합니다.
- 위험 완화: 조달은 공급업체 다각화, 명확한 계약서 사용, 공급업체 평가 및 위험 평가 실시, 공급망 최적화를 통해 위험을 완화합니다. 이러한 사전 예방적 접근 방식은 프로젝트에 차질이 생기기 전에 잠재적인 문제를 식별하고 해결합니다.
- 향상된 프로젝트 실행: 조달은 신뢰할 수 있는 공급업체와 강력하고 협력적인 파트너십을 유지하도록 보장합니다. 원활한 프로젝트 실행을 위해서는 공급업체와의 관계 유지가 필수적입니다.
- 프로젝트 효율성 향상: 조달은 간소화된 조달 프로세스를 통해 공급망(공급업체 네트워크, 운송 및 물류)을 최적화하여 자재와 서비스를 적시에 배송합니다. 이를 통해 중단을 최소화하고 엔지니어가 핵심 설계 및 개발 작업에 집중할 수 있는 시간을 확보하여 궁극적으로 전반적인 프로젝트 효율성을 향상시킵니다.
- 비즈니스 목표 조정: 조달은 핵심 성과 지표(KPI)를 통해 성과를 추적하고 측정하는 데 사용할 수 있는 풍부한 데이터를 제공합니다. 이러한 조달 KPI는 개선이 필요한 영역을 파악하고 조달이 전반적인 비즈니스 목표에 부합하는지 확인하는 데 도움이 될 수 있습니다.
본질적으로 좋은 조달 관행은 원활한 프로젝트 실행, 품질 개선, 궁극적으로 성공적인 비즈니스 프로젝트를 위한 길을 열어줍니다. 이는 조달 프로세스를 최적화하고 비용 절감 기회를 파악하는 데 특화된 컨설팅 서비스를 활용함으로써 더욱 강화할 수 있습니다.
조달 유형
조달 전략은 비즈니스 요구에 맞게 조정됩니다. 두 가지 주요 조달 유형을 이해하면 요구 사항을 효과적으로 분류하는 데 도움이 됩니다:
직접 조달
원자재(철강, 콘크리트) 및 특수 장비(용접기, 테스트 기기) 등 생산과 직접적으로 관련된 필수 상품을 구매하는 데 중점을 둡니다. 이는 최종 제품 또는 서비스 제공에 직접적인 영향을 미칩니다.
간접 조달
간접 조달에는 일상적인 운영상의 필요를 지원하지만 생산에 직접 관여하지 않는 상품과 서비스가 포함됩니다. 이러한 상품과 서비스의 예로는 사무용품(종이, 토너), IT 장비(컴퓨터, 소프트웨어), 유지보수 서비스(건물 유지, 장비 수리) 등이 있습니다.
이러한 구분을 이해하는 것은 자원 배분의 우선순위를 정하고 특정 프로젝트 요구사항에 맞는 적절한 조달 전략을 구현하는 데 매우 중요합니다.
조달 방법
조달팀에서 최고의 공급업체를 선정하고 프로젝트에 필요한 상품과 서비스를 획득하기 위해 사용하는 몇 가지 일반적인 조달 방법이 있습니다. 다음은 자주 사용되는 6가지 방법입니다:
- 공개 입찰: 이 방식은 기본 자격을 충족하는 모든 관심 있는 공급업체에게 공개되는 경쟁 입찰 프로세스입니다. 프로젝트 요구 사항과 사양이 요약된 공지가 공개적으로 발표됩니다. 그런 다음 공급업체는 제안 가격, 조건 및 자격을 자세히 설명하는 입찰서를 제출합니다. 모든 요건을 충족하는 가장 경쟁력 있는 입찰가를 제시한 공급업체와 계약이 체결됩니다.
- 제한 입찰: 공개 입찰과 마찬가지로 이 물품 조달 방법에는 입찰 프로세스가 포함됩니다. 그러나 모든 사람에게 공개되는 것이 아니라 사전에 선정된 적격 공급업체 목록에만 입찰 초대가 발송됩니다. 이 방식은 프로젝트에 특정 전문 지식이나 경험이 필요한 경우에 사용할 수 있습니다.
- 제안 요청(RFP): RFP는 프로젝트 범위, 요구사항 및 평가 기준을 개괄적으로 설명하는 공식 문서입니다. 복잡한 상품이나 서비스를 원하는 기업은 자격을 갖춘 공급업체에게 RFP를 발행합니다. RFP를 통해 공급업체의 기술 전문성, 프로젝트 경험, 과거 실적 등 가격뿐 아니라 공급업체의 역량을 보다 심층적으로 평가할 수 있습니다.
- 2단계 입찰: 이 물품 조달 방식은 공개 입찰에 자격 심사 단계가 추가된 변형된 방식입니다. 첫 번째 단계에서 잠재적 공급업체는 자격 및 경험에 대한 기본 정보를 제출합니다. 이 정보를 바탕으로 자격을 갖춘 공급업체의 최종 후보 목록이 작성됩니다. 그런 다음 최종 후보에 오른 공급업체만 2단계에서 정식 입찰을 제출하도록 초대됩니다.
- 견적 요청(RFQ): RFQ는 잘 정의된 상품이나 서비스에 대해 미리 선정된 소수의 공급업체로부터 가격 견적을 받는 데 사용되는 보다 간단한 방법입니다. RFQ는 RFP와 달리 주로 가격에 초점을 맞추며 공급업체의 역량에 대한 자세한 평가는 포함되지 않을 수 있습니다.
- 단일 소스 조달: 이 방법은 경쟁 입찰 절차 없이 미리 선정된 단일 공급업체로부터 상품이나 서비스를 구매하는 방식입니다. 이 방식은 공급업체가 고유한 전문 지식을 보유하고 있거나 필요한 기술에 대한 특허를 보유한 경우와 같은 특정 상황에서 정당화될 수 있습니다. 그러나 경쟁이 없는 상황에서 단일 소스 조달을 사용하려면 강력한 정당성을 확보하는 것이 중요합니다.
| 공개 입찰 | 제한적 입찰 | 제안요청서(RFP) | 2단계 입찰 | 견적 요청(RFQ) | 단일 소스 조달 | |
| 공급업체 선택 | 자격을 갖춘 모든 사람에게 개방 | 미리 선택된 목록 | 제안서 평가 기준 | 2단계 자격 | 사전 선택 목록 | 사전 결정된 단일 공급업체 |
| 경쟁 수준 | 높음 | 보통 | 보통/낮음 | 보통 | 낮음 | 없음 |
| 투명성 | 높음 | 보통 | 보통 | 보통 | 낮음 | 없음 |
| 비용 효율성 | 잠재적으로 가장 비용 효율적 | 보통 | 비용 효율적일 수 있음 | 보통 | 잠재적으로 비용 효율적 | 일반적으로 |
| 상품/서비스의 복잡성 | 표준화 | 복합/맞춤형 | 고도로 전문화된 | 표준화 | 잘 정의됨 | 독점적/독창적 |
| 프로세스의 복잡성 | 더 간단한 프로세스 | 중간 정도의 복잡성 | 더 복잡함 | 보통 복잡도 | 더 간단한 프로세스 | 입찰 절차 없음 |
| 평가 기준 | 주로 가격 | 가격 및 자격 | 전문성, 솔루션 및 가격 | 자격, 그 다음 가격 | 주로 가격 | 협상 기반 |
| 기간 | Long | 보통 | Long | 보통 | RFP보다 빠름 | 가장 빠름 |
| 적합성 | 간단한 프로젝트, 표준화된 상품 | 복잡한 프로젝트, 맞춤형 상품 | 독특하거나 전문화된 프로젝트/서비스 | 자격 요건이 필요한 복잡한 프로젝트(최종 후보) | 잘 정의된 니즈(상품/서비스) | 대체품, 고유하거나 독점적인 아이템 없음 |
| 비고 | 경쟁이 가장 치열하지만 입찰 수가 많아 시간이 많이 소요될 수 있습니다. | 경쟁과 전문성 선택 사이의 균형을 제공합니다. | 전문성이 중요한 복잡한 프로젝트에 이상적 | 자격 심사를 추가한 공개 경쟁에 적합 | 소수의 공급업체로부터 잘 정의된 요구 사항에 대한 빠른 가격 견적을 얻는 데 효율적임 | 사용 사례가 제한적이며 경쟁 부족으로 인해 강력한 정당성이 필요함 |
[ Figure 2: Procurement Methods Comparison Table]
조달 방법은 상품과 서비스를 획득하는 다양한 접근 방식을 나타냅니다:
- 뚜렷한 특징: 각 방법에는 고유한 프로세스, 경쟁 수준, 집중 영역(가격 대 전문성)이 있습니다.
- 독립적인 신청: 각 방법은 프로젝트의 필요에 따라 독립적으로 사용할 수 있습니다. 예를 들어, 프로젝트에서 표준 자료에는 공개 입찰을, 전문 서비스에는 RFP를 활용할 수 있습니다.
그러나 특정 방법 간에는 몇 가지 유사점이 있습니다:
- 공개 입찰과 제한 입찰: 이 두 가지 방식은 구조(입찰 프로세스)는 비슷하지만 초청된 공급업체 풀과 경쟁 수준에서 차이가 있습니다. 공개 입찰은 자격을 갖춘 모든 공급업체에게 공개되는 반면, 제한 입찰은 사전에 선정된 공급업체만 초대합니다.
- 2단계 입찰: 이 방법은 공개 입찰과 제한 입찰의 요소를 결합한 방식입니다. 첫 번째 단계에서는 제한 입찰과 마찬가지로 잠재 공급업체의 역량에 따라 사전 자격을 부여합니다. 그런 다음 최종 후보로 선정된 후보자만 공개 입찰과 같은 경쟁 입찰 프로세스에 참여하여 최종 선정됩니다. 이를 통해 경쟁 요소를 유지하면서 자격을 갖춘 공급업체로부터 입찰을 받을 수 있습니다.
- 제안요청서(RFP) 및 견적요청서(RFQ): 둘 다 공급업체에 정보를 요청하는 것이지만, RFP는 가격을 넘어 공급업체의 역량을 평가하는 데 중점을 두는 반면 RFQ는 주로 잘 정의된 상품이나 서비스에 대한 견적에 초점을 맞추는 더 단순한 방식입니다.
- 단일 소스 조달: 이 방식은 경쟁을 완전히 우회하여 미리 선정된 단일 공급업체에 의존하기 때문에 단독으로 사용할 수 있습니다.
가장 적합한 조달 방법을 선택하는 것은 여러 가지 요인에 따라 달라집니다:
- 프로젝트 복잡성 및 요구 사항
- 예산 및 타임라인 제약
- 경쟁 수준 및 원하는 공급업체 전문성
- 위험 허용 범위 및 프로젝트 중요도
조달 팀은 이러한 요소를 신중하게 고려하여 특정 프로젝트 요구 사항에 가장 적합한 비용 효율성, 적시성 및 품질 균형을 제공하는 방법을 선택할 수 있습니다.
조달 프로세스
잘 정립된 조달 프로세스는 회사가 운영하는 데 필요한 상품과 서비스를 프로젝트 요구 사항을 충족하는 적절한 가격, 품질 및 시간에 확보할 수 있도록 보장합니다. 다음은 다소 일반적인 조달 프로세스의 단계에 대한 분석입니다:
- 니즈 파악: 이 단계에서는 프로젝트에 필요한 특정 상품이나 서비스를 식별하여 프로세스를 시작합니다. 여기에는 프로젝트 요구 사항, 사양 및 수량을 이해하는 것이 포함됩니다.
- 요청 및 승인: 필요한 상품 또는 서비스, 예상 비용 및 구매 정당성을 자세히 설명하는 공식 구매 요청서를 작성합니다. 이 요청서는 권한 있는 담당자의 승인을 위해 제출됩니다.
- 공급업체 소싱 및 선정: 요구 사항이 파악되고 조달 요청이 승인되면 잠재적 공급업체를 평가하는 프로세스가 시작됩니다. 잠재 공급업체는 품질, 가격, 신뢰성, 과거 실적 등의 요소를 기준으로 조사, 평가 및 자격을 심사합니다.
- 입찰 프로세스 및 견적 평가: 적합한 조달 방법을 사용하여 비교 및 평가를 위해 제안서를 요청합니다. 여러 공급업체가 제안한 기술 사양, 가격, 조건 및 배송 일정을 간략하게 설명하는 견적을 제출합니다. 그런 다음 견적을 평가하여 가장 유리한 옵션을 식별합니다.
- 협상 및 계약 체결: 평가 후 선정된 공급업체와의 협상을 통해 가격, 조건 및 납품 조건을 최종 확정합니다. 그런 다음 조달 부서에서 법률 고문, 회계 담당자, 보건, 안전 및 환경(HSE) 등 필요에 따라 해당 이해관계자의 참여를 통해 합의된 조건을 명시한 공식 계약서를 작성합니다.
- 주문 배치 및 주문 관리: 계약이 체결되면 공급업체에 구매 주문서가 발행되어 공식적으로 주문이 이루어집니다. 주문 관리에는 주문 상태를 모니터링하고 계약에 따른 배송을 보장하는 것이 포함됩니다.
- 상품/서비스 수령 및 검사: 배송이 완료되면 수령한 상품 또는 서비스가 계약 사양 및 품질 표준을 충족하는지 검사합니다.
- 송장 처리 및 결제: 상품이나 서비스가 수령, 검사 및 승인되면 공급업체의 인보이스는 미지급금 담당자가 정확성을 검토하고 합의된 조건에 따라 지급을 처리합니다. 그러나 일부 계약은 거래의 세부 사항에 따라 선결제, 부분 선결제 또는 기타 맞춤형 결제 조건을 요구할 수 있습니다.
- 프로젝트 완료: 결제가 완료되면 프로젝트가 공식적으로 종료되고 공급업체에게 최종 수락 인증서가 발급됩니다.
- 기록 보관 및 성과 관리: 조달 주기 전반에 걸쳐 모든 관련 문서와 기록은 향후 참조 및 공급업체 성과를 포함한 다양한 측면의 성과 평가를 위해 유지됩니다.
요약하자면
조달 주기를 이해하면 엔지니어를 포함한 다양한 이해관계자가 프로젝트 성공에 적극적으로 기여할 수 있습니다. 잘 정의된 조달 프로세스를 통해 전략적으로 리소스를 확보함으로써 조직은 상당한 우위를 점할 수 있습니다.
효과적인 조달 프로세스 관행은 비용을 최적화하고 품질을 보장하며 위험을 관리할 뿐만 아니라 향후 프로젝트에 활용할 수 있는 강력한 벤더 관계를 조성합니다. 공급망 전반에 걸친 이러한 협력적 접근 방식은 궁극적으로 효율적인 프로젝트 실행, 시장 출시 기간 단축, 성공적인 결과 달성 가능성을 높일 수 있는 길을 열어줍니다.
비즈니스 환경이 계속 진화함에 따라 변화하는 시장 수요에 대한 조직의 민첩성과 대응력을 보장하는 데 있어 조달의 역할이 점점 더 중요해질 것입니다. 조직은 지속적으로 전략을 개선하고 혁신적인 조달 기술을 수용함으로써 자원 확보 프로세스를 더욱 최적화하고 지속적인 경쟁 우위를 확보할 수 있습니다.