지출 분석: 프로세스, 도구, 트렌드 및 모범 사례

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지출 분석은 현대 조달의 초석입니다. 효율성을 높이고 비용을 절감하며 탄력적인 공급망을 구축하고자 하는 조직에게 조달 지출 데이터를 이해하는 것은 더 이상 선택이 아닌 필수입니다. 이것이 바로 지출 분석이 필요한 이유입니다.

이 가이드에서는 다음을 다룹니다. 지출 분석 프로세스, 혜택, 도구 및 실제 적용 사례를 통해 조달 팀에 지출 가시성을 확보하고 더 나은 의사 결정을 내리며 비용 절감 기회를 파악할 수 있는 명확한 로드맵을 제공합니다.

지출 분석이란 무엇인가요?

지출 분석은 조달 지출 데이터를 수집, 정리, 분류 및 분석하는 구조화된 프로세스입니다. 지출 분석의 핵심은 몇 가지 필수 질문에 답하는 것입니다:

• 무엇을 구매하는가?
• 누구로부터?
• 어떤 대가를 치르나요?
• 얼마나 자주?

이러한 기초 분석을 통해 조달팀은 비효율성을 발견하고, 비용을 절감하고, 규정 준수를 개선하고, 보다 효과적인 전략을 통해 더욱 강력한 공급업체 관계를 구축할 수 있습니다.

지출 분석이 중요한 이유

현대의 구매는 단순히 최저가로 구매하는 것 이상의 의미를 갖습니다. 효율성, 혁신, 위험 관리, 지속 가능성을 통해 가치를 창출하고 궁극적으로 상당한 비용 절감으로 이어지는 것입니다.

지출 분석은 더 나은 지출 분석을 가능하게 함으로써 이러한 변화를 지원합니다:

• 비용 최적화 가시성 향상을 통한 비용 최적화
• 공급업체 통합 및 성과 관리
• 식별 변덕스러운 또는 계약 외 지출
• 지원 대상 지속 가능성 및 사회적 책임 목표
• 규정 준수 개선 인적 오류 감소
• 카테고리 전략 조정 비즈니스 전반

또한 제조업체와 엔지니어링 주도 기업의 경우 조달과 제품 설계를 연결하여 엔지니어링 결정의 비용 영향을 조기에 파악할 수 있도록 지원합니다.

지출 분석 프로세스

기본적인 지출 분석은 일반적으로 다음과 같은 주요 단계를 따릅니다:

1. 여러 소스에서 데이터 수집

ERP, 재무 시스템, 조달 카드, 스프레드시트 및 구매와 관련된 기타 모든 데이터 소스에서 데이터를 수집하세요. 좋은 커버리지는 다음을 위해 매우 중요합니다. 총 지출에 대한 신뢰할 수 있는 그림최신 정보를 제공합니다.

2. 데이터 정리 및 표준화

여기에는 중복 제거, 오류 수정, 공급업체 이름 표준화 등이 포함됩니다. 부정확하거나 불완전한 데이터는 다음을 초래합니다. 인적 오류 결과물을 손상시킵니다.

3. 카테고리별 지출 분류

이 단계에서는 내부 또는 UNSPSC와 같은 업계 표준 분류 체계에 따라 지출을 지출 범주(예: IT, 원자재, 물류)로 분류합니다. 카테고리별 지출은 직접 및 간접 지출에 대한 추가 분석의 기초가 됩니다.

4. 지출 큐브 분석

지출 큐브는 공급업체, 카테고리, 사업부 등 세 가지 차원에서 데이터를 보기 때문에 패턴, 중복 또는 중복되는 부분을 쉽게 식별할 수 있습니다. 절감 기회.

5. 보고서 생성 및 트렌드 모니터링

대시보드 및 보고 도구는 다음을 제공합니다. 최신 정보 를 참조하세요. 이러한 정보는 지속적인 가시성과 위험 완화를 위해 정기적으로 새로 고쳐야 합니다.

지출 시각화: 지출 큐브

지출 분석에서 가장 유용한 도구 중 하나는 지출 큐브입니다. 이 3D 모델은 세 가지 관점에서 지출을 시각화할 수 있도록 도와줍니다:

• 공급업체 – 누구로부터 구매하시나요?
• 카테고리 – 무엇을 구매하시나요?
• 사업부 – 누가 구매하나요?

이 큐브는 파편화된 지출을 정확히 파악하고 공급업체 통합 또는 카테고리 수준의 소싱 전략을 지원합니다.

지출 분석 예시

실제 가치를 보여주는 몇 가지 지출 분석 사례를 살펴보겠습니다:

• 한 제조 회사에서 5개 부서가 서로 다른 공급업체로부터 동일한 안전 장비를 구매하고 있는 것을 확인했습니다. 한 공급업체로 표준화 15% 절감 그리고 리드 타임 단축.
• 한 기술 회사에서 소프트웨어 라이선스에 대한 테일 지출이 증가했다고 보고했습니다. 조사 결과, 이는 엔지니어들이 표준 요청 프로세스를 우회했기 때문이었습니다. 조달 정책 시행 예산 통제 복원.
• 한 공공 부문 조직은 지출 분석을 사용하여 다음을 수행했습니다. 공급업체 성과 평가 케이터링 서비스를 위한 공급업체를 통합하여 계약 준수를 높이고 1인당 비용을 절감합니다.

지출 분석 도구

최신 지출 분석 도구는 다양한 수준의 자동화, 분류 및 보고 기능을 제공합니다. 옵션은 통합 제품군부터 포인트 솔루션까지 다양합니다:

조직의 규모, 복잡성, 기존 기술 스택에 따라 최선의 선택이 달라집니다.

구매 팀이 지출 분석을 사용하는 방법

지출 분석은 전체 프로세스에서 중심적인 역할을 합니다. 조달 프로세스와 같은 이니셔티브를 지원합니다:

• 공급업체 관리 – 시간 경과에 따른 공급업체 성과를 측정하고 위험을 평가 및 완화하세요.
• 전략적 소싱 – 가치나 노출 효과가 가장 큰 이벤트 소싱의 우선순위를 정하세요.
• 계약 협상 – 조달 지출 데이터를 활용하여 더 나은 조건을 협상하세요.
• 예산 및 계획 – 가정이 아닌 실제 데이터를 기반으로 예측을 구축하세요.
• 지속 가능성 추적 – 지출 결정의 환경적 또는 사회적 영향을 파악합니다.

구매 리더는 워크플로우에 인사이트를 포함시킴으로써 분석이 단순한 보고서가 아닌 실행 가능한 인사이트로 이어지도록 합니다.

지출 분석을 시작하는 방법: 실용적인 체크리스트

지출 분석을 처음 수행하거나 현재 프로세스를 발전시키고자 하는 경우 이 체크리스트가 도움이 될 수 있습니다.

1. 목표 정의
   목표가 비용 절감인지, 공급업체 성과 개선인지, 아니면 새로운 전략적 소싱 이니셔티브를 준비하는 것인지 명확히 하세요.
2. 데이터 소스 식별 및 수집
   ERP, 송장 시스템, 스프레드시트, 계약서 등 모든 출처에서 조달 지출 데이터를 수집합니다.
3. 데이터 정리 및 표준화
   이름, 카테고리, 데이터 포인트 전반에 걸쳐 일관성을 유지하여 데이터 정확도를 향상하세요.
4. 지출 카테고리별 분류
   논리적인 지출 카테고리 그룹화를 통해 더 큰 그림을 보고 절감 기회를 발견하세요.
5. 올바른 도구 선택
   팀의 요구와 역량에 맞는 지출 분석 도구 또는 대시보드 솔루션을 선택하세요.
6. 기회 분석 및 파악
   지출 패턴의 추세를 파악하고, 꼬리 지출을 추적하고, 공급업체 합리화 영역을 찾아보세요.
7. 조치 취하기 및 커뮤니케이션
   조사 결과에 따라 소싱, 공급업체 관리 또는 계약 조건 전반에 걸쳐 변경을 추진하세요.
8. 지속적인 프로세스 구축
   반복 가능한 프레임워크를 만들어 지출 관리 전략을 최신의 관련성으로 유지하세요.

지출 분석과 ESG: 지속 가능성 연결고리

현대의 조달 팀은 지출을 다음과 같은 기준에 맞춰야 하는 경우가 점점 더 많아지고 있습니다. 환경, 사회, 거버넌스(ESG) 목표. 지출 분석은 다음과 같은 방법으로 이를 지원합니다:

• ESG 성과 부진과 관련된 공급업체 위험 플래그 지정
• 윤리적 또는 현지 공급업체를 우선시하는 지출 패턴 공개
• 계약서의 ESG 조항과 실제 조달 프로세스 데이터 비교 추적

항상 지속가능성과 연관된 것은 아니지만, 지출 분석은 지출 데이터를 변화의 지렛대로 삼아 조직이 지출을 ESG 가치에 맞게 조정할 수 있도록 지원합니다.

지출 분석 수행 시 주요 과제

개념은 간단하지만 지출 분석을 수행하는 데는 많은 시간이 소요되고 복잡할 수 있습니다. 일반적인 과제는 다음과 같습니다:

• 데이터 정확성 – 일관성이 없거나 사일로화된 데이터는 조사 결과에 대한 신뢰도를 제한합니다.
• 리소스 부족 – 소규모 팀은 대규모 데이터 집합을 수동으로 분류하고 분석하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다.
• 이해관계자 참여 부족 – 비즈니스의 동의가 없으면 고품질의 인사이트도 활용되지 않을 수 있습니다.

이러한 장벽을 극복하려면 기술, 거버넌스, 특히 조달, 재무, IT 간의 부서 간 협업이 필요합니다.

지출 분석의 미래

조달이 데이터 중심으로 변화함에 따라 지출 분석은 첨단 기술의 지원으로 진화하고 있습니다. 미래를 바꿀 몇 가지 트렌드를 소개합니다:

• 예측 분석: 설명적 인사이트에서 미래의 지출 추세 또는 잠재적 위험을 제안하는 예측적 인사이트로 전환합니다.
• 실시간 대시보드: 조달 팀이 공급업체 성과 또는 지출 패턴의 변화에 신속하게 대응할 수 있도록 지원합니다.
• ESG 및 규정 준수 플랫폼과의 통합: 지속 가능하고 책임감 있는 조달에 대한 가시성 향상.
• 자연어 처리(NLP): 지출 분석 도구 내에서 복잡한 쿼리를 간소화하고 사용자 경험을 개선합니다.
• AI로 강화된 분류: 데이터 정확도를 개선하고 지출을 분류하는 데 많은 시간이 소요되는 수작업을 줄입니다.

이러한 혁신은 조달 리더가 지출 데이터에서 더 많은 가치를 창출하는 동시에 지출 관리를 더 광범위한 비즈니스 목표에 맞출 수 있도록 지원합니다.

결론

지출 분석은 더 이상 성숙한 조달 팀을 위한 도구가 아니라 전략적 필수 요소입니다.

총 지출에 대한 가시성을 확보하고, 조달 지출 데이터를 정리 및 분류하고, 올바른 도구를 적용함으로써 기업은 더 현명한 의사결정을 내리고, 비용을 절감하고, 공급업체 리스크를 줄일 수 있습니다. 또한 공급망 변동성 및 ESG 조사가 우려되는 현재 상황에서 규정 준수를 보장하고 지속적인 가치를 제공하는 데 도움이 됩니다.

기본적인 지출 분석으로 시작하든 동급 최강의 지출 관리 기능을 구축하든, 깨끗한 데이터, 명확한 목표, 지속적인 개선이라는 기본은 동일합니다.

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