Inkoop begrijpen – Wat is het, Soorten & Proces

Join the forum for Designers!

Your expertise is vital to the community. Join us and contribute your knowledge!

Share, learn and grow with the best professionals in the industry.

Hebt u zich ooit afgevraagd hoe die complexe brug wordt gebouwd of die nieuwe gadget wordt gemaakt? Het begint allemaal met inkoop.

Het succes van elk engineeringproject is afhankelijk van een soepel lopend systeem voor het beheer van de toeleveringsketen. Inkoop staat centraal in dit systeem en zorgt ervoor dat de juiste materialen en diensten tegen de juiste prijs, op tijd en met minimale risico’s verkregen worden door middel van verschillende effectieve inkoopactiviteiten.

Wat is inkoop?

Inkoop, vaak strategische sourcing genoemd, is het proces van het verwerven van goederen en diensten die een bedrijf nodig heeft om te kunnen werken.

In de ingenieurswereld betekent dit het verkrijgen van de essentiële materialen, apparatuur en gespecialiseerde diensten die nodig zijn om projecten tot leven te brengen. Het omvat alles van het inkopen van hoogwaardige grondstoffen, zoals staal en beton, tot het aanschaffen van gespecialiseerde machines en onderdelen die nodig zijn voor het productieproces van een product.

Bekijk het zo: inkoop is de brug tussen uw technische behoeften en de middelen om uw ontwerpen werkelijkheid te laten worden. Deze brug bouwen en onderhouden is waar het inkoopteam om de hoek komt kijken. Zij fungeren als strategische partners en werken samen met ingenieurs, leveranciers en andere belanghebbenden om een vlotte doorstroming van essentiële middelen gedurende de hele projecttijdlijn te garanderen.

Inkoop vs Inkoop – Wat is het verschil?

Inkoop gaat verder dan de eenvoudige transactie van het verwerven van goederen (bestellingen plaatsen en betalingen doen) – dat is de kernfunctie van inkoop. Inkoop heeft een breder perspectief en omvat de hele levenscyclus van het verwerven van goederen en diensten door middel van goed gedefinieerde inkoopprocessen.

Deze strategische benadering omvat:

• Behoeften vaststellen: Welke materialen en diensten zijn nodig voor het project?
• Een inkoopstrategie ontwikkelen: Hoe gaat u deze materialen en diensten inkopen?
• Onderzoek naar leveranciers: Wie kan de beste kwaliteit leveren tegen de meest concurrerende prijs?
• Onderhandelen over contracten: Hoe kunt u voor uw organisatie de gunstigste voorwaarden in het contract krijgen?
• De relatie met leveranciers beheren: Hoe kunt u sterke samenwerkingsverbanden met uw leveranciers opbouwen en onderhouden?

Uiteindelijk is het doel van inkoop om het hele aankoopproces te optimaliseren en waarde te leveren die verder gaat dan alleen kostenbesparingen.

[ Figure 1: Procurement vs. Purchasing Comparison Table]

Waarom is inkoop belangrijk?

Efficiënt inkoopbeheer draagt op verschillende manieren bij aan het succes van bedrijfsprojecten, waaronder engineeringprojecten:

• Kostenbeheer: Inkoop helpt bij het onderhandelen over de beste deals met leveranciers, het optimaliseren van voorraadniveaus en het identificeren van mogelijkheden om kosten te besparen. Het beheren van kosten vertaalt zich naar het verder uitrekken van het projectbudget en het maximaliseren van de waarde.
• Kwaliteitsborging: Het inkoopproces zorgt ervoor dat materialen en diensten van hoge kwaliteit worden ingekocht die voldoen aan de projectspecificaties. Dit minimaliseert defecten, herbewerking en projectvertragingen.
• Risicobeperking: Inkoop beperkt risico’s door leveranciers te diversifiëren, duidelijke contracten te gebruiken, leveranciersevaluatie en risicobeoordeling uit te voeren en de toeleveringsketen te optimaliseren. Door deze proactieve aanpak worden potentiële problemen geïdentificeerd en aangepakt voordat ze projecten verstoren.
• Verbeterde projectuitvoering: Inkoop zorgt voor het onderhouden van sterke, samenwerkende partnerschappen met betrouwbare leveranciers. Het onderhouden van relaties met leveranciers is van vitaal belang voor een soepele projectuitvoering.
• Verbeterde projectefficiëntie: Inkoop optimaliseert de toeleveringsketen (netwerk van leveranciers, transport en logistiek) via gestroomlijnde inkoopprocessen, zodat materialen en diensten op tijd geleverd worden. Hierdoor worden verstoringen tot een minimum beperkt en krijgen ingenieurs meer tijd om zich op de kerntaken van ontwerp en ontwikkeling te richten, wat uiteindelijk de algehele projectefficiëntie ten goede komt.
• Afstemming op bedrijfsdoelstellingen: Inkoop biedt een schat aan gegevens die gebruikt kunnen worden om prestaties te volgen en te meten via Key Performance Indicators (KPI’s). Deze inkoop-KPI’s kunnen helpen bij het identificeren van gebieden die voor verbetering vatbaar zijn en ervoor zorgen dat de inkoop is afgestemd op de algemene bedrijfsdoelstellingen.

In wezen maken goede inkooppraktijken de weg vrij voor een soepelere projectuitvoering, verbeterde kwaliteit en uiteindelijk een succesvol bedrijfsproject. Dit kan verder worden verbeterd door gebruik te maken van adviesdiensten die gespecialiseerd zijn in het optimaliseren van inkoopprocessen en het identificeren van mogelijkheden om kosten te besparen.

Soorten inkoop

Inkoopstrategieën passen zich aan de bedrijfsbehoeften aan. Inzicht in de twee hoofdtypen inkoop helpt om de behoeften effectief te categoriseren:

Directe inkoop

Dit richt zich op de aanschaf van essentiële goederen die direct verband houden met de productie, zoals grondstoffen (staal, beton) en gespecialiseerde apparatuur (lasmachines, testinstrumenten). Deze hebben een directe invloed op het eindproduct of de dienst die geleverd wordt.

Indirecte inkoop

Indirecte inkoop omvat goederen en diensten die de dagelijkse operationele behoeften ondersteunen, maar niet direct betrokken zijn bij de productie. Voorbeelden van deze goederen en diensten zijn kantoorbenodigdheden (papier, toner), IT-apparatuur (computers, software) en onderhoudsdiensten (onderhoud van gebouwen, reparatie van apparatuur).

Inzicht in dit onderscheid is essentieel voor het prioriteren van de toewijzing van middelen en het implementeren van geschikte inkoopstrategieën die zijn afgestemd op de specifieke projectvereisten.

Inkoopmethoden

Er zijn verschillende veelgebruikte inkoopmethoden die inkoopteams gebruiken om de beste leveranciers te selecteren en goederen en diensten voor hun projecten aan te schaffen. Hier volgen zes veelgebruikte methoden:

1. Openbare aanbesteding: Deze methode is een concurrerend biedproces dat openstaat voor alle geïnteresseerde leveranciers die aan de basiskwalificaties voldoen. Er wordt een openbare aankondiging gedaan waarin de vereisten en specificaties van het project worden uiteengezet. Leveranciers dienen vervolgens offertes in met hun voorgestelde prijs, voorwaarden en kwalificaties. Het contract wordt gegund aan de leverancier met het meest concurrerende bod dat aan alle vereisten voldoet.
2. Beperkte aanbesteding: Deze inkoopmethode voor goederen is vergelijkbaar met openbare aanbestedingen en omvat een biedproces. In plaats van voor iedereen open te staan, worden er echter alleen uitnodigingen tot inschrijving naar een vooraf geselecteerde lijst van gekwalificeerde leveranciers gestuurd. Deze aanpak kan worden gebruikt als er specifieke expertise of ervaring nodig is voor het project.
3. Offerteaanvraag (RFP): Een RFP is een formeel document waarin de reikwijdte, vereisten en evaluatiecriteria van het project worden beschreven. Bedrijven die op zoek zijn naar complexe goederen of diensten sturen RFP’s naar gekwalificeerde leveranciers. De RFP maakt een diepgaandere evaluatie mogelijk van de capaciteiten van een leverancier, naast alleen de prijs, zoals hun technische expertise, projectervaring en prestaties in het verleden.
4. Aanbesteding in twee fasen: Deze inkoopmethode voor goederen is een variant van openbare aanbesteding met een extra kwalificatiefase. In de eerste fase verstrekken potentiële leveranciers basisinformatie over hun kwalificaties en ervaring. Op basis van deze informatie wordt een shortlist van gekwalificeerde leveranciers opgesteld. Alleen de leveranciers op de shortlist worden vervolgens uitgenodigd om in de tweede fase een formele offerte in te dienen.
5. Offerteaanvraag (RFQ): Een RFQ is een eenvoudigere methode om prijsoffertes te krijgen van een klein aantal vooraf geselecteerde leveranciers voor goed gedefinieerde goederen of diensten. In tegenstelling tot een RFP richt een RFQ zich voornamelijk op de prijs en omvat mogelijk geen gedetailleerde evaluatie van de capaciteiten van de leverancier.
6. Single Source Inkoop: Bij deze methode worden goederen of diensten ingekocht bij één vooraf geselecteerde leverancier zonder een concurrerend biedproces. Deze aanpak kan gerechtvaardigd zijn in specifieke situaties, zoals wanneer een leverancier unieke expertise heeft of een patent heeft op een vereiste technologie. Het is echter belangrijk om een sterke rechtvaardiging te hebben voor het gebruik van inkoop uit één bron vanwege het gebrek aan concurrentie.

[ Figure 2: Procurement Methods Comparison Table]

De inkoopmethoden vertegenwoordigen verschillende benaderingen voor het verwerven van goederen en diensten:

• Onderscheidende kenmerken: Elke methode heeft een uniek proces, concurrentieniveau en aandachtsgebied (prijs vs. expertise).
• Onafhankelijke toepassing: Elke methode kan onafhankelijk gebruikt worden op basis van de behoeften van het project. Een project kan bijvoorbeeld een Openbare Aanbesteding gebruiken voor standaardmaterialen en een RFP voor een gespecialiseerde dienst.

Er zijn echter enkele overeenkomsten tussen bepaalde methoden:

• Open Aanbesteding en Beperkte Aanbesteding: Deze methoden hebben een vergelijkbare structuur (biedingsproces), maar verschillen in de pool van uitgenodigde leveranciers, en dus in het concurrentieniveau. Open aanbestedingen staan open voor alle gekwalificeerde leveranciers, terwijl beperkte aanbestedingen alleen vooraf geselecteerde leveranciers uitnodigen.
• Aanbesteding in twee fasen: Deze methode combineert de elementen van Open Tendering en Restricted Tendering. In de eerste fase, vergelijkbaar met Restricted Tendering, worden potentiële leveranciers vooraf gekwalificeerd op basis van hun capaciteiten. Vervolgens nemen alleen de kandidaten op de shortlist deel aan een competitief aanbestedingsproces (zoals bij Open Tendering) voor de uiteindelijke selectie. Dit zorgt ervoor dat u offertes ontvangt van gekwalificeerde leveranciers terwijl het competitieve element behouden blijft.
• Request for Proposal (RFP) en Request for Quotation (RFQ): Beide hebben betrekking op het opvragen van informatie bij leveranciers, maar RFP’s gaan verder dan de prijs om de capaciteiten van leveranciers te evalueren, terwijl RFQ’s eenvoudiger zijn en zich voornamelijk richten op offertes voor goed gedefinieerde goederen of diensten.
• Single Source inkoop: Deze methode staat op zichzelf, omdat concurrentie volledig wordt omzeild en er wordt vertrouwd op één vooraf geselecteerde leverancier.

Het kiezen van de meest geschikte inkoopmethode hangt af van verschillende factoren:

1. Complexiteit en vereisten van het project
2. Budget- en tijdlijnbeperkingen
3. Mate van concurrentie en gewenste leveranciersdeskundigheid
4. Risicotolerantie en kriticiteit van het project

Door deze factoren zorgvuldig te overwegen, kunnen inkoopteams de methode kiezen die de beste balans biedt tussen kostenefficiëntie, tijdigheid en kwaliteit voor hun specifieke projectbehoeften.

Inkoopproces

Een goed opgezet inkoopproces zorgt ervoor dat de goederen en diensten die een bedrijf nodig heeft om te kunnen werken, tegen de juiste prijs, kwaliteit en tijd worden verkregen om aan de behoeften van het project te voldoen. Hier volgt een uitsplitsing van de fasen van een vrij typisch inkoopproces:

• Identificatie van behoeften: Deze fase start het proces met het identificeren van de specifieke goederen of diensten die nodig zijn voor een project. Dit omvat het begrijpen van projectvereisten, specificaties en hoeveelheden.
• Aanvraag & goedkeuring: Er wordt een formeel aankoopverzoek aangemaakt met een gedetailleerde beschrijving van de benodigde goederen of diensten, de geschatte kosten en de rechtvaardiging voor aankoop. Dit verzoek wordt ter goedkeuring voorgelegd aan bevoegd personeel.
• Supplier Sourcing & Selection: Zodra de behoeften zijn vastgesteld en de inkoopaanvraag is goedgekeurd, begint het proces van het beoordelen van potentiële leveranciers. De potentiële leveranciers worden onderzocht, geëvalueerd en gekwalificeerd op basis van factoren zoals kwaliteit, prijs, betrouwbaarheid en eerdere prestaties.
• Aanbestedingsproces & Offerte-evaluatie: Voorstellen worden opgevraagd voor vergelijking en evaluatie met behulp van de geschikte inkoopmethode. Meerdere leveranciers dienen offertes in met hun voorgestelde technische specificaties, prijs, voorwaarden en leveringsschema. De offertes worden vervolgens geëvalueerd om de voordeligste optie te bepalen.
• Onderhandeling & Contractvorming: Na de evaluatie vinden er onderhandelingen plaats met de gekozen leverancier(s) om de prijs, voorwaarden en leveringsvoorwaarden definitief vast te stellen. Vervolgens wordt er een formeel contract opgesteld door de inkoopafdeling met de betrokkenheid van de van toepassing zijnde belanghebbenden, zoals de juridische afdeling, de crediteurenadministratie, evenals de afdeling Gezondheid, Veiligheid en Milieu (VGM) en anderen indien nodig, waarin de overeengekomen voorwaarden worden uiteengezet.
• Orderplaatsing & Orderbeheer: Zodra het contract is ondertekend, wordt er een inkooporder uitgegeven aan de leverancier, waarmee de bestelling formeel wordt geplaatst. Orderbeheer omvat het bewaken van de status van de order en ervoor zorgen dat de levering volgens het contract verloopt.
• Ontvangst van goederen/diensten & Inspectie: Bij levering worden de ontvangen goederen of diensten geïnspecteerd om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de contractspecificaties en kwaliteitsnormen.
• Factuurverwerking & Betaling: Zodra de goederen of diensten zijn ontvangen, geïnspecteerd en goedgekeurd, wordt de factuur van de leverancier door de crediteurenadministratie gecontroleerd op juistheid en verwerkt voor betaling volgens de overeengekomen voorwaarden. Sommige overeenkomsten kunnen echter vooruitbetaling, gedeeltelijke vooruitbetaling of andere op maat gemaakte betalingsvoorwaarden vereisen, afhankelijk van de specifieke kenmerken van de transactie.
• Voltooiing van het project: Zodra de betaling is voltooid, wordt het project officieel afgesloten en wordt er een Definitief Acceptatiecertificaat aan de leverancier afgegeven.
• Registratie & Prestatiebeheer: Tijdens de inkoopcyclus worden alle relevante documenten en records bijgehouden voor toekomstige referentie en prestatie-evaluatie van verschillende aspecten, waaronder de prestaties van leveranciers.

Samengevat

Inzicht in de inkoopcyclus stelt verschillende belanghebbenden, waaronder ingenieurs, in staat om actief bij te dragen aan het succes van projecten. Door middelen strategisch aan te schaffen via een goed gedefinieerd inkoopproces, kunnen organisaties een aanzienlijk voordeel behalen.

Effectieve inkoopprocessen optimaliseren niet alleen de kosten, garanderen kwaliteit en beheren risico’s, maar bevorderen ook sterke relaties met leveranciers die voor toekomstige projecten gebruikt kunnen worden. Deze gezamenlijke aanpak in de hele toeleveringsketen maakt uiteindelijk de weg vrij voor een efficiënte projectuitvoering, een betere time-to-market en een grotere kans op een succesvol resultaat.

Naarmate het bedrijfslandschap blijft evolueren, zal inkoop een steeds kritischere rol gaan spelen in het waarborgen van organisatorische wendbaarheid en het inspelen op veranderende markteisen. Door strategieën voortdurend te verfijnen en innovatieve inkooptechnologieën te omarmen, kunnen organisaties hun processen voor het verwerven van middelen verder optimaliseren en een blijvend concurrentievoordeel behalen.

Join the forum for Designers!

Your expertise is vital to the community. Join us and contribute your knowledge!

Share, learn and grow with the best professionals in the industry.