Analiza wydatków: Proces, narzędzia, trendy i najlepsze praktyki

Join the forum for Designers!

Your expertise is vital to the community. Join us and contribute your knowledge!

Share, learn and grow with the best professionals in the industry.

Analiza wydatków jest kamieniem węgielnym nowoczesnych zakupów. Dla organizacji dążących do zwiększenia wydajności, obniżenia kosztów i budowania odpornych łańcuchów dostaw, zrozumienie danych dotyczących wydatków na zaopatrzenie nie jest już opcjonalne – jest niezbędne. W tym miejscu wkracza analiza wydatków.

Niniejszy przewodnik obejmuje proces analizy wydatków, korzyści, narzędzia i rzeczywiste zastosowania, oferując zespołom zakupowym jasną mapę drogową do osiągnięcia widoczności wydatków, podejmowania lepszych decyzji i identyfikowania możliwości oszczędności kosztów.

Czym jest analiza wydatków?

Analiza wydatków to ustrukturyzowany proces gromadzenia, czyszczenia, klasyfikowania i analizowania danych dotyczących wydatków na zaopatrzenie. U jej podstaw leży odpowiedź na kilka zasadniczych pytań:

• Co kupujemy?
• Od kogo?
• Jakim kosztem?
• Jak często?

Ta podstawowa analiza pozwala zespołom zakupowym wykryć nieefektywności, obniżyć koszty, poprawić zgodność i budować silniejsze relacje z dostawcami dzięki skuteczniejszym strategiom.

Dlaczego analiza wydatków ma znaczenie

Nowoczesne zaopatrzenie to znacznie więcej niż tylko kupowanie po najniższej cenie. Chodzi o tworzenie wartości poprzez wydajność, innowacje, zarządzanie ryzykiem i zrównoważony rozwój, co ostatecznie prowadzi do znacznych oszczędności kosztów.

Analiza wydatków wspiera tę zmianę, umożliwiając lepszą analitykę wydatków:

• Optymalizacja kosztów dzięki lepszej widoczności
• Konsolidacja dostawców i zarządzanie wydajnością
• Identyfikacja niestandardowe lub pozaumowne wydatki
• Wsparcie dla zrównoważony rozwój i odpowiedzialność społeczna cele
• Lepsza zgodność z przepisami i ograniczenie błędów ludzkich
• Dostosowanie strategii kategorii w całej firmie

W przypadku producentów i firm inżynieryjnych pomaga to również w łączeniu zamówień i projektowania produktów, zapewniając wczesne zrozumienie konsekwencji kosztowych decyzji inżynieryjnych.

Proces analizy wydatków

Podstawowa analiza wydatków zazwyczaj przebiega według następujących kluczowych etapów:

1. Zbieranie danych z wielu źródeł

Proszę zbierać dane z systemów ERP, systemów finansowych, kart zaopatrzenia, arkuszy kalkulacyjnych i wszelkich innych źródeł danych związanych z zakupami. Dobre pokrycie jest krytyczne dla wiarygodnego obrazu całkowitych wydatków, dostarczając aktualnych informacji.

2. Czyszczenie i standaryzacja danych

Obejmuje to usuwanie duplikatów, poprawianie błędów i standaryzację nazw dostawców. Niedokładne lub niekompletne dane wprowadzają błąd ludzki i podważa wyniki.

3. Klasyfikacja wydatków według kategorii

Ten krok kategoryzuje wydatki na kategorie wydatków (np. IT, surowce, logistyka), dostosowane do wewnętrznych lub standardowych taksonomii branżowych, takich jak UNSPSC. Wydatki według kategorii stanowią podstawę do dalszej analizy wydatków bezpośrednich i pośrednich.

4. Analiza kostki wydatków

Kostka wydatków wyświetla dane w trzech wymiarach – dostawcy, kategorie i jednostki biznesowe – ułatwiając identyfikację wzorców, nakładania się lub możliwości oszczędności.

5. Generowanie raportów i monitorowanie trendów

Pulpity nawigacyjne i narzędzia do raportowania zapewniają aktualne informacje dla zainteresowanych stron. Powinny one być regularnie odświeżane w celu zapewnienia stałej widoczności i ograniczania ryzyka.

Wizualizacja wydatków: Kostka wydatków

Jednym z najbardziej przydatnych narzędzi w analizie wydatków jest kostka wydatków. Ten model 3D pomaga wizualizować wydatki z trzech perspektyw:

• Dostawca – Od kogo Państwo kupują?
• Kategoria – Co Państwo kupują?
• Jednostka biznesowa – Kto kupuje?

Kostka pomaga zidentyfikować rozdrobnione wydatki i wspiera konsolidację dostawców lub strategie zaopatrzenia na poziomie kategorii.

Przykłady analizy wydatków

Przyjrzyjmy się kilku przykładom analizy wydatków, które ilustrują rzeczywistą wartość:

• Firma produkcyjna zidentyfikowała, że pięć działów kupowało ten sam sprzęt bezpieczeństwa od różnych dostawców. Standaryzacja do jednego dostawcy pozwoliło zaoszczędzić 15% oraz skrócony czas realizacji.
• Firma technologiczna zgłosiła wzrost wydatków na licencje na oprogramowanie. Po zbadaniu sprawy okazało się, że było to spowodowane pominięciem przez inżynierów standardowego procesu składania wniosków. Egzekwowanie polityki zamówień przywrócona kontrola budżetu.
• Organizacja sektora publicznego wykorzystała analizę wydatków do oceny wydajności dostawców i skonsolidować dostawców usług cateringowych, zwiększając zgodność z umowami i zmniejszając koszt na osobę.

Narzędzia do analizy wydatków

Nowoczesne narzędzia do analizy wydatków oferują różne poziomy automatyzacji, klasyfikacji i raportowania. Dostępne opcje obejmują zarówno zintegrowane pakiety, jak i rozwiązania punktowe:

Najlepszy wybór zależy od wielkości, złożoności i istniejącego stosu technologicznego Państwa organizacji.

Jak zespoły zakupowe wykorzystują analizę wydatków

Analiza wydatków odgrywa kluczową rolę w całym procesie zakupowym. procesie zaopatrzenia, wspierając inicjatywy takie jak:

• Zarządzanie dostawcami – Pomiar wydajności dostawców w czasie, ocena i ograniczanie ryzyka.
• Strategiczne zaopatrzenie – Proszę nadać priorytet wydarzeniom sourcingowym o największej wartości lub ekspozycji.
• Negocjowanie umów – Wykorzystanie danych o wydatkach na zaopatrzenie do negocjowania lepszych warunków.
• Budżetowanie i planowanie – Proszę tworzyć prognozy w oparciu o rzeczywiste dane, a nie założenia.
• Śledzenie zrównoważonego rozwoju – Zrozumienie śladu środowiskowego lub społecznego decyzji dotyczących wydatków.

Osadzając spostrzeżenia w przepływach pracy, liderzy zakupów zapewniają, że analiza prowadzi do praktycznych spostrzeżeń, a nie tylko raportów.

Jak rozpocząć analizę wydatków: Praktyczna lista kontrolna

Jeśli przeprowadzają Państwo analizę wydatków po raz pierwszy lub chcą udoskonalić swój obecny proces, ta lista kontrolna może okazać się pomocna.

1. Określenie celów
   Proszę sprecyzować, czy Państwa celem jest redukcja kosztów, poprawa wydajności dostawców, czy też przygotowanie się do nowej strategicznej inicjatywy sourcingowej.
2. Identyfikacja i gromadzenie źródeł danych
   Proszę zebrać dane dotyczące wydatków na zaopatrzenie ze wszystkich źródeł – ERP, systemów fakturowania, arkuszy kalkulacyjnych, umów itp.
3. Czyszczenie i standaryzacja danych
   Proszę zapewnić spójność nazw, kategorii i punktów danych, aby poprawić dokładność danych.
4. Klasyfikacja według kategorii wydatków
   Proszę używać logicznych grup kategorii wydatków, aby zobaczyć szerszy obraz i odkryć możliwości oszczędności.
5. Proszę wybrać odpowiednie narzędzie
   Proszę wybrać narzędzie do analizy wydatków lub rozwiązanie pulpitu nawigacyjnego, które odpowiada potrzebom i możliwościom Państwa zespołu.
6. Analiza i identyfikacja możliwości
   Wykrycie trendów we wzorcach wydatków, śledzenie wydatków na ogon i znalezienie obszarów do racjonalizacji dostawców.
7. Podejmowanie działań i komunikacja
   Proszę wprowadzić zmiany w zakresie zaopatrzenia, zarządzania dostawcami lub warunków umów w oparciu o swoje ustalenia.
8. Ustanowienie ciągłego procesu
   Proszę stworzyć powtarzalne ramy, aby Państwa strategia zarządzania wydatkami była aktualna i istotna.

Analityka wydatków i ESG: powiązanie ze zrównoważonym rozwojem

Od nowoczesnych zespołów zakupowych coraz częściej oczekuje się dostosowania wydatków do środowiskowych, społecznych i związanych z zarządzaniem (ESG) cele. Analityka wydatków wspiera to poprzez:

• Oznaczanie ryzyka dostawcy związanego ze słabymi wynikami ESG
• Ujawnianie wzorców wydatków, które priorytetowo traktują etycznych lub lokalnych dostawców
• Śledzenie klauzul ESG w umowach a rzeczywiste dane dotyczące procesu zamówień publicznych

Analiza wydatków, choć nie zawsze kojarzona ze zrównoważonym rozwojem, umożliwia organizacjom dostosowanie wydatków do wartości ESG poprzez przekształcenie danych dotyczących wydatków w dźwignię zmian.

Kluczowe wyzwania podczas przeprowadzania analizy wydatków

Chociaż koncepcja jest prosta, przeprowadzenie analizy wydatków może być czasochłonne i złożone. Typowe wyzwania obejmują:

• Dokładność danych – Niespójne lub odizolowane dane ograniczają zaufanie do ustaleń.
• Brak zasobów – Małe zespoły mogą mieć trudności z ręczną klasyfikacją i analizą dużych zbiorów danych.
• Słabe zaangażowanie interesariuszy – Bez zaangażowania biznesu, nawet wysokiej jakości spostrzeżenia mogą pozostać niewykorzystane.

Pokonanie tych barier wymaga połączenia technologii, zarządzania i współpracy międzyfunkcyjnej, w szczególności między zaopatrzeniem, finansami i IT.

Przyszłość analityki wydatków

W miarę jak zakupy stają się coraz bardziej oparte na danych, analityka wydatków ewoluuje przy wsparciu zaawansowanych technologii. Oto kilka trendów kształtujących przyszłość:

• Analityka predykcyjna: Przejście od analizy opisowej do analizy predykcyjnej, która sugeruje przyszłe trendy wydatków lub potencjalne zagrożenia.
• Pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym: Umożliwienie zespołom zakupowym szybkiego reagowania na zmiany w wydajności dostawców lub wzorcach wydatków.
• Integracja z platformami ESG i platformami zgodności: Zwiększenie widoczności zrównoważonych i odpowiedzialnych zamówień.
• Przetwarzanie języka naturalnego (NLP): Uproszczenie złożonych zapytań i poprawa komfortu użytkowania w narzędziach do analizy wydatków.
• Klasyfikacja wspomagana sztuczną inteligencją: Poprawa dokładności danych i ograniczenie czasochłonnej ręcznej pracy związanej z kategoryzacją wydatków.

Innowacje te pomagają liderom zakupów wydobyć większą wartość z danych dotyczących wydatków, jednocześnie dostosowując zarządzanie wydatkami do szerszych celów biznesowych.

Wnioski

Analiza wydatków nie jest już tylko narzędziem dla dojrzałych zespołów zakupowych – to strategiczna konieczność.

Uzyskując wgląd w całkowite wydatki, czyszcząc i klasyfikując dane dotyczące wydatków na zakupy oraz stosując odpowiednie narzędzia, firmy mogą podejmować mądrzejsze decyzje, obniżać koszty i zmniejszać ryzyko związane z dostawcami. Przy obecnych obawach związanych z niestabilnością łańcucha dostaw i kontrolą ESG, pomaga to również zapewnić zgodność i dostarczyć trwałą wartość.

Niezależnie od tego, czy zaczynają Państwo od podstawowej analizy wydatków, czy też chcą zbudować najlepszą w swojej klasie funkcję zarządzania wydatkami, podstawa jest taka sama: czyste dane, jasne cele i ciągłe doskonalenie.

Join the forum for Designers!

Your expertise is vital to the community. Join us and contribute your knowledge!

Share, learn and grow with the best professionals in the industry.