Análise de gastos: Processo, ferramentas, tendências e melhores práticas

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A análise de gastos é a pedra angular do procurement moderno. Para as organizações que buscam aumentar a eficiência, reduzir os custos e criar cadeias de suprimentos resilientes, entender os dados de gastos com compras não é mais opcional – é essencial. É aí que entra a análise de gastos.

Este guia aborda os seguintes aspectos processo de análise de gastosO site apresenta uma visão geral do processo de análise de gastos, benefícios, ferramentas e aplicações reais, oferecendo às equipes de compras um roteiro claro para obter visibilidade dos gastos, tomar melhores decisões e identificar oportunidades de economia de custos.

O que é análise de gastos?

A análise de despesas é o processo estruturado de coleta, limpeza, classificação e análise de dados de despesas de aquisição. Em sua essência, trata-se de responder a algumas perguntas essenciais:

• O que estamos comprando?
• De quem?
• A que custo?
• Com que frequência?

Essa análise fundamental permite que as equipes de compras identifiquem ineficiências, reduzam custos, melhorem a conformidade e construam relacionamentos mais sólidos com os fornecedores por meio de estratégias mais eficazes.

Por que a análise de gastos é importante

A aquisição moderna é muito mais do que apenas comprar pelo menor preço. Trata-se de gerar valor por meio da eficiência, da inovação, do gerenciamento de riscos e da sustentabilidade, o que, em última análise, leva a uma economia significativa de custos.

A análise de gastos apóia essa mudança ao permitir uma melhor análise de gastos:

• Otimização de custos por meio de melhor visibilidade
• Consolidação de fornecedores e gerenciamento de desempenho
• Identificação de despesas desviantes ou fora do contrato
• Suporte para sustentabilidade e responsabilidade social objetivos
• Melhoria da conformidade e redução de erros humanos
• Alinhamento da estratégia da categoria em toda a empresa

Para fabricantes e empresas lideradas por engenheiros, ele também ajuda a fazer a ponte entre a aquisição e o design do produto, garantindo que as implicações de custo das decisões de engenharia sejam compreendidas desde o início.

O processo de análise de gastos

Em geral, uma análise básica de despesas segue os seguintes estágios principais:

1. Coleta de dados de várias fontes

Reúna dados de ERPs, sistemas financeiros, cartões de compras, planilhas e quaisquer outras fontes de dados relacionadas a compras. Uma boa cobertura é essencial para um uma visão confiável do gasto totalfornecendo informações atualizadas.

2. Limpar e padronizar os dados

Isso envolve a remoção de duplicatas, a correção de erros e a padronização dos nomes dos fornecedores. Dados imprecisos ou incompletos introduzem erro humano e prejudica o resultado.

3. Classificar despesas por categoria

Essa etapa categoriza as despesas em categorias de despesas (por exemplo, TI, matérias-primas, logística), alinhadas a taxonomias internas ou padrão do setor, como UNSPSC. As despesas por categoria são a base para qualquer análise adicional das despesas diretas e indiretas.

4. Analisar o Spend Cube

Um cubo de despesas visualiza os dados em três dimensões – fornecedores, categorias e unidades de negócios – facilitando a identificação de padrões, sobreposições ou oportunidades de economia.

5. Gerar relatórios e monitorar tendências

Os painéis e as ferramentas de geração de relatórios fornecem informações atualizadas para as partes interessadas. Essas informações devem ser atualizadas regularmente para garantir a visibilidade contínua e a redução de riscos.

Visualising Spend: O Spend Cube (cubo de despesas)

Uma das ferramentas mais úteis na análise de despesas é o cubo de despesas. Esse modelo 3D ajuda o senhor a visualizar as despesas a partir de três perspectivas:

• Fornecedor – De quem o senhor está comprando?
• Categoria – O que o senhor está comprando?
• Unidade de negócios – Quem está comprando?

O cubo ajuda a identificar as despesas fragmentadas e oferece suporte à consolidação de fornecedores ou a estratégias de sourcing em nível de categoria.

Exemplos de análise de despesas

Vamos dar uma olhada em alguns exemplos de análise de despesas que ilustram o valor real:

• Uma empresa de manufatura identificou que cinco departamentos estavam comprando o mesmo equipamento de segurança de diferentes fornecedores. Padronização para um único fornecedor economizou 15% e prazos de entrega reduzidos.
• Uma empresa de tecnologia detectou um aumento nos gastos com licenças de software. Após a investigação, isso se deveu ao fato de os engenheiros terem contornado o processo de solicitação padrão. Aplicação da política de compras controle orçamentário restaurado.
• Uma organização do setor público usou a análise de despesas para avaliar o desempenho dos fornecedores e consolidar os fornecedores de serviços de bufê, aumentando a conformidade com os contratos e reduzindo o custo por pessoa.

Ferramentas de análise de gastos

As ferramentas modernas de análise de despesas oferecem níveis variados de automação, classificação e geração de relatórios. As opções variam de suítes integradas a soluções pontuais:

A melhor opção depende do tamanho, da complexidade e da pilha de tecnologia existente em sua organização.

Como as equipes de compras usam a análise de gastos

A análise de gastos desempenha um papel central em toda a processo de aquisição, apoiando iniciativas como:

• Gerenciamento de fornecedores – Medir o desempenho do fornecedor ao longo do tempo, avaliar e mitigar riscos.
• Fornecimento estratégico – Priorizar eventos de sourcing com o maior valor ou exposição.
• Negociação de contratos – Aproveite os dados de gastos com compras para negociar melhores condições.
• Orçamento e planejamento – Crie previsões com base em dados reais, não em suposições.
• Acompanhamento da sustentabilidade – Entenda o impacto ambiental ou social das decisões de gastos.

Ao incorporar insights nos fluxos de trabalho, os líderes de compras garantem que a análise leve a insights acionáveis, e não apenas a relatórios.

How to Get Started with Spend Analysis: Uma lista de verificação prática

Se estiver conduzindo uma análise de despesas pela primeira vez ou procurando amadurecer seu processo atual, esta lista de verificação pode ajudar.

1. Definir objetivos
   Esclareça se seu objetivo é reduzir custos, melhorar o desempenho do fornecedor ou se preparar para uma nova iniciativa de sourcing estratégico.
2. Identificar e coletar fontes de dados
   Reúna dados de gastos com compras de todas as fontes: ERP, sistemas de faturamento, planilhas, contratos, etc.
3. Limpar e padronizar os dados
   Garanta a consistência entre nomes, categorias e pontos de dados para melhorar a precisão dos dados.
4. Classificar por categoria de despesas
   Use agrupamentos lógicos de categorias de despesas para ver o panorama geral e descobrir oportunidades de economia.
5. Selecione a ferramenta certa
   Escolha uma ferramenta de análise de despesas ou uma solução de painel que atenda às necessidades e capacidades de sua equipe.
6. Analisar e identificar oportunidades
   Descubra as tendências nos padrões de gastos, monitore os gastos com cauda e encontre áreas para racionalização de fornecedores.
7. Tome uma atitude e comunique-se
   Promova mudanças em sourcing, gerenciamento de fornecedores ou termos de contrato com base em suas descobertas.
8. Estabeleça um processo contínuo
   Crie uma estrutura repetível para manter sua estratégia de gerenciamento de despesas atualizada e relevante.

Spend Analytics e ESG: o elo da sustentabilidade

Espera-se cada vez mais que as equipes de compras modernas alinhem os gastos com ambientais, sociais e de governança (ESG) objetivos. A análise de gastos dá suporte a isso:

• Sinalizando o risco do fornecedor relacionado ao desempenho ruim de ESG
• Revelar padrões de gastos que priorizam fornecedores éticos ou locais
• Rastreamento de cláusulas de ESG em contratos vs. dados do processo de aquisição no mundo real

Embora nem sempre esteja associada à sustentabilidade, a análise de gastos permite que as organizações alinhem os gastos com os valores de ESG, transformando os dados de gastos em uma alavanca para a mudança.

Principais desafios na condução da análise de gastos

Embora o conceito seja simples, a realização de análises de despesas pode ser demorada e complexa. Os desafios comuns incluem:

• Precisão dos dados – Dados inconsistentes ou isolados limitam a confiança nos resultados.
• Falta de recursos – Equipes pequenas podem ter dificuldades para classificar e analisar manualmente grandes conjuntos de dados.
• Fraco envolvimento das partes interessadas – Sem a adesão da empresa, até mesmo os insights de alta qualidade podem não ser utilizados.

A superação dessas barreiras exige uma combinação de tecnologia, governança e colaboração multifuncional, principalmente entre compras, finanças e TI.

O futuro da análise de gastos

À medida que o procurement se torna mais orientado por dados, a análise de gastos está evoluindo com o apoio de tecnologias avançadas. Aqui estão algumas tendências que estão remodelando o futuro:

• Análise preditiva: Passagem de insights descritivos para insights preditivos que sugerem tendências futuras de gastos ou riscos potenciais.
• Painéis de controle em tempo real: Permitem que as equipes de compras reajam rapidamente às mudanças no desempenho do fornecedor ou nos padrões de gastos.
• Integração com plataformas ESG e de conformidade: Aumentar a visibilidade das compras sustentáveis e responsáveis.
• Processamento de linguagem natural (NLP): Simplificação de consultas complexas e melhoria da experiência do usuário em ferramentas de análise de despesas.
• Classificação aprimorada por IA: Melhorar a precisão dos dados e reduzir o trabalho manual demorado de categorizar as despesas.

Essas inovações estão ajudando os líderes de compras a extrair mais valor de seus dados de despesas e, ao mesmo tempo, alinhar a gestão de despesas com objetivos comerciais mais amplos.

Conclusão

A análise de gastos não é mais apenas uma ferramenta para equipes de compras maduras – é uma necessidade estratégica.

Ao obter visibilidade do gasto total, limpar e classificar os dados de gastos com aquisições e aplicar as ferramentas certas, as empresas podem tomar decisões mais inteligentes, cortar custos e reduzir o risco do fornecedor. Com as atuais preocupações com a volatilidade da cadeia de suprimentos e o escrutínio de ESG, isso também ajuda a garantir a conformidade e a fornecer valor duradouro.

Independentemente de o senhor estar começando com uma análise básica de gastos ou procurando desenvolver uma função de gerenciamento de gastos de primeira classe, a base é a mesma: dados limpos, objetivos claros e melhoria contínua.

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