Entendendo o Procurement – o que é, tipos e processos

O senhor já se perguntou como aquela ponte complexa é construída ou aquele novo e elegante aparelho é fabricado? Tudo começa com a aquisição.

O sucesso de qualquer projeto de engenharia depende de um sistema de gerenciamento da cadeia de suprimentos que funcione sem problemas. O procurement é fundamental para esse sistema, garantindo que os materiais e serviços certos sejam obtidos pelo preço certo, dentro do prazo e com o mínimo de risco por meio de várias atividades eficazes de procurement.

O que é Procurement?

O procurement, muitas vezes chamado de sourcing estratégico, é o processo de aquisição de bens e serviços de que uma empresa precisa para operar.

No mundo da engenharia, isso se traduz em garantir os materiais essenciais, os equipamentos e os serviços especializados necessários para dar vida aos projetos. Abrange tudo, desde o fornecimento de matérias-primas de alta qualidade, como aço e concreto, até a aquisição de máquinas e componentes especializados necessários para o processo de produção de um produto.

Pense da seguinte forma: a aquisição é a ponte entre suas necessidades de engenharia e os recursos que transformam seus projetos em realidade. É na construção e manutenção dessa ponte que entra a equipe de compras. Eles atuam como parceiros estratégicos, colaborando com engenheiros, fornecedores e outras partes interessadas para garantir o fluxo suave de recursos essenciais durante todo o cronograma do projeto.

Procurement vs. Purchasing – Qual é a diferença?

O procurement vai além da simples transação de adquirir bens (fazer pedidos e efetuar pagamentos) – essa é a função principal das compras. O procurement tem uma perspectiva mais ampla, abrangendo todo o ciclo de vida da aquisição de bens e serviços por meio de processos de procurement bem definidos.

Essa abordagem estratégica envolve:

• Identificação de necessidades: Quais materiais e serviços são necessários para o projeto?
• Developing a Procurement Strategy (Desenvolvendo uma estratégia de aquisição): Como o senhor obterá esses materiais e serviços?
• Pesquisa de fornecedores: Quem pode oferecer a melhor qualidade pelo preço mais competitivo?
• Negotiating Contracts (Negociação de contratos): Como o senhor pode garantir os termos e condições mais favoráveis no contrato para sua organização?
• Gerenciando o relacionamento com o fornecedor: Como o senhor pode criar e manter parcerias sólidas e colaborativas com seus fornecedores?

Em última análise, o objetivo do procurement é otimizar todo o processo de aquisição e agregar valor além da simples economia de custos.

[ Figure 1: Procurement vs. Purchasing Comparison Table]

Por que o Procurement é importante?

Práticas eficientes de gerenciamento de aquisições contribuem significativamente para o sucesso de projetos comerciais, inclusive projetos de engenharia, de várias maneiras:

• Gerenciamento de custos: O setor de compras ajuda a negociar as melhores ofertas com os fornecedores, otimizar os níveis de estoque e identificar oportunidades de economia de custos. O gerenciamento de custos se traduz em ampliar ainda mais o orçamento do projeto e maximizar o valor.
• Garantia de qualidade: O processo de aquisição garante o fornecimento de materiais e serviços de alta qualidade que atendem às especificações do projeto. Isso minimiza defeitos, retrabalho e atrasos no projeto.
• Mitigação de riscos: O setor de compras reduz os riscos diversificando os fornecedores, usando contratos claros, implementando a avaliação de fornecedores e a avaliação de riscos e otimizando a cadeia de suprimentos. Essa abordagem proativa identifica e aborda possíveis problemas antes que eles interrompam os projetos.
• Execução aprimorada de projetos: O procurement garante a manutenção de parcerias sólidas e colaborativas com fornecedores confiáveis. A manutenção de relacionamentos com fornecedores é vital para a execução tranquila do projeto.
• Eficiência aprimorada do projeto: O Procurement otimiza a cadeia de suprimentos (rede de fornecedores, transporte e logística) por meio de processos de aquisição simplificados, garantindo a entrega pontual de materiais e serviços. Isso minimiza as interrupções e libera o tempo dos engenheiros para se concentrarem nas principais tarefas de projeto e desenvolvimento, melhorando, em última análise, a eficiência geral do projeto.
• Alinhamento de objetivos comerciais: O setor de compras fornece uma grande quantidade de dados que podem ser usados para rastrear e medir o desempenho por meio de indicadores-chave de desempenho (KPIs). Esses KPIs de procurement podem ajudar a identificar áreas de melhoria e garantir que o procurement esteja alinhado com os objetivos gerais do negócio.

Em essência, as boas práticas de procurement preparam o caminho para uma execução mais tranquila do projeto, melhor qualidade e, por fim, um projeto comercial bem-sucedido. Isso pode ser aprimorado ainda mais com a utilização de serviços de consultoria especializados na otimização dos processos de aquisição e na identificação de oportunidades de economia de custos.

Tipos de procurement

As estratégias de procurement se adaptam às necessidades da empresa. Entender os dois principais tipos de procurement ajuda a categorizar as necessidades de forma eficaz:

Aquisição direta

Concentra-se na aquisição de bens essenciais diretamente relacionados à produção, como matérias-primas (aço, concreto) e equipamentos especializados (máquinas de solda, instrumentos de teste). Isso influencia diretamente o produto ou serviço final que está sendo fornecido.

Aquisição indireta

As compras indiretas abrangem bens e serviços que atendem às necessidades operacionais cotidianas, mas não estão diretamente envolvidos na produção. Exemplos desses bens e serviços incluem materiais de escritório (papel, toner), equipamentos de TI (computadores, software) e serviços de manutenção (manutenção de edifícios, reparos de equipamentos).

Entender essas distinções é fundamental para priorizar a alocação de recursos e implementar estratégias de aquisição adequadas e adaptadas aos requisitos específicos do projeto.

Métodos de aquisição

Há vários métodos comuns de procurement usados pelas equipes de procurement para selecionar os melhores fornecedores e adquirir bens e serviços para seus projetos. Aqui estão seis métodos usados com frequência:

1. Licitação aberta: Esse método é um processo de licitação competitivo aberto a todos os fornecedores interessados que atendam às qualificações básicas. É feito um anúncio público descrevendo os requisitos e as especificações do projeto. Em seguida, os fornecedores enviam lances detalhando o preço, os termos e as qualificações propostos. O contrato é concedido ao fornecedor que oferecer a proposta mais competitiva e que atenda a todos os requisitos.
2. Licitação restrita: Semelhante à licitação aberta, esse método de aquisição de bens envolve um processo de licitação. No entanto, em vez de ser aberto a todos, os convites para a licitação são enviados somente a uma lista pré-selecionada de fornecedores qualificados. Essa abordagem pode ser usada quando é necessária uma especialização ou experiência específica para o projeto.
3. Request for Proposal (RFP): Uma RFP é um documento formal que descreve o escopo do projeto, os requisitos e os critérios de avaliação. As empresas que buscam bens ou serviços complexos emitem RFPs para fornecedores qualificados. A RFP permite uma avaliação mais aprofundada dos recursos de um fornecedor, além do preço, como sua especialização técnica, experiência em projetos e desempenho anterior.
4. Licitação em duas etapas: Esse método de aquisição de mercadorias é uma variação da licitação aberta com um estágio de qualificação adicional. Na primeira etapa, os possíveis fornecedores enviam informações básicas sobre suas qualificações e experiência. Com base nessas informações, é criada uma lista restrita de fornecedores qualificados. Somente os fornecedores pré-selecionados são convidados a apresentar propostas formais no segundo estágio.
5. Solicitação de cotação (Request for Quotation, RFQ): Uma RFQ é um método mais simples usado para obter cotações de preços de um pequeno número de fornecedores pré-selecionados para bens ou serviços bem definidos. Ao contrário de uma RFP, uma RFQ se concentra principalmente no preço e pode não envolver uma avaliação detalhada das capacidades do fornecedor.
6. Aquisição de fonte única: Esse método envolve a compra de bens ou serviços de um único fornecedor pré-selecionado sem um processo de licitação competitivo. Essa abordagem pode ser justificada em situações específicas, como quando um fornecedor tem conhecimento exclusivo ou detém a patente de uma tecnologia necessária. No entanto, é importante ter uma forte justificativa para usar a aquisição de fonte única devido à falta de concorrência.

[ Figure 2: Procurement Methods Comparison Table]

Os métodos de aquisição representam diferentes abordagens para a aquisição de bens e serviços:

• Características distintas: Cada método tem um processo, um nível de concorrência e uma área de foco exclusivos (preço vs. especialização).
• Aplicação independente: Cada método pode ser usado de forma independente com base nas necessidades do projeto. Por exemplo, um projeto pode utilizar um Open Tender para materiais padrão e uma RFP para um serviço especializado.

No entanto, existem algumas semelhanças entre determinados métodos:

• Licitação Aberta e Licitação Restrita: Esses métodos são semelhantes em termos de estrutura (processo de licitação), mas diferem no grupo de fornecedores convidados e, portanto, no nível de concorrência. A licitação aberta é aberta a todos os fornecedores qualificados, enquanto a licitação restrita convida apenas fornecedores pré-selecionados.
• Licitação em duas etapas: Esse método combina os elementos da Licitação Aberta e da Licitação Restrita. Na primeira etapa, semelhante à Licitação Restrita, os possíveis fornecedores são pré-qualificados com base em suas capacidades. Em seguida, apenas os candidatos pré-selecionados participam de um processo de licitação competitiva (como a licitação aberta) para a seleção final. Isso garante o recebimento de propostas de fornecedores qualificados e, ao mesmo tempo, mantém um elemento competitivo.
• Request for Proposal (RFP) e Request for Quotation (RFQ): Ambas envolvem a solicitação de informações de fornecedores, mas as RFPs vão além do preço para avaliar as capacidades do fornecedor, enquanto as RFQs são mais simples, concentrando-se principalmente em cotações de bens ou serviços bem definidos.
• Aquisição de fonte única: Esse método é único, pois ignora totalmente a concorrência e depende de um único fornecedor pré-selecionado.

A escolha do método de aquisição mais adequado depende de vários fatores:

1. Complexidade e requisitos do projeto
2. Restrições orçamentárias e de cronograma
3. Nível de concorrência e experiência desejada do fornecedor
4. Tolerância a riscos e criticidade do projeto

Ao considerar cuidadosamente esses fatores, as equipes de aquisição podem selecionar o método que oferece o melhor equilíbrio entre eficiência de custo, pontualidade e qualidade para as necessidades específicas do projeto.

Processo de procurement

Um processo de aquisição bem estabelecido garante que os bens e serviços necessários à operação de uma empresa sejam obtidos pelo preço, qualidade e tempo certos para atender às necessidades do projeto. Veja a seguir um detalhamento das etapas de um processo de procurement bastante típico:

• Identificação das necessidades: Esse estágio inicia o processo identificando os bens ou serviços específicos necessários para um projeto. Isso envolve a compreensão dos requisitos, especificações e quantidades do projeto.
• Requisição & Aprovação: É criada uma solicitação formal de compra, detalhando os bens ou serviços necessários, o custo estimado e a justificativa para a compra. Essa requisição é enviada para aprovação do pessoal autorizado.
• Supplier Sourcing & Selection: Depois que as necessidades são identificadas e a requisição de aquisição é aprovada, inicia-se o processo de avaliação dos possíveis fornecedores. Os possíveis fornecedores são pesquisados, avaliados e qualificados com base em fatores como qualidade, preço, confiabilidade e desempenho anterior.
• Tendering Process & Quotation Evaluation (Processo de licitação e avaliação de cotações): As propostas são solicitadas para comparação e avaliação usando o método de aquisição adequado. Vários fornecedores enviam cotações descrevendo suas especificações técnicas, preço, termos e cronograma de entrega propostos. As cotações são então avaliadas para identificar a opção mais vantajosa.
• Negociação & Formação de contratos: Após a avaliação, são realizadas negociações com o(s) fornecedor(es) escolhido(s) para finalizar o preço, os termos e as condições de entrega. Em seguida, o departamento de compras estabelece um contrato formal com o envolvimento das partes interessadas aplicáveis, como o departamento jurídico, o departamento de contas a pagar, o departamento de saúde, segurança e meio ambiente (HSE) e outros, conforme necessário, descrevendo os termos acordados.
• Order Placement & Order Management: Depois que o contrato é assinado, um pedido de compra é emitido para o fornecedor, formalizando a colocação do pedido. O gerenciamento de pedidos envolve o monitoramento do status do pedido e a garantia de entrega de acordo com o contrato.
• Recebimento de mercadorias/serviços e inspeção: Após a entrega, os bens ou serviços recebidos são inspecionados para garantir que atendam às especificações do contrato e aos padrões de qualidade.
• Processamento de faturas & Pagamento: Depois que os bens ou serviços são recebidos, inspecionados e aprovados, a fatura do fornecedor é revisada pelas contas a pagar para verificar a exatidão e processada para pagamento de acordo com os termos acordados. No entanto, alguns contratos podem exigir pré-pagamento, pagamento parcial adiantado ou outras condições de pagamento personalizadas, dependendo das especificidades da transação.
• Conclusão do projeto: Após a conclusão do pagamento, o projeto é oficialmente encerrado e um Certificado de Aceitação Final é emitido para o fornecedor.
• Manutenção de registros & Gerenciamento de desempenho: Durante todo o ciclo de aquisição, todos os documentos e registros relevantes são mantidos para referência futura e avaliação de desempenho de vários aspectos, inclusive o desempenho do fornecedor.

Em resumo

A compreensão do ciclo de aquisições capacita várias partes interessadas, inclusive engenheiros, a contribuir ativamente para o sucesso do projeto. Ao adquirir recursos estrategicamente por meio de um processo de aquisição bem definido, as organizações podem obter uma vantagem significativa.

As práticas eficazes do processo de aquisição não apenas otimizam os custos, garantem a qualidade e gerenciam os riscos, mas também promovem relacionamentos sólidos com os fornecedores que podem ser aproveitados em projetos futuros. Essa abordagem colaborativa em toda a cadeia de suprimentos acaba abrindo caminho para a execução eficiente do projeto, melhorando o tempo de colocação no mercado e aumentando a chance de obter um resultado bem-sucedido.

Como o cenário de negócios continua a evoluir, o setor de compras desempenhará um papel cada vez mais importante para garantir a agilidade organizacional e a capacidade de resposta às mudanças nas demandas do mercado. Ao refinar continuamente as estratégias e adotar tecnologias inovadoras de procurement, as organizações podem otimizar ainda mais seus processos de aquisição de recursos e obter uma vantagem competitiva duradoura.