KPIs de compras: Como medir e melhorar o desempenho

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Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) de compras são ferramentas essenciais para monitorar o desempenho de compras, gerenciar relacionamentos com fornecedores e proporcionar economia de custos. Para os líderes e equipes de compras, os KPIs proporcionam a clareza necessária para gerenciar os gastos de forma eficaz, reduzir custos futuros e demonstrar valor para a empresa como um todo.

Neste guia, detalhamos as métricas de procurement mais importantes, explicamos como rastreá-las e mostramos como elas apoiam uma melhor tomada de decisão em toda a função de procurement.

O que são KPIs de Procurement?

Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) de suprimentos são métricas específicas usadas para avaliar o sucesso e a eficiência das atividades de aquisição. Essas métricas ajudam as organizações a medir a eficácia com que estão gerenciando os processos de aquisição, incluindo controle de custos, relacionamentos com fornecedores, eficiência operacional e gerenciamento de riscos.

Os KPIs em compras podem variar de métricas básicascomo o tempo de ciclo do pedido de compra, para mais indicadores estratégicos, como o ROI de aquisição e a diversidade de fornecedores. O principal objetivo do rastreamento de KPIs é transformar o setor de compras de uma função reativa em um parceiro de negócios estratégico e proativo. Concentrando-se em resultados mensuráveis, as equipes de compras podem demonstrar seu valor na redução de custos, na melhoria do desempenho do fornecedor e no aprimoramento do desempenho geral da empresa.

Os KPIs servem como um roteiro para melhorias. Eles orientam os líderes e as equipes de compras, fornecendo insights práticos sobre áreas como redução de custos, desempenho do fornecedor e conformidade contratual, garantindo que os objetivos de compras estejam alinhados com as metas comerciais mais amplas.

Por que os KPIs de procurement são importantes

O departamento de compras geralmente gerencia uma parte significativa dos custos operacionais de uma empresa. Sem métricas claras de procurement, é difícil demonstrar valor ou identificar áreas de melhoria. Isso é especialmente importante para os profissionais de compras encarregados de:

• Proporcionar redução de custos e evitar custos
• Gerenciando investimentos em compras de forma eficaz
• Garantia de conformidade contratual
• Melhorar os tempos de ciclo de aquisição
• Melhorar o desempenho e a disponibilidade do fornecedor

KPIs de procurement sólidos ajudam os gerentes de procurement a tomar decisões informadas, gerenciar riscos e alinhar-se aos objetivos comerciais mais amplos. Eles também ajudam a identificar ineficiências, reduzir gastos irregulares e apoiar uma melhor gestão de fornecedores.

Principais KPIs de procurement que você deve monitorar

Abaixo estão alguns dos KPIs e métricas de procurement mais valiosos a serem monitorados. Esses KPIs abrangem tudo, desde técnicas de gerenciamento de custos até a eficiência da cadeia de suprimentos e o gerenciamento do relacionamento com fornecedores.

1. Economia e prevenção de custos

• Economia anual de custos – Mede o quanto foi economizado ano a ano por meio de iniciativas lideradas por compras, como renegociações ou alternativas de sourcing.
• Prevenção de custos – Refere-se a possíveis despesas futuras que são evitadas, como aumentos de preços que são atenuados por meio de contratos de longo prazo ou fornecimento estratégico.

Por que é importante: Os KPIs de economia de custos são fundamentais para o desempenho de compras. Eles demonstram a contribuição financeira do setor de compras para a empresa e validam a estratégia de compras.

2. Tempo de ciclo do pedido de compra

Mede o tempo que leva desde a requisição até a aprovação e o envio do pedido de compra.

Por que é importante: Um tempo de ciclo de pedido de compra curto aumenta a eficiência da aquisição e melhora a satisfação das partes interessadas. Tempos de ciclo longos podem atrasar projetos e levar a compras emergenciais.

3. Desempenho do fornecedor

Por que é importante: O desempenho do fornecedor afeta toda a cadeia de suprimentos. KPIs de entrega ruins ou baixa qualidade do produto podem interromper as operações e aumentar os custos de aquisição.

4. Taxa de conformidade do contrato

Esse KPI monitora a frequência com que as compras são feitas de acordo com os contratos existentes.

Por que é importante: A alta conformidade reduz o vazamento de gastos com aquisições, melhora a previsibilidade de custos e apoia melhores relacionamentos com os fornecedores. Ela também garante que as atividades de aquisição estejam alinhadas com os termos negociados.

5. Compras emergenciais

Rastreia o número ou a porcentagem de compras feitas de forma ad-hoc sem passar pelo processo normal de aquisição.

Por que é importante: As compras de emergência geralmente custam mais e indicam um planejamento de aquisição deficiente. Reduzi-las melhora a eficiência das aquisições e o controle dos gastos.

6. ROI de aquisições

O retorno sobre o investimento (ROI) em compras mede o retorno financeiro total gerado pela função de compras em relação aos seus custos operacionais.

Fórmula:

ROI de aquisição = (economia anual de custos + custos evitados) / custos operacionais de aquisição

Por que é importante: Essa é uma métrica fundamental para que os líderes de compras demonstrem o valor dos investimentos em compras e justifiquem aumentos no orçamento ou no número de funcionários.

7. Disponibilidade e confiabilidade do fornecedor

• Taxa de disponibilidade do fornecedor – Porcentagem de fornecedores disponíveis e responsivos quando necessário.
• Incidentes de falta de estoque – Número de vezes que ocorrem interrupções na cadeia de suprimentos devido a problemas com fornecedores.

Por que é importante: A disponibilidade do fornecedor é fundamental para a continuidade. Uma base de fornecedores diversificada e confiável garante a resiliência, especialmente durante a volatilidade do mercado.

8. Eficiência do ciclo Procure-to-Pay

Esse KPI de ponta a ponta abrange tudo, desde a solicitação de aquisição até o pagamento da fatura.

Por que é importante: Um ciclo de aquisição-para-pagamento (P2P) simplificado reduz os custos administrativos, melhora o fluxo de caixa e oferece suporte a um melhor gerenciamento de aquisições.

9. Custo de aquisição como uma porcentagem dos gastos

Este KPI mostra o custo operacional da função de aquisição como uma porcentagem do gasto total com aquisições.

Por que é importante: Esse acompanhamento ajuda a identificar se a equipe de compras está operando de forma eficiente e aproveitando ao máximo seus recursos.

10. Satisfação do cliente (partes interessadas internas)

As pontuações das pesquisas e o feedback das partes interessadas internas podem ser usados para avaliar os níveis de serviço de aquisição.

Por que isso é importante: Uma equipe de aquisições que fornece com eficiência e apoia as necessidades internas ganha confiança e incentiva a conformidade com as políticas.

Como acompanhar as métricas de compras de forma eficaz

O acompanhamento consistente dos KPIs de compras requer as ferramentas e os processos certos. Veja a seguir em que os gerentes de compras devem se concentrar:

Use sistemas integrados de dados de compras

As planilhas por si só não são suficientes. Os dados devem vir de ferramentas integradas, como:

A centralização dos dados de aquisição garante maior precisão e consistência nos KPIs.

Defina linhas de base e benchmarks

Todo KPI de procurement precisa de uma linha de base para comparação. As referências podem ser definidas com base no desempenho histórico, nas médias do setor ou nas metas internas.

Criar painéis e relatórios

Use painéis visuais para tornar os KPIs fáceis de entender para as partes interessadas. Relatórios regulares garantem a responsabilidade e apoiam a tomada de decisões informadas.

Revise e ajuste os KPIs periodicamente

O cenário de compras muda. Interrupções na cadeia de suprimentos, novas regulamentações e mudanças estratégicas podem exigir ajustes nos KPIs. Revisões regulares ajudam a garantir que os KPIs permaneçam relevantes.

Como os KPIs apoiam a estratégia de procurement

Os KPIs de suprimentos são mais do que métricas operacionais – eles são facilitadores estratégicos.

KPIs bem definidos ajudam os líderes de compras:

• Justificar decisões e investimentos em compras
• Alinhar as atividades de compras com as metas da empresa
• Melhorar as relações com os fornecedores por meio de expectativas claras
• Monitore o desempenho das compras e identifique as áreas com baixo desempenho
• Tomar decisões informadas para reduzir custos futuros e melhorar a eficiência da cadeia de suprimentos

Eles também apóiam o fornecimento sustentável por meio do rastreamento de métricas ESG e iniciativas de impacto social.

Desafios comuns no rastreamento de KPIs de procurement

Apesar de sua importância, muitas organizações têm dificuldades com o acompanhamento dos KPIs de compras devido a:

• Baixa qualidade dos dados – Dados de aquisição incompletos ou imprecisos levam a KPIs não confiáveis.
• Sistemas em silos – Os dados dispersos em várias plataformas dificultam o rastreamento e a análise.
• Falta de clareza – Os KPIs devem ser claramente definidos com a atribuição de propriedade para cada um deles.
• Adesão limitada das partes interessadas – As equipes de compras precisam da cooperação de toda a empresa para acompanhar determinadas métricas, como a satisfação do cliente interno.

Para superar esses desafios, é necessário investir em sistemas de dados, ter um processo claro de propriedade e apoio da liderança.

Práticas recomendadas para profissionais de compras

Para tirar o máximo proveito dos KPIs de compras:

• Alinhar KPIs com a estratégia de compras e os objetivos comerciais.
• Escolha um combinação de métricas: financeiras, operacionais e baseadas em relacionamento.
• Concentre-se em um número gerenciável de KPIs de alto impacto.
• Automatize a coleta de dados sempre que possível.
• Compartilhar percepções com as partes interessadas regularmente.
• Promover uma cultura de melhoria contínua usando tendências de KPI.

Conclusão

Os KPIs de compras são indispensáveis para qualquer organização que pretenda melhorar o desempenho das compras, controlar os custos e criar relacionamentos resilientes com os fornecedores. Essas métricas não só ajudam as equipes de aquisição a rastrear metas imediatas, como economia de custos e desempenho do fornecedor, mas também fornecem uma estrutura estratégica para o sucesso comercial de longo prazo. Desde o monitoramento da redução de custos até a garantia da conformidade contratual e a promoção da eficiência do fornecedor, os KPIs desempenham um papel fundamental no alinhamento do setor de compras com os objetivos organizacionais.

Ao selecionar as métricas de procurement corretas, usar ferramentas de dados robustas e incorporar KPIs nas atividades diárias de procurement, as equipes podem demonstrar seu impacto, criar parcerias mais fortes com fornecedores e melhorar continuamente o desempenho. O procurement não se trata mais apenas de garantir o melhor preço – trata-se de criar valor a longo prazo por meio de tomada de decisões estratégicas, gerenciamento de riscos e otimização contínua.

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