Qual é o lugar do Procurement na hierarquia organizacional?

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Compreender o papel do setor de compras em uma organização é fundamental para maximizar seu impacto. O papel certo estrutura organizacional de compras garante o alinhamento com objetivos comerciais, facilita economia de custose fortalece a desempenho do fornecedor. Este artigo explora as diferentes estruturas organizacionais de compras, suas vantagens e desvantagens, e como as empresas podem determinar a melhor linha de reporte para sua função de compras.

Entendendo as estruturas organizacionais de Procurement

A função de compras opera sob vários modelos organizacionais, influenciados por tamanho da empresa, objetivos comerciais, operaçõese necessidades do setor. As três estruturas mais comuns são modelos de aquisição centralizados, descentralizados e híbridos.

Estrutura de compras centralizada

Uma estrutura de aquisição centralizada consolida as atividades de aquisição em um único departamento, garantindo consistência, controle de custos e conformidade com as políticas. Esse modelo é particularmente eficaz para grandes empresas, onde o sourcing estratégico e as compras em massa levam à economia de custos em toda a empresa.

Principais características de uma estrutura centralizada:

• A equipe central de compras gerencia negociações e contratos com fornecedores.
• Processos de aquisição padronizados em toda a organização.
• Maior gerenciamento de riscos e conformidade com as políticas.

Benefícios:

✅ Mais forte redução de custos oportunidades por meio de compras em volume.
✅ Melhoria desempenho do fornecedor e gestão de contratos.
✅ Melhor controle sobre compras, atividades da cadeia de suprimentos e gastos.

Desafios:

Pode retardar a tomada de decisões para diferentes departamentos com necessidades exclusivas.
Pode não oferecer flexibilidade para requisitos de aquisição urgentes ou específicos da região de outros departamentos.

Estrutura de aquisição descentralizada

Uma estrutura descentralizada permite que diferentes equipes de suprimentos das unidades de negócios tomem decisões de compra independentes. Esse modelo é preferido por corporações multinacionais que precisam de capacidade de resposta local.

Principais características de uma estrutura descentralizada:

• Diferentes departamentos gerenciam suas próprias aquisições de forma independente.
• Maior autonomia para equipes regionais.
• Maior agilidade na resposta a tendências do mercado.

Benefícios:

✅ Tomada de decisões mais rápida e melhor e maior flexibilidade.
Relações com fornecedores mais personalizadas com base nas necessidades regionais.
Maior alinhamento com a metas de negócios de unidades específicas.

Desafios:

❌ Mais difícil de aplicar conformidade e políticas de aquisição padronizadas.
❌ Reduzido economia de custos devido à falta de poder de negociação em massa.

Estrutura de aquisição híbrida

Uma estrutura de aquisição híbrida combina elementos dos modelos centralizado e descentralizado, oferecendo uma equilíbrio entre controle e flexibilidade.

Principais características de uma estrutura híbrida:

• A equipe central de compras gerencia o sourcing estratégico, enquanto as equipes locais cuidam das compras operacionais.
• Políticas padronizadas com flexibilidade para necessidades específicas.
• Compartilhado linhas de relatório entre a sede e as unidades de negócios.

Benefícios:

✅ Garante consistência na processos de aquisição permitindo adaptações locais.
✅ Balanços economia de custos e agilidade regional.
✅ Mais forte gerenciamento de riscos e aplicação de políticas.

Desafios:

Requer clareza funções e responsabilidades para evitar confusão.
Potenciais ineficiências se o equipes de compras falta de coordenação.

Estudo de caso: Compras centralizadas na General Electric (GE)

A General Electric (GE), uma das maiores corporações multinacionais do mundo, enfrentava ineficiências significativas devido ao seu modelo de aquisição historicamente descentralizado. Diferentes unidades de negócios operavam de forma independente, resultando em relacionamentos fragmentados com os fornecedores, perdeu oportunidades de economia de custose inconsistentes gerenciamento de riscos estratégias.

Desafios enfrentados:

• Falta de uma equipe central de compras, o que leva a contratos redundantes com fornecedores.
• Ineficiências no acompanhamento das principais métricas das operações de aquisição.
• Redução limitada de custos devido a negociações não padronizadas com fornecedores.
• Desafios de conformidade em várias regiões.

Solução implementada:

Para resolver essas ineficiências, a GE implementou um estrutura de compras centralizada sob a liderança de um Chief Procurement Officer (CPO), subordinado ao CFO. A empresa aproveitou a tomada de decisões com base em dados e iniciativas estratégicas de sourcing para otimizar todo o processo de compras em suas operações globais.

Resultados alcançados:

• US$ 1 bilhão em economia de custos por meio de melhores negociações com fornecedores e compras em massa.
• Aumento do desempenho do fornecedor por meio de padronização de contratos e monitoramento rigoroso.
• Gerenciamento de risco aprimorado com a implementação de uma estrutura de conformidade global.
• Maior alinhamento com os objetivos comerciais, levando a uma maior eficiência operacional.

Ao fazer a transição para uma estrutura de compras centralizada, a GE simplificou com sucesso sua função de compras e sourcing, gerando economias substanciais de custo e, ao mesmo tempo, mitigando os riscos dos fornecedores. Esse caso destaca a importância de alinhar as equipes de aquisição com as metas comerciais mais amplas de uma organização para aumentar a eficiência e gerar valor a longo prazo.

Onde o Procurement deve se reportar?

Determinar a estrutura organizacional ideal do setor de compras é tão importante quanto escolher as linhas de reporte corretas. A estrutura de relatórios do Procurement afeta sua capacidade de gerar oportunidades de economia, gerenciar riscos e melhorar o desempenho dos fornecedores.

Reporte ao diretor financeiro (CFO)

Muitas organizações colocam as equipes de compras sob o comando do CFO ou da equipe financeira, dado o impacto das compras na redução de custos e na gestão do orçamento.

Forte alinhamento com as iniciativas de redução de custos.
Melhor supervisão e governança financeira.
Pode limitar o foco da aquisição no desempenho do fornecedor e na eficiência operacional.

Reportando-se ao diretor de operações (COO)

Quando as atividades de compras afetam diretamente a produção, os profissionais de compras podem se reportar ao COO.

Maior alinhamento com a cadeia de suprimentos e as operações.
Maior foco em sourcing estratégico e logística.
Menos ênfase na economia de custos e na governança financeira.

Reportando-se ao CEO (Chief Executive Officer)

Algumas organizações elevam o setor de compras para se reportar diretamente ao CEO, reforçando seu papel como uma função estratégica.

Aumenta o papel do setor de compras na condução dos objetivos comerciais.
Assegura o alinhamento dos processos de aquisição em toda a empresa.
Requer uma função de compras altamente madura e estratégica.

Como encontrar a estrutura organizacional correta de procurement

Para determinar a estrutura organizacional de compras ideal, as empresas devem avaliar:

• Tamanho da empresa & Setor: As empresas maiores se beneficiam das equipes centrais de compras, enquanto os modelos descentralizados funcionam bem para a flexibilidade regional.
• Objetivos comerciais: Se a prioridade for a economia de custos, faz sentido reportar-se ao CFO. Se a eficiência operacional for mais importante, o COO é a melhor opção.
• Maturidade do procurement: Equipes de compras mais estratégicas podem justificar o reporte direto ao CEO.
• Necessidades de gerenciamento de riscos: Se a conformidade e o gerenciamento de riscos forem fundamentais, a aquisição centralizada oferece controles mais fortes.

Conclusão

O procurement não é mais apenas uma questão de corte de custos – é uma função estratégica que influencia os resultados comerciais. Entender o lugar do procurement na hierarquia organizacional é essencial para maximizar seu impacto. A estrutura e a linha de relatórios corretas podem capacitar os líderes e profissionais de compras a tomar decisões melhores e mais bem informadas, melhorar os relacionamentos com os fornecedores, reduzir os riscos e alinhar-se às metas comerciais. À medida que o procurement continua a evoluir, as organizações devem ser proativas para garantir que ele tenha o nível certo de autoridade e visibilidade para promover mudanças significativas.

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