Анализ расходов: Процесс, инструменты, тенденции и лучшие практики

Join the forum for Designers!

Your expertise is vital to the community. Join us and contribute your knowledge!

Share, learn and grow with the best professionals in the industry.

Анализ расходов — краеугольный камень современных закупок. Для организаций, стремящихся повысить эффективность, сократить расходы и создать устойчивые цепочки поставок, понимание данных о расходах на закупки уже не является чем-то необязательным — оно необходимо. Именно здесь на помощь приходит анализ расходов.

В данном руководстве рассматриваются процесс анализа расходов, преимуществах, инструментах и реальных приложениях, предлагая командам, занимающимся закупками, четкую дорожную карту для достижения видимости расходов, принятия лучших решений и выявления возможностей для экономии средств.

Что такое анализ расходов?

Анализ расходов — это структурированный процесс сбора, очистки, классификации и анализа данных о расходах на закупки. По своей сути это ответ на несколько основных вопросов:

• Что мы покупаем?
• У кого?
• Какой ценой?
• Как часто?

Этот основополагающий анализ позволяет командам, занимающимся закупками, выявлять неэффективность, сокращать расходы, повышать уровень соответствия и строить более прочные отношения с поставщиками с помощью более эффективных стратегий.

Почему анализ расходов имеет значение

Современные закупки — это не просто покупка по самой низкой цене. Речь идет о повышении ценности за счет эффективности, инноваций, управления рисками и устойчивости, что в конечном итоге приводит к значительной экономии средств.

Анализ затрат поддерживает этот сдвиг, позволяя улучшить аналитику затрат:

• Оптимизация расходов за счет лучшей видимости
• Консолидация поставщиков и управление эффективностью
• Идентификация нецелевые или внеконтрактные расходы
• Поддержка устойчивое развитие и социальная ответственность цели
• Улучшение соответствия и уменьшение количества человеческих ошибок
• Согласование стратегий категорий в масштабах всего бизнеса

Производителям и компаниям, возглавляемым инженерами, это также помогает наладить связь между закупками и проектированием продукции, обеспечивая раннее понимание последствий инженерных решений с точки зрения затрат.

Процесс анализа расходов

Базовый анализ расходов обычно проходит следующие основные этапы:

1. Сбор данных из нескольких источников

Соберите данные из ERP, финансовых систем, карточек закупок, электронных таблиц и любых других источников данных, связанных с закупками. Хороший охват критически важен для достоверной картины общих расходов, предоставляющий актуальную информацию.

2. Очистка и стандартизация данных

Это включает удаление дубликатов, исправление ошибок и стандартизацию названий поставщиков. Неточные или неполные данные вносят человеческий фактор и подрывает результат.

3. Классификация расходов по категориям

На этом этапе расходы распределяются по категориям (например, ИТ, сырье, логистика) в соответствии с внутренними или отраслевыми таксономиями, например UNSPSC. Расходы по категориям являются основой для дальнейшего анализа прямых и непрямых расходов.

4. Анализ куба расходов

В кубе расходов данные рассматриваются в трех измерениях — поставщики, категории и бизнес-подразделения, что облегчает выявление закономерностей, дублирования или возможности экономии.

5. Создание отчетов и отслеживание тенденций

Приборные панели и инструменты отчетности обеспечивают актуальную информацию для заинтересованных сторон. Их следует регулярно обновлять для обеспечения постоянной наглядности и снижения рисков.

Визуализация расходов: Куб расходов

Одним из наиболее полезных инструментов анализа расходов является куб расходов. Эта 3D-модель помогает визуализировать расходы с трех точек зрения:

• Поставщик — У кого вы покупаете?
• Категория — Что вы покупаете?
• Подразделение — Кто покупает?

Куб помогает выявить фрагментированные расходы и поддерживает стратегии консолидации поставщиков или поиска поставщиков на уровне категорий.

Примеры анализа расходов

Давайте рассмотрим несколько примеров анализа расходов, которые иллюстрируют реальную ценность:

• Одна производственная компания обнаружила, что пять отделов закупают одно и то же оборудование для обеспечения безопасности у разных поставщиков. Стандартизация с одним поставщиком сэкономило 15 % и сокращение сроков выполнения заказа.
• Технологическая компания отметила увеличение хвостовых расходов на лицензии на программное обеспечение. В ходе расследования выяснилось, что это произошло из-за того, что инженеры обошли стандартную процедуру запроса. Обеспечение соблюдения политики закупок восстановлен бюджетный контроль.
• Организация государственного сектора использовала анализ расходов для оценки эффективности работы поставщиков и консолидировать поставщиков услуг общественного питания, повышая уровень соблюдения контрактов и снижая затраты на одного человека.

Инструменты анализа расходов

Современные инструменты анализа расходов предлагают различные уровни автоматизации, классификации и отчетности. Варианты варьируются от интегрированных пакетов до точечных решений:

Лучший выбор зависит от размера, сложности и существующего технологического стека вашей организации.

Как команды по закупкам используют анализ расходов

Анализ затрат играет центральную роль во всей системе закупок. процесс закупок, поддерживая такие инициативы, как:

• Управление поставщиками — Измеряйте эффективность работы поставщиков в течение определенного времени, оценивайте и снижайте риски.
• Стратегический сорсинг — Определите приоритет мероприятий по поиску поставщиков, имеющих наибольшую ценность или подверженность риску.
• Переговоры по контракту — Используйте данные о расходах на закупки для согласования лучших условий.
• Бюджетирование и планирование — Стройте прогнозы на основе реальных данных, а не предположений.
• Отслеживание устойчивости — Узнайте, какой экологический или социальный след оставляют решения о расходах.

Встраивая анализ в рабочие процессы, руководители закупок гарантируют, что анализ приведет к практическим выводам, а не просто к отчетам.

Как начать работу с анализом затрат: Практический контрольный список

Если вы проводите анализ расходов впервые или хотите усовершенствовать текущий процесс, этот контрольный список может вам помочь.

1. Определите цели
   Уточните, что является вашей целью — сокращение расходов, повышение эффективности работы поставщиков или подготовка к новой стратегической инициативе по поиску поставщиков.
2. Определение и сбор источников данных
   Соберите данные о расходах на закупки из всех источников — ERP, систем выставления счетов, электронных таблиц, контрактов и т. д.
3. Очистите и стандартизируйте данные
   Обеспечьте согласованность названий, категорий и точек данных, чтобы повысить точность данных.
4. Классификация по категориям расходов
   Используйте логические группировки по категориям расходов, чтобы увидеть общую картину и раскрыть возможности экономии.
5. Выберите правильный инструмент
   Выберите инструмент для анализа расходов или приборную панель, которые соответствуют потребностям и возможностям вашей команды.
6. Анализ и выявление возможностей
   Выявление тенденций в структуре расходов, отслеживание хвостовых расходов и поиск областей для рационализации поставщиков.
7. Принимайте меры и общайтесь
   Внесите изменения в систему поиска поставщиков, управления поставщиками или условия контрактов на основе полученных данных.
8. Установите постоянный процесс
   Создайте повторяющуюся структуру, чтобы поддерживать стратегию управления расходами в актуальном состоянии.

Аналитика расходов и ESG: связь с устойчивым развитием

От современных команд по закупкам все чаще ожидают, что они будут согласовывать расходы с экологические, социальные и управленческие аспекты (ESG) цели. Аналитика расходов способствует этому путем:

• Отмечая риски поставщиков, связанные с плохими показателями ESG
• Выявление структуры расходов, в которой приоритет отдается этичным или местным поставщикам
• Отслеживание положений об ОУР в контрактах в сравнении с реальными данными о процессе закупок

Хотя анализ расходов не всегда ассоциируется с устойчивым развитием, он дает организациям возможность привести расходы в соответствие с ценностями ESG, превратив данные о расходах в рычаг для изменений.

Основные проблемы при проведении анализа расходов

Несмотря на простоту концепции, проведение анализа расходов может отнимать много времени и быть сложным. К общим проблемам относятся:

• Точность данных — Несогласованные или разрозненные данные ограничивают доверие к выводам.
• Нехватка ресурсов — Небольшим командам бывает сложно классифицировать и анализировать большие массивы данных вручную.
• Плохое взаимодействие с заинтересованными сторонами — Без участия бизнеса даже высококачественные знания могут остаться неиспользованными.

Преодоление этих барьеров требует сочетания технологий, управления и межфункционального сотрудничества, особенно между закупками, финансами и ИТ.

Будущее аналитики расходов

По мере того как закупки становятся все более ориентированными на данные, аналитика расходов развивается при поддержке передовых технологий. Вот несколько тенденций, определяющих будущее:

• Предиктивная аналитика: Переход от описательной к прогностической аналитике, предполагающей будущие тенденции расходования средств или потенциальные риски.
• Информационные панели в реальном времени: Позволяют командам, занимающимся закупками, быстро реагировать на изменения в работе поставщиков или структуре расходов.
• Интеграция с платформами ESG и нормативно-правового соответствия: Повышение прозрачности устойчивых и ответственных закупок.
• Обработка естественного языка (NLP): Упрощение сложных запросов и улучшение пользовательского опыта в инструментах анализа расходов.
• Классификация с помощью искусственного интеллекта: Повышение точности данных и сокращение трудоемкой ручной работы по классификации расходов.

Эти инновации помогают руководителям отделов закупок извлекать больше пользы из данных о расходах и приводить управление расходами в соответствие с более широкими бизнес-целями.

Заключение

Анализ затрат — это уже не просто инструмент для зрелых команд по закупкам, а стратегическая необходимость.

Получив представление об общих расходах, очистив и классифицировав данные о закупках и применив правильные инструменты, компании могут принимать более разумные решения, сокращать расходы и снижать риски, связанные с поставщиками. В условиях нынешней нестабильности цепочек поставок и пристального внимания к вопросам экологического менеджмента это также поможет обеспечить соответствие нормативным требованиям и создать долгосрочную ценность.

Независимо от того, начинаете ли вы с базового анализа расходов или стремитесь создать лучшую в своем классе функцию управления расходами, основа одна и та же: чистые данные, четкие цели и постоянное совершенствование.

Join the forum for Designers!

Your expertise is vital to the community. Join us and contribute your knowledge!

Share, learn and grow with the best professionals in the industry.