Понимание закупок — что это такое, виды и процесс

Вы когда-нибудь задумывались, как строится этот сложный мост или производится новый элегантный гаджет? Все начинается с закупок.

Успех любого инженерного проекта зависит от отлаженной системы управления цепочкой поставок. Закупки занимают центральное место в этой системе, обеспечивая получение необходимых материалов и услуг по правильной цене, в срок и с минимальным риском с помощью различных эффективных закупочных мероприятий.

Что такое закупки?

Закупки, часто называемые стратегическим сорсингом, — это процесс приобретения товаров и услуг, необходимых компании для ее работы.

В инженерном мире это означает обеспечение необходимыми материалами, оборудованием и специализированными услугами, которые требуются для реализации проектов. Он включает в себя все: от поиска высококачественного сырья, например стали и бетона, до приобретения специализированного оборудования и компонентов, необходимых для производства продукции.

Подумайте об этом так: закупки — это мост между вашими инженерными потребностями и ресурсами, которые воплощают ваши проекты в жизнь. В создании и поддержании этого моста и участвует команда специалистов по закупкам. Они выступают в роли стратегических партнеров, сотрудничая с инженерами, поставщиками и другими заинтересованными сторонами, чтобы обеспечить бесперебойное поступление необходимых ресурсов в течение всего срока реализации проекта.

Закупки и снабжение — в чем разница?

Закупки выходят за рамки простой операции по приобретению товаров (размещение заказов и осуществление платежей) — это основная функция закупок. Закупки рассматриваются в более широкой перспективе, охватывая весь жизненный цикл приобретения товаров и услуг с помощью четко определенных процессов закупок.

Этот стратегический подход включает в себя:

• Определение потребностей: Какие материалы и услуги требуются для проекта?
• Разработка стратегии закупок: Как вы будете получать эти материалы и услуги?
• Исследование поставщиков: Кто может обеспечить лучшее качество по наиболее конкурентоспособной цене?
• Переговоры по контрактам: Как добиться наиболее выгодных условий контракта для вашей организации?
• Управление отношениями с поставщиками: Как построить и поддерживать прочные партнерские отношения с поставщиками?

В конечном итоге закупки призваны оптимизировать весь процесс приобретения и обеспечить ценность, выходящую за рамки простого сокращения расходов.

[ Figure 1: Procurement vs. Purchasing Comparison Table]

Почему закупки важны?

Эффективная практика управления закупками вносит значительный вклад в успех бизнес-проектов, в том числе инженерных, по нескольким направлениям:

• Управление затратами: Закупки помогают заключать лучшие сделки с поставщиками, оптимизировать уровень запасов и выявлять возможности экономии. Управление затратами позволяет увеличить бюджет проекта и максимизировать его стоимость.
• Обеспечение качества: Процесс закупок обеспечивает получение высококачественных материалов и услуг, соответствующих спецификациям проекта. Это сводит к минимуму дефекты, переделки и задержки в реализации проекта.
• Снижение рисков: Закупки снижают риски путем диверсификации поставщиков, использования четких контрактов, внедрения оценки поставщиков и оценки рисков, а также оптимизации цепочки поставок. Такой упреждающий подход позволяет выявить и решить потенциальные проблемы до того, как они нарушат ход проекта.
• Улучшенное выполнение проектов: Закупки обеспечивают поддержание прочных партнерских отношений с надежными поставщиками. Поддержание отношений с поставщиками жизненно важно для успешного выполнения проекта.
• Повышение эффективности проекта: Закупки оптимизируют цепочку поставок (сеть поставщиков, транспорт и логистику) благодаря рационализации процессов закупок, обеспечивая своевременную поставку материалов и услуг. Это сводит к минимуму перебои в работе и высвобождает время инженеров, чтобы они могли сосредоточиться на основных задачах проектирования и разработки, что в конечном итоге повышает общую эффективность проекта.
• Согласование бизнес-целей: Закупки предоставляют множество данных, которые можно использовать для отслеживания и измерения эффективности с помощью ключевых показателей эффективности (KPI). Эти KPI в сфере закупок помогут выявить области для улучшения и обеспечить соответствие закупок общим бизнес-целям.

По сути, эффективная практика закупок прокладывает путь к более плавному выполнению проекта, повышению качества и, в конечном счете, к успешному бизнес-проекту. Этому можно способствовать, если воспользоваться консалтинговыми услугами, которые специализируются на оптимизации процессов закупок и выявлении возможностей экономии средств.

Виды закупок

Стратегии закупок адаптируются к потребностям бизнеса. Понимание двух основных типов закупок помогает эффективно классифицировать потребности:

Прямые закупки

Речь идет о приобретении товаров первой необходимости, непосредственно связанных с производством, таких как сырье (сталь, бетон) и специализированное оборудование (сварочные аппараты, испытательные приборы). Они напрямую влияют на конечный продукт или предоставляемую услугу.

Косвенные закупки

Косвенные закупки включают в себя товары и услуги, которые поддерживают повседневные операционные потребности, но не участвуют непосредственно в производстве. Примерами таких товаров и услуг являются канцелярские принадлежности (бумага, тонер), ИТ-оборудование (компьютеры, программное обеспечение) и услуги по техническому обслуживанию (содержание зданий, ремонт оборудования).

Понимание этих различий крайне важно для определения приоритетов при распределении ресурсов и реализации соответствующих стратегий закупок, учитывающих конкретные требования проекта.

Методы закупок

Существует несколько распространенных методов закупок, используемых группами закупок для выбора лучших поставщиков и приобретения товаров и услуг для своих проектов. Ниже приведены шесть часто используемых методов:

1. Открытый тендер: Этот метод представляет собой конкурсные торги, открытые для всех заинтересованных поставщиков, отвечающих основным квалификационным требованиям. Публичное объявление содержит требования и спецификации проекта. Затем поставщики подают предложения с подробным описанием предлагаемых ими цен, условий и квалификации. Контракт заключается с поставщиком, предложившим наиболее конкурентоспособное предложение, отвечающее всем требованиям.
2. Ограниченные торги: Подобно открытым торгам, этот метод закупки товаров включает в себя процесс торгов. Однако вместо того, чтобы быть открытым для всех, приглашения к участию в торгах направляются только заранее отобранному списку квалифицированных поставщиков. Этот подход можно использовать, когда для проекта требуются специальные знания или опыт.
3. Запрос предложения (RFP): Запрос предложений — это официальный документ, определяющий объем проекта, требования и критерии оценки. Компании, которым требуются сложные товары или услуги, направляют запросы предложений квалифицированным поставщикам. Запрос предложений позволяет провести более глубокую оценку возможностей поставщика, помимо цены, таких как его технические знания, опыт работы над проектами и результаты прошлой деятельности.
4. Двухэтапные торги: Этот метод закупки товаров представляет собой разновидность открытых торгов с дополнительным квалификационным этапом. На первом этапе потенциальные поставщики предоставляют основную информацию о своей квалификации и опыте. На основе этой информации составляется короткий список квалифицированных поставщиков. Только поставщики, попавшие в короткий список, приглашаются к подаче официальных предложений на втором этапе.
5. Запрос котировок (RFQ): RFQ — это более простой метод, используемый для получения ценовых предложений от небольшого числа предварительно отобранных поставщиков на четко определенные товары или услуги. В отличие от запроса предложений, в RFQ основное внимание уделяется цене и может не проводиться детальная оценка возможностей поставщика.
6. Закупки из одного источника: Этот метод предполагает закупку товаров или услуг у одного заранее выбранного поставщика без проведения конкурсных торгов. Такой подход может быть оправдан в определенных ситуациях, например, когда поставщик обладает уникальным опытом или имеет патент на необходимую технологию. Однако важно иметь веские основания для использования закупок из одного источника из-за отсутствия конкуренции.

[ Figure 2: Procurement Methods Comparison Table]

Методы закупок представляют собой различные подходы к приобретению товаров и услуг:

• Отличительные характеристики: Каждый метод имеет уникальный процесс, уровень конкуренции и фокус (цена против опыта).
• Независимое применение: Каждый метод может использоваться независимо, исходя из потребностей проекта. Например, в проекте может использоваться открытый тендер для стандартных материалов и запрос предложений для специализированных услуг.

Однако между некоторыми методами есть и общие черты:

• Открытый тендер и Ограниченный тендер: Эти методы схожи по структуре (процесс торгов), но различаются пулом приглашенных поставщиков, а значит, и уровнем конкуренции. Открытые торги открыты для всех квалифицированных поставщиков, в то время как ограниченные торги приглашают только предварительно отобранных поставщиков.
• Двухэтапные торги: Этот метод сочетает в себе элементы открытого и ограниченного тендера. На первом этапе, как и при проведении торгов с ограниченным участием, потенциальные поставщики проходят предварительную квалификацию с учетом их возможностей. Затем только отобранные кандидаты участвуют в конкурентном тендере (как при открытом тендере) для окончательного выбора. Это обеспечивает получение предложений от квалифицированных поставщиков при сохранении конкурентной составляющей.
• Запрос предложения (RFP) и запрос котировок (RFQ): Оба метода подразумевают получение информации от поставщиков, но RFP выходят за рамки цены и оценивают возможности поставщика, в то время как RFQ более просты и в основном сосредоточены на котировках на четко определенные товары или услуги.
• Закупки из одного источника: Этот метод стоит особняком, поскольку полностью обходит конкуренцию, полагаясь на одного заранее выбранного поставщика.

Выбор наиболее подходящего метода закупок зависит от нескольких факторов:

1. Сложность проекта и требования
2. Бюджет и временные ограничения
3. Уровень конкуренции и необходимый опыт поставщика
4. Допустимость риска и критичность проекта

Тщательно проанализировав эти факторы, специалисты по закупкам могут выбрать метод, обеспечивающий оптимальное соотношение эффективности затрат, своевременности и качества в соответствии с конкретными потребностями проекта.

Процесс закупок

Хорошо налаженный процесс закупок гарантирует, что товары и услуги, необходимые компании для работы, будут получены по правильной цене, качества и в срок, чтобы удовлетворить потребности проекта. Ниже приводится описание этапов довольно типичного процесса закупок:

• Определение потребностей: На этом этапе начинается процесс определения конкретных товаров или услуг, необходимых для проекта. Это включает в себя понимание требований проекта, спецификаций и количества.
• Заявка и утверждение: Создается официальная заявка на закупку, в которой подробно описываются необходимые товары или услуги, предполагаемая стоимость и обоснование необходимости закупки. Эта заявка подается на утверждение уполномоченному персоналу.
• Поиск и выбор поставщиков: После определения потребностей и утверждения заявки на закупку начинается процесс оценки потенциальных поставщиков. Потенциальные поставщики изучаются, оцениваются и квалифицируются на основе таких факторов, как качество, цена, надежность и эффективность работы в прошлом.
• Тендерный процесс и оценка котировок: Предложения запрашиваются для сравнения и оценки с использованием подходящего метода закупок. Несколько поставщиков представляют котировки с указанием предлагаемых ими технических характеристик, цены, условий и графика поставки. Затем котировки оцениваются, чтобы определить наиболее выгодный вариант.
• Переговоры и формирование контракта: После оценки проводятся переговоры с выбранным поставщиком (поставщиками) для окончательного согласования цен, сроков и условий поставки. Затем отдел закупок с привлечением соответствующих заинтересованных сторон, таких как юрисконсульт, кредиторская задолженность, а также отдел охраны труда, промышленной безопасности и охраны окружающей среды (HSE) и другие, при необходимости, заключает официальный контракт, в котором излагаются согласованные условия.
• Размещение заказов и управление заказами: После подписания контракта поставщику выдается заказ на поставку, который официально оформляет заказ. Управление заказом включает в себя контроль состояния заказа и обеспечение поставки в соответствии с контрактом.
• Получение товаров/услуг и их проверка: После доставки полученные товары или услуги проверяются на предмет их соответствия спецификациям и стандартам качества, предусмотренным контрактом.
• Обработка и оплата счетов-фактур: После того как товары или услуги получены, проверены и одобрены, счет-фактура поставщика проверяется кредиторской службой на предмет точности и оформляется для оплаты в соответствии с оговоренными условиями. Однако некоторые соглашения могут требовать предварительной оплаты, частичной предоплаты или других специальных условий оплаты в зависимости от специфики сделки.
• Завершение проекта: После завершения оплаты проект официально закрывается, и поставщику выдается акт окончательной приемки.
• Ведение учета & Управление эффективностью: На протяжении всего цикла закупок сохраняются все соответствующие документы и записи для последующего использования и оценки эффективности различных аспектов, включая эффективность работы поставщика.

Подводя итог

Понимание цикла закупок дает возможность различным заинтересованным сторонам, включая инженеров, активно содействовать успеху проекта. Стратегическое приобретение ресурсов в рамках четко определенного процесса закупок позволяет организациям получить значительное преимущество.

Эффективные методы закупочного процесса не только оптимизируют затраты, обеспечивают качество и управляют рисками, но и способствуют установлению прочных отношений с поставщиками, которые можно использовать в будущих проектах. Такой подход к сотрудничеству в рамках всей цепочки поставок в конечном итоге открывает путь к эффективному выполнению проекта, сокращению сроков выхода на рынок и повышению шансов на успешный результат.

По мере того как бизнес-среда продолжает развиваться, закупки будут играть все более важную роль в обеспечении организационной гибкости и способности реагировать на меняющиеся требования рынка. Постоянно совершенствуя стратегии и внедряя инновационные технологии закупок, организации смогут еще больше оптимизировать процессы приобретения ресурсов и получить устойчивое конкурентное преимущество.