Трансформация закупочной деятельности: Комплексный подход

Что такое трансформация закупок?

Трансформация закупок — это стратегическая перестройка процессов, практики и организационных структур закупок для достижения значительных улучшений в эффективности, результативности и создании стоимости. Она включает в себя пересмотр методов закупочной деятельности в организации для лучшего соответствия бизнес-целям, адаптации к меняющимся рыночным условиям и использования достижений в области технологий и передового опыта.

Ключевые элементы и преимущества трансформации закупок обычно включают:

1. Стратегическое согласование: Обеспечение тесной увязки закупочной деятельности с общей стратегией и целями бизнеса. Это предполагает понимание потребностей внутренних заинтересованных сторон, определение стратегических приоритетов и разработку надежной стратегии закупок для их поддержки.
2. Оптимизация процессов: Оптимизация процессов включает в себя совершенствование и улучшение рабочих процессов закупок для повышения эффективности, сокращения расходов и повышения адаптивности. Это может включать в себя перепроектирование рабочих процессов, автоматизацию ручных задач и внедрение лучших практик, таких как принципы бережливых закупок. Бережливые закупки основаны на бережливом производстве и исключают деятельность, не приносящую добавленной стоимости, и отходы. Для целей закупок отходами могут быть инвентарь, время или затраты.
3. Интеграция технологий: Использование технологических решений, таких как системы электронных закупок, платформы для управления поставщиками и инструменты анализа данных, для улучшения видимости, сотрудничества и принятия решений на протяжении всего жизненного цикла закупок.
4. Организационные изменения: Устранение культурных и организационных барьеров на пути изменений путем формирования культуры инноваций, сотрудничества и постоянного совершенствования. Это может потребовать реструктуризации групп закупок, развития талантов и укрепления отношений с внутренними и внешними заинтересованными сторонами.
5. Управление взаимоотношениями с поставщиками: Укрепление отношений с ключевыми поставщиками для стимулирования инноваций, снижения рисков и создания ценности для обеих сторон. Управление отношениями с поставщиками может включать в себя внедрение стратегических методов поиска поставщиков, разработку показателей эффективности работы поставщиков, усиленное управление рисками и развитие сотрудничества в рамках совместных инициатив.
6. Измерение эффективности: Установление ключевых показателей эффективности (KPI) и метрик для отслеживания эффективности закупочной деятельности и инициатив и обеспечения подотчетности. Сюда могут входить показатели, связанные с экономией затрат, работой поставщиков, эффективностью процессов и созданием общей стоимости.

Необходимость трансформации закупочной деятельности

Существует несколько причин, по которым организациям может потребоваться трансформация закупок:

1. Экономическая эффективность: Традиционные процессы закупок могут быть неэффективными, что приводит к ненужным затратам, дублированию и задержкам. Трансформация закупочной деятельности направлена на рационализацию процессов, оптимизацию распределения ресурсов, снижение затрат и сокращение расходов, связанных с закупками.
2. Динамика рынка: В современной изменчивой бизнес-среде организации сталкиваются с меняющейся динамикой рынка, включая глобализацию, нарушения в цепочке поставок, технологический прогресс и меняющиеся запросы потребителей. Трансформация закупок позволяет организациям адаптироваться к этим изменениям, оставаться конкурентоспособными и использовать новые возможности.
3. Стратегическое согласование: Функции закупок все чаще признаются в качестве стратегических факторов успеха бизнеса. Однако устаревшая практика закупок может препятствовать их способности согласовывать свои действия с более широкими организационными целями и вносить вклад в принятие стратегических решений. Трансформация закупочной деятельности приводит стратегию и деятельность в области закупок в соответствие с требованиями и целями бизнеса, гарантируя, что они поддерживают и обеспечивают реализацию стратегии организации.
4. Управление рисками: Неэффективные процессы закупок могут увеличить операционные и финансовые риски организаций. Трансформация закупочной деятельности направлена на повышение возможностей управления рисками, включая оценку рисков поставщиков, управление процессом заключения контрактов и контроль соблюдения требований, для снижения потенциальных рисков и защиты интересов организации.
5. Инновации и создание стоимости: Трансформация закупок способствует инновациям и созданию стоимости за счет развития сотрудничества с поставщиками, использования технологических решений и оптимизации сетей цепочек поставок. Внедряя инновационные методы закупок, организации могут открыть новые источники стоимости, внедрить инновации в продукты и услуги и получить конкурентное преимущество на рынке. Кроме того, следование принципам Design for Supply Chain гарантирует, что стратегия закупок будет дополнена дизайном продукции, оптимизированным с точки зрения эффективности и адаптивности в цепочке поставок.
6. Устойчивость процесса закупок: Помимо повышения гибкости бизнеса в рамках закупочных операций и конкурентоспособности, трансформация может быть рассчитана на длительный срок и поддерживать ценность в будущем, масштабируемость и устойчивость закупочных процессов.
7. Соответствие нормативным требованиям: Организации должны соблюдать различные нормативные требования и стандарты, регулирующие закупочную деятельность, такие как антикоррупционное законодательство, экологические нормы и трудовые стандарты. Трансформация закупок обеспечивает соблюдение соответствующих нормативных требований, снижая юридические и репутационные риски, связанные с их несоблюдением.
8. Удовлетворенность клиентов: Эффективная практика закупок напрямую влияет на качество, скорость и стоимость товаров и услуг, предоставляемых клиентам.

В целом, трансформация закупочной деятельности необходима организациям, стремящимся оптимизировать эффективность закупок, повысить стратегическую ценность, снизить риски и сохранить конкурентоспособность в современном динамичном бизнес-ландшафте. Принимая изменения и внедряя инновационные методы, команды по закупкам могут превратиться в бизнес-партнеров, создающих добавленную стоимость, и обеспечить себе долгосрочный успех и устойчивость.

Построение устойчивой стратегии трансформации закупок

В современном быстро меняющемся деловом ландшафте организации сталкиваются с огромным количеством проблем, начиная от сбоев в цепочках поставок и заканчивая нестабильностью рынка. Чтобы успешно преодолевать эти неопределенности, компании должны обеспечить устойчивость всех аспектов своей деятельности, включая закупки. Разработка устойчивой и успешной стратегии трансформации закупок имеет решающее значение для организаций, стремящихся процветать в условиях неопределенности и обеспечивать устойчивый рост. Вот как начать:

1. Оцените текущее состояние: Прежде чем приступать к трансформации закупок, необходимо провести комплексную оценку текущих процессов закупок, закупочных групп, возможностей и проблем. Определите области неэффективности, узкие места в процессе закупок и риски, которые необходимо устранить для повышения устойчивости. Оценив текущую «дорожную карту» закупок, организации получат более четкое представление о том, какие изменения необходимо внести и как разработать
2. Установите четкие цели: Определите четкие и измеримые цели для дорожной карты трансформации закупок. Будь то снижение затрат, улучшение отношений с поставщиками, повышение эффективности процессов или повышение гибкости бизнеса, согласуйте свои цели с более широкими организационными задачами, чтобы обеспечить стратегическую ценность. После оценки дорожной карты и определения того, что основные направления закупок направлены в нужную сторону, настало время разработать стратегию.
3. Смена менталитета: Трансформация закупок зависит не только от внедрения цифровых решений или автоматизации процессов закупок. Она также в значительной степени зависит от людей, и руководителям закупок необходимо продумать, как будут применяться эти новые технологии.
4. Примите технологии: Используйте технологические решения, такие как платформы электронных закупок, системы управления поставщиками и инструменты анализа данных, для улучшения видимости, сотрудничества и принятия решений на протяжении всего жизненного цикла закупок. Инвестиции в технологии позволяют организациям быстро адаптироваться к меняющимся рыночным условиям и повысить эффективность процесса закупок.
5. Сосредоточьтесь на отношениях с поставщиками: Выстраивайте прочные отношения сотрудничества с ключевыми поставщиками, чтобы обеспечить устойчивость цепочки поставок. Установите четкие каналы связи, развивайте взаимное доверие и проактивно управляйте рисками поставщиков, чтобы смягчить последствия сбоев и обеспечить непрерывность поставок.
6. Развивайте таланты: Инвестируйте в развитие навыков и возможностей вашей команды по закупкам, чтобы адаптироваться к меняющейся динамике рынка и стимулировать трансформационные изменения. Предоставляйте возможности для обучения и профессионального развития, чтобы вооружить команду знаниями и опытом, необходимыми для достижения успеха в условиях быстро меняющегося ландшафта закупок.
7. Повышение эффективности управления рисками: Внедрите надежные процессы управления рисками для выявления, оценки и снижения рисков на протяжении всего жизненного цикла закупок. Проактивное управление рисками — от оценки рисков поставщиков до управления контрактами и контроля за соблюдением требований — необходимо для повышения устойчивости и защиты интересов организации.
8. Измеряйте и адаптируйте: Постоянно контролируйте и оценивайте эффективность стратегии трансформации закупок по заранее определенным показателям и KPI. Регулярно анализируйте прогресс, запрашивайте отзывы заинтересованных сторон и при необходимости вносите коррективы, чтобы не сбиться с пути и обеспечить постоянное совершенствование.

Ключевые критерии выбора технологии закупок

При огромном количестве доступных вариантов выбор наиболее подходящего решения среди новых технологий, дополняющих преобразования в сфере закупок, может оказаться сложной задачей. Чтобы эффективно справиться с этим сложным процессом принятия решений, необходимо учитывать:

1. Соответствие бизнес-целям: Прежде чем оценивать любую технологию закупок, необходимо согласовать ее функции и возможности с основными целями и задачами вашей организации. Независимо от того, на чем сосредоточено внимание — на снижении затрат, управлении взаимоотношениями с поставщиками или автоматизации процессов, — выбранная технология должна беспрепятственно поддерживать эти стратегические императивы.
2. Масштабируемость и гибкость: По мере роста и развития компаний растут и цепочки поставок, и потребности в закупках. Поэтому крайне важно выбрать технологическое решение, способное масштабироваться вместе с вашей стратегией закупок и организацией. Независимо от того, расширяются ли операции по всему миру или учитываются колебания спроса, выбранная технология должна обеспечивать масштабируемость и гибкость, чтобы адаптироваться к изменяющимся требованиям бизнеса.
3. Интеграционные возможности: Технология закупок не работает изолированно; она должна легко интегрироваться с существующими системами и приложениями, такими как ERP (планирование ресурсов предприятия), процессы закупок и оплаты, программное обеспечение, бухгалтерские системы и базы данных поставщиков. Отдавайте предпочтение решениям, предлагающим надежные возможности интеграции для обеспечения бесперебойного потока данных и совместимости во всей технологической экосистеме организации.
4. Опыт пользователей и внедрение: Успех любого внедрения технологии закупок зависит от принятия ее пользователями. Поэтому важно отдавать предпочтение решениям, предлагающим интуитивно понятный пользовательский интерфейс, упрощенные рабочие процессы, а также всестороннее обучение и поддержку. Простая в использовании система способствует широкому распространению среди сотрудников, что ведет к повышению производительности и эффективности.
5. Безопасность данных и соответствие нормативным требованиям: В связи с растущим вниманием к конфиденциальности данных и соблюдению нормативных требований необходимо отдавать предпочтение технологическим решениям для закупок, которые соответствуют самым высоким стандартам безопасности данных и соблюдения нормативных требований. Убедитесь, что выбранная технология соответствует отраслевым нормам, таким как GDPR (General Data Protection Regulation), и предлагает надежные функции безопасности для защиты конфиденциальных данных о закупках. Кроме того, технология должна упрощать контроль за соблюдением поставщиками требований и отслеживать эффективность их работы (например, в сфере InfoSec или социальной и экологической ответственности).
6. Аналитика и возможности отчетности: В современной бизнес-среде, основанной на данных, практические выводы бесценны. Ищите технологические решения для закупок, которые предлагают расширенные возможности аналитики и отчетности, а также мониторинга процессов, позволяя заинтересованным сторонам извлекать значимые выводы из данных о закупках. Надежные инструменты аналитики — от анализа расходов до отслеживания работы поставщиков — позволяют организациям принимать обоснованные решения и постоянно совершенствовать свою деятельность.
7. Репутация и поддержка поставщиков: Выбор авторитетного поставщика с проверенной репутацией, предоставляющего надежные решения для закупок, имеет решающее значение. Проведите тщательное исследование, оцените полномочия поставщика и обратитесь за рекомендациями к коллегам по отрасли, чтобы точно оценить его репутацию. Кроме того, оцените службу поддержки поставщика, включая оперативность, доступность и опыт, чтобы обеспечить постоянный успех после внедрения.

Тщательно оценив эти ключевые критерии, организации смогут принимать обоснованные решения при выборе технологических решений для цифровой трансформации закупок. В конечном итоге выбор правильной технологии позволит компаниям оптимизировать процессы закупок, добиться экономии средств и получить конкурентное преимущество.

Заключение

Хотя очевидно, что технология закупок способствует позитивным изменениям, для достижения подлинной трансформации и раскрытия преимуществ эффективной трансформации закупок необходимо создать прочный фундамент прочных отношений, эффективного сетевого взаимодействия, расширения возможностей и прозрачности.

Наряду с необходимостью более широкого изменения менталитета, преобразование закупок предполагает необходимость быть более умными, свежими и гибкими. Применяя такой комплексный подход, лидеры в этой области могут добиться ощутимого успеха.

В целом трансформация закупочной деятельности — это позитивные изменения во всей закупочной службе, направленные на повышение ее стратегической значимости, улучшение ее вклада в достижение целей организации и, в конечном счете, повышение ценности бизнеса.