Трансформация закупочной деятельности: Комплексный подход

Join the forum for Designers!

Your expertise is vital to the community. Join us and contribute your knowledge!

Share, learn and grow with the best professionals in the industry.

Что такое трансформация закупок?

Трансформация закупок — это стратегическая перестройка процессов, практики и организационных структур закупок для достижения значительных улучшений в эффективности, результативности и создании стоимости. Она включает в себя пересмотр методов закупочной деятельности в организации для лучшего соответствия бизнес-целям, адаптации к меняющимся рыночным условиям и использования достижений в области технологий и передового опыта.

Ключевые элементы и преимущества трансформации закупок обычно включают:

1. Стратегическое согласование: Обеспечение тесной увязки закупочной деятельности с общей стратегией и целями бизнеса. Это предполагает понимание потребностей внутренних заинтересованных сторон, определение стратегических приоритетов и разработку надежной стратегии закупок для их поддержки.
2. Оптимизация процессов: Оптимизация процессов включает в себя совершенствование и улучшение рабочих процессов закупок для повышения эффективности, сокращения расходов и повышения адаптивности. Это может включать в себя перепроектирование рабочих процессов, автоматизацию ручных задач и внедрение лучших практик, таких как принципы бережливых закупок. Бережливые закупки основаны на бережливом производстве и исключают деятельность, не приносящую добавленной стоимости, и отходы. Для целей закупок отходами могут быть инвентарь, время или затраты.
3. Интеграция технологий: Использование технологических решений, таких как системы электронных закупок, платформы для управления поставщиками и инструменты анализа данных, для улучшения видимости, сотрудничества и принятия решений на протяжении всего жизненного цикла закупок.
4. Организационные изменения: Устранение культурных и организационных барьеров на пути изменений путем формирования культуры инноваций, сотрудничества и постоянного совершенствования. Это может потребовать реструктуризации групп закупок, развития талантов и укрепления отношений с внутренними и внешними заинтересованными сторонами.
5. Управление взаимоотношениями с поставщиками: Укрепление отношений с ключевыми поставщиками для стимулирования инноваций, снижения рисков и создания ценности для обеих сторон. Управление отношениями с поставщиками может включать в себя внедрение стратегических методов поиска поставщиков, разработку показателей эффективности работы поставщиков, усиленное управление рисками и развитие сотрудничества в рамках совместных инициатив.
6. Измерение эффективности: Установление ключевых показателей эффективности (KPI) и метрик для отслеживания эффективности закупочной деятельности и инициатив и обеспечения подотчетности. Сюда могут входить показатели, связанные с экономией затрат, работой поставщиков, эффективностью процессов и созданием общей стоимости.

Необходимость трансформации закупочной деятельности

Существует несколько причин, по которым организациям может потребоваться трансформация закупок:

1. Экономическая эффективность: Традиционные процессы закупок могут быть неэффективными, что приводит к ненужным затратам, дублированию и задержкам. Трансформация закупочной деятельности направлена на рационализацию процессов, оптимизацию распределения ресурсов, снижение затрат и сокращение расходов, связанных с закупками.
2. Динамика рынка: В современной изменчивой бизнес-среде организации сталкиваются с меняющейся динамикой рынка, включая глобализацию, нарушения в цепочке поставок, технологический прогресс и меняющиеся запросы потребителей. Трансформация закупок позволяет организациям адаптироваться к этим изменениям, оставаться конкурентоспособными и использовать новые возможности.
3. Стратегическое согласование: Функции закупок все чаще признаются в качестве стратегических факторов успеха бизнеса. Однако устаревшая практика закупок может препятствовать их способности согласовывать свои действия с более широкими организационными целями и вносить вклад в принятие стратегических решений. Трансформация закупочной деятельности приводит стратегию и деятельность в области закупок в соответствие с требованиями и целями бизнеса, гарантируя, что они поддерживают и обеспечивают реализацию стратегии организации.
4. Управление рисками: Неэффективные процессы закупок могут увеличить операционные и финансовые риски организаций. Трансформация закупочной деятельности направлена на повышение возможностей управления рисками, включая оценку рисков поставщиков, управление процессом заключения контрактов и контроль соблюдения требований, для снижения потенциальных рисков и защиты интересов организации.
5. Инновации и создание стоимости: Трансформация закупок способствует инновациям и созданию стоимости за счет развития сотрудничества с поставщиками, использования технологических решений и оптимизации сетей цепочек поставок. Внедряя инновационные методы закупок, организации могут открыть новые источники стоимости, внедрить инновации в продукты и услуги и получить конкурентное преимущество на рынке. Кроме того, следование принципам Design for Supply Chain гарантирует, что стратегия закупок будет дополнена дизайном продукции, оптимизированным с точки зрения эффективности и адаптивности в цепочке поставок.
6. Устойчивость процесса закупок: Помимо повышения гибкости бизнеса в рамках закупочных операций и конкурентоспособности, трансформация может быть рассчитана на длительный срок и поддерживать ценность в будущем, масштабируемость и устойчивость закупочных процессов.
7. Соответствие нормативным требованиям: Организации должны соблюдать различные нормативные требования и стандарты, регулирующие закупочную деятельность, такие как антикоррупционное законодательство, экологические нормы и трудовые стандарты. Трансформация закупок обеспечивает соблюдение соответствующих нормативных требований, снижая юридические и репутационные риски, связанные с их несоблюдением.
8. Удовлетворенность клиентов: Эффективная практика закупок напрямую влияет на качество, скорость и стоимость товаров и услуг, предоставляемых клиентам.

В целом, трансформация закупочной деятельности необходима организациям, стремящимся оптимизировать эффективность закупок, повысить стратегическую ценность, снизить риски и сохранить конкурентоспособность в современном динамичном бизнес-ландшафте. Принимая изменения и внедряя инновационные методы, команды по закупкам могут превратиться в бизнес-партнеров, создающих добавленную стоимость, и обеспечить себе долгосрочный успех и устойчивость.

Построение устойчивой стратегии трансформации закупок

В современном быстро меняющемся деловом ландшафте организации сталкиваются с огромным количеством проблем, начиная от сбоев в цепочках поставок и заканчивая нестабильностью рынка. Чтобы успешно преодолевать эти неопределенности, компании должны обеспечить устойчивость всех аспектов своей деятельности, включая закупки. Разработка устойчивой и успешной стратегии трансформации закупок имеет решающее значение для организаций, стремящихся процветать в условиях неопределенности и обеспечивать устойчивый рост. Вот как начать:

1. Оцените текущее состояние: Прежде чем приступать к трансформации закупок, необходимо провести комплексную оценку текущих процессов закупок, закупочных групп, возможностей и проблем. Определите области неэффективности, узкие места в процессе закупок и риски, которые необходимо устранить для повышения устойчивости. Оценив текущую «дорожную карту» закупок, организации получат более четкое представление о том, какие изменения необходимо внести и как разработать
2. Установите четкие цели: Определите четкие и измеримые цели для дорожной карты трансформации закупок. Будь то снижение затрат, улучшение отношений с поставщиками, повышение эффективности процессов или повышение гибкости бизнеса, согласуйте свои цели с более широкими организационными задачами, чтобы обеспечить стратегическую ценность. После оценки дорожной карты и определения того, что основные направления закупок направлены в нужную сторону, настало время разработать стратегию.
3. Смена менталитета: Трансформация закупок зависит не только от внедрения цифровых решений или автоматизации процессов закупок. Она также в значительной степени зависит от людей, и руководителям закупок необходимо продумать, как будут применяться эти новые технологии.
4. Примите технологии: Используйте технологические решения, такие как платформы электронных закупок, системы управления поставщиками и инструменты анализа данных, для улучшения видимости, сотрудничества и принятия решений на протяжении всего жизненного цикла закупок. Инвестиции в технологии позволяют организациям быстро адаптироваться к меняющимся рыночным условиям и повысить эффективность процесса закупок.
5. Сосредоточьтесь на отношениях с поставщиками: Выстраивайте прочные отношения сотрудничества с ключевыми поставщиками, чтобы обеспечить устойчивость цепочки поставок. Установите четкие каналы связи, развивайте взаимное доверие и проактивно управляйте рисками поставщиков, чтобы смягчить последствия сбоев и обеспечить непрерывность поставок.
6. Развивайте таланты: Инвестируйте в развитие навыков и возможностей вашей команды по закупкам, чтобы адаптироваться к меняющейся динамике рынка и стимулировать трансформационные изменения. Предоставляйте возможности для обучения и профессионального развития, чтобы вооружить команду знаниями и опытом, необходимыми для достижения успеха в условиях быстро меняющегося ландшафта закупок.
7. Повышение эффективности управления рисками: Внедрите надежные процессы управления рисками для выявления, оценки и снижения рисков на протяжении всего жизненного цикла закупок. Проактивное управление рисками — от оценки рисков поставщиков до управления контрактами и контроля за соблюдением требований — необходимо для повышения устойчивости и защиты интересов организации.
8. Измеряйте и адаптируйте: Постоянно контролируйте и оценивайте эффективность стратегии трансформации закупок по заранее определенным показателям и KPI. Регулярно анализируйте прогресс, запрашивайте отзывы заинтересованных сторон и при необходимости вносите коррективы, чтобы не сбиться с пути и обеспечить постоянное совершенствование.

Ключевые критерии выбора технологии закупок

При огромном количестве доступных вариантов выбор наиболее подходящего решения среди новых технологий, дополняющих преобразования в сфере закупок, может оказаться сложной задачей. Чтобы эффективно справиться с этим сложным процессом принятия решений, необходимо учитывать:

1. Соответствие бизнес-целям: Прежде чем оценивать любую технологию закупок, необходимо согласовать ее функции и возможности с основными целями и задачами вашей организации. Независимо от того, на чем сосредоточено внимание — на снижении затрат, управлении взаимоотношениями с поставщиками или автоматизации процессов, — выбранная технология должна беспрепятственно поддерживать эти стратегические императивы.
2. Масштабируемость и гибкость: По мере роста и развития компаний растут и цепочки поставок, и потребности в закупках. Поэтому крайне важно выбрать технологическое решение, способное масштабироваться вместе с вашей стратегией закупок и организацией. Независимо от того, расширяются ли операции по всему миру или учитываются колебания спроса, выбранная технология должна обеспечивать масштабируемость и гибкость, чтобы адаптироваться к изменяющимся требованиям бизнеса.
3. Интеграционные возможности: Технология закупок не работает изолированно; она должна легко интегрироваться с существующими системами и приложениями, такими как ERP (планирование ресурсов предприятия), процессы закупок и оплаты, программное обеспечение, бухгалтерские системы и базы данных поставщиков. Отдавайте предпочтение решениям, предлагающим надежные возможности интеграции для обеспечения бесперебойного потока данных и совместимости во всей технологической экосистеме организации.
4. Опыт пользователей и внедрение: Успех любого внедрения технологии закупок зависит от принятия ее пользователями. Поэтому важно отдавать предпочтение решениям, предлагающим интуитивно понятный пользовательский интерфейс, упрощенные рабочие процессы, а также всестороннее обучение и поддержку. Простая в использовании система способствует широкому распространению среди сотрудников, что ведет к повышению производительности и эффективности.
5. Безопасность данных и соответствие нормативным требованиям: В связи с растущим вниманием к конфиденциальности данных и соблюдению нормативных требований необходимо отдавать предпочтение технологическим решениям для закупок, которые соответствуют самым высоким стандартам безопасности данных и соблюдения нормативных требований. Убедитесь, что выбранная технология соответствует отраслевым нормам, таким как GDPR (General Data Protection Regulation), и предлагает надежные функции безопасности для защиты конфиденциальных данных о закупках. Кроме того, технология должна упрощать контроль за соблюдением поставщиками требований и отслеживать эффективность их работы (например, в сфере InfoSec или социальной и экологической ответственности).
6. Аналитика и возможности отчетности: В современной бизнес-среде, основанной на данных, практические выводы бесценны. Ищите технологические решения для закупок, которые предлагают расширенные возможности аналитики и отчетности, а также мониторинга процессов, позволяя заинтересованным сторонам извлекать значимые выводы из данных о закупках. Надежные инструменты аналитики — от анализа расходов до отслеживания работы поставщиков — позволяют организациям принимать обоснованные решения и постоянно совершенствовать свою деятельность.
7. Репутация и поддержка поставщиков: Выбор авторитетного поставщика с проверенной репутацией, предоставляющего надежные решения для закупок, имеет решающее значение. Проведите тщательное исследование, оцените полномочия поставщика и обратитесь за рекомендациями к коллегам по отрасли, чтобы точно оценить его репутацию. Кроме того, оцените службу поддержки поставщика, включая оперативность, доступность и опыт, чтобы обеспечить постоянный успех после внедрения.

Тщательно оценив эти ключевые критерии, организации смогут принимать обоснованные решения при выборе технологических решений для цифровой трансформации закупок. В конечном итоге выбор правильной технологии позволит компаниям оптимизировать процессы закупок, добиться экономии средств и получить конкурентное преимущество.

Заключение

Хотя очевидно, что технология закупок способствует позитивным изменениям, для достижения подлинной трансформации и раскрытия преимуществ эффективной трансформации закупок необходимо создать прочный фундамент прочных отношений, эффективного сетевого взаимодействия, расширения возможностей и прозрачности.

Наряду с необходимостью более широкого изменения менталитета, преобразование закупок предполагает необходимость быть более умными, свежими и гибкими. Применяя такой комплексный подход, лидеры в этой области могут добиться ощутимого успеха.

В целом трансформация закупочной деятельности — это позитивные изменения во всей закупочной службе, направленные на повышение ее стратегической значимости, улучшение ее вклада в достижение целей организации и, в конечном счете, повышение ценности бизнеса.

Join the forum for Designers!

Your expertise is vital to the community. Join us and contribute your knowledge!

Share, learn and grow with the best professionals in the industry.