KPIs в сфере закупок: Как измерить и повысить эффективность

Join the forum for Designers!

Your expertise is vital to the community. Join us and contribute your knowledge!

Share, learn and grow with the best professionals in the industry.

Ключевые показатели эффективности закупок (KPI) являются важнейшими инструментами для отслеживания эффективности закупок, управления отношениями с поставщиками и обеспечения экономии средств. Руководителям и командам, занимающимся закупками, KPI обеспечивают ясность, необходимую для эффективного управления расходами, сокращения будущих затрат и демонстрации ценности для бизнеса в целом.

В этом руководстве мы приводим наиболее важные показатели закупок, объясняем, как их отслеживать, и показываем, как они способствуют принятию более эффективных решений в рамках закупочной функции.

Что такое KPI в сфере закупок?

Ключевые показатели эффективности закупок (KPI) — это конкретные метрики, используемые для оценки успешности и эффективности закупочной деятельности. Эти показатели помогают организациям оценить, насколько эффективно они управляют процессами закупок, включая контроль затрат, взаимоотношения с поставщиками, операционную эффективность и управление рисками.

KPI в сфере закупок могут варьироваться от базовых показателей, например, время цикла заказа на поставку, до более стратегические показатели, такие как рентабельность закупок и разнообразие поставщиков. Основная цель отслеживания КПЭ — превратить закупки из реактивной функции в проактивного, стратегического бизнес-партнера. Сосредоточившись на измеримых результатах, команды по закупкам могут продемонстрировать свою ценность в обеспечении экономии затрат, улучшении работы поставщиков и повышении общей эффективности бизнеса.

КПЭ служат дорожной картой для совершенствования. Они помогают руководителям и командам, занимающимся закупками, получить действенные сведения о таких областях, как избежание затрат, эффективность работы поставщиков и соблюдение контрактов, обеспечивая согласование целей закупок с более широкими бизнес-целями.

Почему КПЭ в сфере закупок имеют значение

Отдел закупок часто управляет значительной частью операционных расходов компании. Без четких показателей закупок сложно продемонстрировать их ценность или выявить области для улучшения. Это особенно важно для специалистов по закупкам, перед которыми стоят следующие задачи:

• Обеспечение снижения затрат и избежание расходов
• Эффективное управление инвестициями в закупки
• Обеспечение соблюдения контрактов
• Улучшение продолжительности закупочного цикла
• Повышение производительности и доступности поставщиков

Эффективные КПЭ в сфере закупок помогают менеджерам по закупкам принимать обоснованные решения, управлять рисками и согласовывать их с более широкими бизнес-целями. Они также помогают выявлять неэффективные расходы, сокращать нецелевые траты и поддерживать более эффективное управление поставщиками.

Ключевые KPI в сфере закупок, которые вы должны отслеживать

Ниже приведены некоторые из наиболее ценных KPI и показателей закупок, которые необходимо отслеживать. Эти KPI охватывают все: от методов управления затратами до эффективности цепочки поставок и управления отношениями с поставщиками.

1. Экономия и избежание затрат

• Годовая экономия затрат — Измеряет, сколько средств было сэкономлено в годовом исчислении благодаря инициативам, связанным с закупками, таким как пересмотр условий или альтернативные варианты подбора поставщиков.
• Избежание затрат — Относится к потенциальным будущим расходам, которых удается избежать, например, рост цен, который смягчается благодаря долгосрочным контрактам или стратегическому подбору поставщиков.

Почему это важно: КПЭ по экономии затрат играют центральную роль в эффективности закупок. Они демонстрируют финансовый вклад закупок в бизнес и подтверждают стратегию закупок.

2. Время цикла заказа на поставку

Здесь измеряется время, которое проходит от подачи заявки до утверждения и отправки заказа на поставку.

Почему это важно: Короткое время цикла заказа на поставку повышает эффективность закупок и улучшает удовлетворенность заинтересованных сторон. Длительное время цикла может задерживать проекты и приводить к экстренным закупкам.

3. Производительность поставщиков

Почему это важно: Работа поставщика влияет на всю цепочку поставок. Низкие показатели KPI доставки или низкое качество продукции могут нарушить работу и увеличить затраты на закупки.

4. Коэффициент соответствия контракту

Этот KPI отслеживает, насколько часто закупки осуществляются в соответствии с существующими контрактами.

Почему это важно: Высокое соответствие требованиям снижает утечку средств на закупки, повышает предсказуемость затрат и способствует улучшению отношений с поставщиками. Оно также обеспечивает соответствие закупочной деятельности условиям переговоров.

5. Экстренные закупки

Отслеживает количество или процент закупок, сделанных в экстренном порядке, без прохождения обычного процесса закупок.

Почему это важно: Экстренные закупки обычно обходятся дороже и свидетельствуют о слабом планировании закупок. Их сокращение повышает эффективность закупок и контроль над расходами.

6. Окупаемость инвестиций в закупки

Окупаемость инвестиций в закупки (ROI) измеряет общую финансовую отдачу от закупок по сравнению с операционными расходами.

Формула:

Рентабельность закупок = (годовая экономия затрат + избежание затрат) / операционные расходы на закупки

Почему это важно: Это ключевой показатель для руководителей закупок, позволяющий продемонстрировать ценность инвестиций в закупки и обосновать увеличение бюджета или численности персонала.

7. Доступность и надежность поставщика

• Уровень доступности поставщика — Процент поставщиков, доступных и реагирующих на запросы в случае необходимости.
• Случаи отсутствия запасов — Количество случаев сбоев в цепи поставок из-за проблем с поставщиками.

Почему это важно: Доступность поставщиков имеет решающее значение для непрерывности работы. Разнообразная и надежная база поставщиков обеспечивает устойчивость, особенно в условиях нестабильности рынка.

8. Эффективность цикла «закупка — оплата

Этот сквозной KPI охватывает все этапы — от запроса на закупку до оплаты счета.

Почему это важно: Упорядоченный цикл закупок и платежей (P2P) снижает административные расходы, улучшает движение денежных средств и способствует более эффективному управлению закупками.

9. Затраты на закупки в % от расходов

Данный KPI показывает операционные расходы на закупки в процентах от общих расходов на закупки.

Почему это важно: Отслеживание этого показателя помогает определить, насколько эффективно работает группа закупок и насколько эффективно она использует свои ресурсы.

10. Удовлетворенность клиентов (внутренние заинтересованные стороны)

Для оценки уровня обслуживания закупок можно использовать результаты опросов и отзывы внутренних заинтересованных сторон.

Почему это важно: Команда, которая эффективно осуществляет закупки и поддерживает внутренние потребности, заслуживает доверия и поощряет соблюдение политики.

Как эффективно отслеживать показатели закупок

Последовательное отслеживание KPI закупок требует правильных инструментов и процессов. Вот на что следует обратить внимание менеджерам по закупкам:

Использовать интегрированные системы данных о закупках

Одними электронными таблицами не обойтись. Данные должны поступать из интегрированных инструментов, таких как:

Централизация данных о закупках обеспечивает большую точность и согласованность KPI.

Установите базовые и контрольные показатели

Каждый KPI в сфере закупок нуждается в базовом уровне для сравнения. Базовые показатели могут быть установлены на основе исторических данных, средних показателей по отрасли или внутренних целей.

Создание информационных панелей и отчетов

Используйте визуальные информационные панели, чтобы сделать KPI понятными для заинтересованных сторон. Регулярные отчеты обеспечивают подотчетность и способствуют принятию обоснованных решений.

Периодически пересматривайте и корректируйте KPI

Ландшафт закупок меняется. Нарушения в цепочке поставок, новые правила и стратегические изменения могут потребовать корректировки КПЭ. Регулярный анализ помогает обеспечить актуальность КПЭ.

Как КПЭ поддерживают стратегию закупок

KPI в сфере закупок — это не просто операционные показатели, это стратегические инструменты.

Хорошо сформулированные KPI помогают руководителям закупок:

• Обосновывать решения и инвестиции в закупки
• Согласование закупочной деятельности с целями компании
• Улучшение отношений с поставщиками благодаря четким ожиданиям
• Мониторинг эффективности закупок и выявление недостаточно эффективных областей
• Принимайте обоснованные решения для снижения будущих затрат и повышения эффективности цепочки поставок

Они также поддерживают устойчивое снабжение за счет отслеживания показателей ESG и инициатив по социальному воздействию.

Общие проблемы при отслеживании KPI в сфере закупок

Несмотря на их важность, многие организации испытывают трудности с отслеживанием KPI в сфере закупок по следующим причинам:

• Низкое качество данных — Неполные или неточные данные о закупках приводят к ненадежным KPI.
• Разрозненные системы — Данные, разбросанные по нескольким платформам, мешают отслеживанию и анализу.
• Отсутствие ясности — KPI должны быть четко определены, и за каждым из них должна быть закреплена ответственность.
• Ограниченное участие заинтересованных сторон — Для отслеживания определенных показателей, таких как удовлетворенность внутренних клиентов, командам по закупкам необходимо сотрудничество со всеми участниками бизнеса.

Преодоление этих проблем требует инвестиций в системы данных, четкой ответственности за процесс и поддержки руководства.

Лучшие практики для специалистов по закупкам

Чтобы получить максимальную отдачу от KPI в сфере закупок:

• Согласование КПЭ со стратегией закупок и бизнес-целями.
• Выберите сочетание метрик: финансовые, операционные и основанные на взаимоотношениях.
• Сосредоточьтесь на управляемом количестве высокоэффективных KPI.
• Автоматизация сбора данных , где это возможно.
• Поделиться мыслями регулярно делитесь с заинтересованными сторонами.
• Поддерживайте культуру постоянного совершенствования использование трендов KPI.

Заключение

КПЭ в сфере закупок незаменимы для любой организации, стремящейся повысить эффективность закупок, контролировать расходы и выстраивать надежные отношения с поставщиками. Эти показатели не только помогают отделам закупок отслеживать достижение ближайших целей, таких как экономия затрат и эффективность работы поставщиков, но и обеспечивают стратегическую основу для долгосрочного успеха бизнеса. КПЭ играют ключевую роль в согласовании закупок с целями организации: от мониторинга избежания затрат до обеспечения соблюдения контрактов и повышения эффективности работы поставщиков.

Выбрав правильные показатели закупок, используя надежные инструменты сбора данных и внедрив КПЭ в повседневную закупочную деятельность, команды смогут продемонстрировать свое влияние, наладить более прочные партнерские отношения с поставщиками и постоянно повышать эффективность работы. Закупки больше не сводятся к поиску лучшей цены — это создание долгосрочной стоимости за счет принятия стратегических решений, управления рисками и постоянной оптимизации.

Join the forum for Designers!

Your expertise is vital to the community. Join us and contribute your knowledge!

Share, learn and grow with the best professionals in the industry.